Een sterkere verbinding tussen vakbibliotheek, kennismanagement/onderzoek en opleidingen kan medewerkers ondersteunen in hun professionele ontwikkeling. Reden voor Zorggroep Alliade om te investeren in het verzamelen en verspreiden van kennis.
Door: Bauke Jousma
Zorgmedewerkers willen hun cliënten de beste zorg bieden. Deze zorg van hoge kwaliteit moeten ze leveren onder steeds hogere werkdruk. Complexe veranderingen in de zorg vragen om regelmatige (bij) scholing in de nieuwste inzichten en de laatste ontwikkelingen binnen het vakgebied. Hoe kan een intensievere verbinding tussen vakbibliotheek, kennismanagement/ onderzoek en opleidingen medewerkers ondersteunen in hun professionele ontwikkeling?
Zorggroep Alliade (onder andere gehandicaptenzorg en ouderenzorg, ca. 9000 cliënten) zag de noodzaak voor verandering en koos ervoor om te investeren in het verzamelen en verspreiden van zorginhoudelijke kennis, onder meer door de ontwikkeling van een digitaal Kennis- & Leerplein. Ambitie? Zorginhoudelijke kennis die betrouwbaar is en overal beschikbaar voor medewerkers, dag en nacht, thuis en op de werkvloer. Leren van elkaar Zo’n vijf jaar geleden ontstonden binnen de organisatie de eerste ideeën over de aanpak van een aantal complexe kennisvraagstukken, zoals: waarom willen/moeten we steeds het wiel opnieuw uitvinden rondom zorgvraagstukken? Hoe kunnen we meer leren van kennis en ervaringen van collega’s en elders in de zorg?
Kennisplein (naast een groot aantal andere kennisactiviteiten die de organisatie in gang zette). De hoofdingrediënten van het Kennisplein (ontwikkeld vanaf 2011) zijn een kennisbank, een digitale vakbibliotheek met online vaktijdschriften en toegang tot binnen de organisatie lopende en afgeronde onderzoeken.
De zelf ontwikkelde kennisbank bevat bijna tweehonderd beschrijvingen van syndromen en stoornissen, begeleidingsadviezen, methodieken met achtergrondinformatie, artikelen, filmpjes en websites. Deze specialistische kennis is afkomstig van de eigen behandelaars zoals artsen en psychologen en wordt op het kennis- en leesniveau van de begeleiders beschreven door het Team Kennisbank. Het Team Kennisbank bestaat uit redacteuren met een zorgachtergrond, communicatiespecialisten en de vakbibliothecaris (allen parttime). Bij het ontsluiten van de kennis werken ze nauw samen met de beleidsadviseur kennismanagement en de beleidsadviseur onderzoek.
Vakbibliotheek buiten de deur
Onderdeel van deze nieuwe ontwikkelingen op het gebied van digitaal kennis delen binnen de organisatie, was een grondige analyse van de bibliotheekvoorziening. Was een complete interne vakbibliotheek nog wenselijk en realistisch? Alliade besloot de bibliotheekcollectie na sanering onder te brengen bij Bibliotheekservice Fryslân (BSF). BSF verzorgt de afhandeling en distributie.
De vakbibliothecaris, ingeschakeld via Sterra (bureau voor informatiedienstverlening), verzorgt de collectievorming en digitale attenderingsservice op verschenen boeken, artikelen en symposia. De catalogus is gekoppeld aan het Kennisplein waarmee zoeken en reserveren voor elke medewerker mogelijk is.
De specialistische collectie werd extra toegankelijk gemaakt door rechtstreekse links vanuit kennisbankonderwerpen naar items in de catalogus. Wanneer een medewerker boeken of dvd’s reserveert, stuurt BSF deze binnen twee dagen (mét retouretiket) naar het thuisadres van de medewerker. Een service die door de medewerkers hoog gewaardeerd wordt.
Door keuzes te maken over vorm en inhoud van de dienstverlening en deze nog sterker te verbinden met andere kennis- én leerprocessen in de organisatie, was het mogelijk de bibliotheekvoorziening te behouden.
