De Friese erfgoedinstelling Tresoar werkt aan de inrichting van een eigen e-depot. Hiermee wil ze overheidsorganisaties – en op termijn ook bedrijven, verenigingen en particulieren – faciliteren in het behouden, gebruiken en raadplegen van digitale en gedigitaliseerde informatie.
Tresoar heeft de ambitie om alle informatie digitaal toegankelijk te maken voor iedereen. Daarom heeft de organisatie de afgelopen twee jaar, door middel van pilots met de provincie Fryslân en gemeente Súdwest-Fryslân, ervaring opgedaan met het overbrengen van digitale informatie naar een e-depot. Naar aanleiding van deze ervaringen heeft Tresoar de keuze gemaakt om te investeren in een eigen digitaal duurzame bewaarplaats.
Afgelopen juni is het aanbestedingstraject succesvol afgerond met een overeenkomst met Preservica, een Britse bedrijf dat software levert aan erfgoedinstellingen en overheden. De flexibiliteit van dit systeem biedt volgens Tresoar ‘de mogelijkheid om informatie digitaal duurzaam te bewaren en tevens om de Friese taal toe te passen’.
Verschillende niveaus van openbaarheid
De grote uitdaging voor Tresoar is het duurzaam bewaren en beschikbaar stellen van de informatie voor een breed publiek, op verschillende niveaus van openbaarheid. De e-depotvoorziening is erop gericht archiefmateriaal op lange termijn toegankelijk, zichtbaar en begrijpelijk te houden, zelfs als de oorspronkelijke technologie verouderd raakt. Op deze manier wil de organisatie kunnen inspelen op ontwikkelingen als de Wet open overheid en de nieuwe Archiefwet. Het e-depot is toegankelijk via een website die de informatie op verschillende manieren kan presenteren.
De komende maanden zullen in het teken staan van de implementatie van het e-depot. Zodra het volledig is ingericht, zal het depot vanaf de eigen computer te raadplegen zijn. Wat de bezoeker kan zien, hangt af van de openbaarheid van de informatie die hij of zij zoekt. Er zullen dus verschillende autorisaties zijn als het gaat om het raadplegen van materiaal, aldus Tresoar.