Lerende organisatie
Om de zorgmedewerker te helpen in zijn/ haar professionele ontwikkeling, is een verdere integratie van leerprocessen en (content)systemen noodzakelijk. Deze verbinding is verwezenlijkt door de medewerker op elk moment in zijn leren te ondersteunen. Parallel aan het Kennisplein is door de opleidingskundigen afgelopen twee jaar in nauw overleg met de gebruikers een Leerplein ontwikkeld met daarin onder andere de online opleidingscatalogus, e-learning en het Leermanagement Systeem (LMS). Samen met het Kennisplein vormt dit sinds dit jaar het Kennis- & Leerplein. De verbinding tussen kennis en leren is nader ingevuld door onderwerpen in de kennisbank direct te linken naar de specifieke cursus in de opleidingscatalogus waar medewerkers zich direct kunnen inschrijven of kunnen starten met hun e-learningmodule.
Een groeiend aantal leertrajecten of cursussen start met het uitvoeren van opdrachten in de kennisbank en vakbibliotheek. Op deze manier doen trainers en cursisten de eerste ervaringen op met de principes uit het ‘flipped classroom-model’, waarbij cursisten meer zelfstudie doen en in klassikale bijeenkomsten de focus ligt op discussie en bespreken van casuïstiek.
Door laagdrempelige toegang tot content rondom kennis en leren kunnen medewerkers meer grip krijgen op de (door de organisatie verwachte) eigen regie op hun ontwikkeling. Het Kennis- & Leerplein faciliteert medewerkers zo in het vakbekwaam worden en blijven. En dus niet alleen klassikaal overdag. Maar ook op zelf gekozen momenten via kennisbank, e-learning en de vakbibliotheek die daarmee midden in het leerproces staat. Verbinding met zorgproces Een aandachtspunt bij het uitvoeren van verbetertrajecten in de zorg, is de bijdrage aan het zorgproces: de zorg aan de cliënt. Alliade realiseerde een koppeling tussen het ondersteuningsplan van de cliënt en de kennisbank. Het ondersteunings- of behandelplan is een van de belangrijkste ‘documenten’ in de informatievoorziening tussen cliënt (en verwant), begeleider of verzorgende en behandelaar. Ook werden connecties gelegd tussen de zorgprocessen in het kwaliteitshandboek en de kennisbank. Beide verbindingen zijn noodzakelijk voor een optimaal gebruik van de kennisbank door de zorgprofessionals. Hun werkdruk biedt vrijwel geen ruimte om zomaar ‘even te grasduinen in de kennisbank of vakbibliotheek’.
Uitdagingen
Het inrichten van een volledig geïntegreerd digitaal Kennis- & Leerplein is een belangrijke stap, maar niet het eindstation. Uitdagingen waar (zorg)instellingen als Alliade voor staan, zijn onder meer vragen rondom digitaal werken. Hoe kunnen we de digitale vaardigheden van de zorgmedewerkers naar een niveau tillen dat nodig is voor het functioneren in de steeds digitalere zorg?
Een aspect waar bij de ontwikkeling van onze systemen nog meer de nadruk op moet liggen: ga uit van de gebruiker en niet van de technische mogelijkheden. Dat kan alleen maar als we nog beter weten hoe die gebruiker werkt, denkt, handelt en leert. Dit doen we onder meer door gesprekken met gebruikers, ontwikkeling van content met de hulp van zorgmedewerkers en analyse van statistieken. Zo krijgen we een realistisch beeld van het werk van de zorgmedewerker en de benodigde ondersteuning daarin. Mensenwerk Zorg is mensenwerk. Datzelfde geldt voor opleiden en kennisdelen in de zorg. De adviseurs van de afdeling Onderzoek & Ontwikkeling staan voor de uitdaging om na het realiseren van bovengenoemde verbindingen op hun expertisegebieden ook de verbinding met de gebruikers van hun dienstverlening aan te gaan. Zowel voor het scherp in beeld houden van de kennisvraag van de organisatie als voor het presenteren van de dienstverlening. Medewerkers blijken veel waarde te hechten aan ‘het gezicht achter die dienstverlening’. Activiteiten die hiervoor uitgevoerd worden, zijn bijvoorbeeld deelname aan werkoverleggen, gebruikerspanels, feedback uit leertrajecten en een toolkit waarmee voorlopers binnen hun team of afdeling de meerwaarde van het Kennis- & Leerplein kunnen uitdragen.
Bauke Jousma is projectleider kennisplein bij Zorggroep Alliade, adviseur bij Scherp Zicht | werkversnellers en bestuurslid van het Noordelijk Informatie Netwerk NiN.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 9 / 2014. Het gehele nummer kun je hier lezen