Met het afkondigen van de intelligente lockdown afgelopen maart hield het coronavirus praktisch heel werkend Nederland thuis. Dus ook de IP’ers. Hoe ervaren zij het thuiswerken? Wat ging er goed, wat viel er tegen, wat is er blijvend veranderd? Zes professionals vertellen.
Door Dafne Jansen en Cindy Lammers
‘Mijn partner en ik maakten twee werkplekken in de woonkamer, maar draaiden dat na een week of twee terug’
- Ina Dijkman
- hoofd Dienstverlening
- Nationaal Archief
‘Thuiswerken in coronatijd is een leerproces. Een dagje thuiswerken, dat deed ik voor de coronatijd een dag of twee per maand. Om meters te maken voor een stuk, of duizend to do’sop één vrijdag weg te werken. Het team Dienstverlening deed dat zelfs nog minder. Onze onderzoekers werken nog steeds grotendeels in de studiezaal van het Nationaal Archief. We realiseerden ons pas dat veel werkzaamheden in het gebouw plaatsvinden op het moment dat we op vrijdag 13 maart de deur dicht deden met een aantal werkplannen en taakverdelingen onder de arm en het idee dat we al vrij snel weer zaken zouden kunnen oppakken in het gebouw. Dat bleek niet zo te zijn en dat maakt mensen creatief en ook flexibel.
‘We blijken wel heel veel vanuit huis te kunnen doen, veel meer dan verwacht. We verruimden de tijden van onze (klantenservice) chat bijvoorbeeld, omdat de telefoon uit staat. De collega’s die de chat en mail beantwoorden beginnen hun dienst met het opzetten van een Skype-verbinding zodat ze elkaar continu kunnen bevragen of een antwoord kunnen afstemmen. Dat werkt echt goed, effectief en het biedt gelukkig ook ruimte voor het collegiale contact.’
Werkgerelateerde grap
‘Zelf kon ik thuis eigenlijk vanaf de eerste dag goed aan de slag. De toegang tot de systemen is goed geregeld. Mijn partner en ik maakten twee werkplekken in de woonkamer. Dat draaiden we na een week of twee terug; overlast over en weer. Wij zijn geen collega’s, dus even een collegiale toets of werkgerelateerde grap zit er niet in, buitengewoon inefficiënt vonden wij het. Ik ben in de logeer- annex studeerkamer neergestreken. Mijn dagen bestaan voor een heel groot deel uit vergaderen, dat was zo op kantoor en dat is nu thuis ook zo. Wat echt heel fijn is, is dat onze Skype-applicatie in recordtempo was vervangen door een veel stabielere Webex-applicatie, dus ook veilig videovergaderen was geen enkel probleem meer.’
Stroomversnelling
‘Het team ging ondertussen aan de slag met het ontwikkelen van ons eerste product in onze digitale studiezaal, de screencasts. Een screencast helpt onderzoekers thuis op een laagdrempelige manier onderzoek te doen in bijvoorbeeld de Japanse interneringskaarten. Dit stond al langer op onze wensenlijst en kwam nu in een stroomversnelling omdat er vanuit huis plotseling tijd voor was. We zijn het format aan het finetunen en blijven dit middel inzetten, ook als we al lang en breed weer op kantoor zitten.
‘Collega’s zie ik eigenlijk allemaal. In het wekelijkse afdelingsafstemmingsmoment op dinsdagochtend. Tijdens de maandelijkse virtuele domibo. Of bij de een-op-een Facetime-momenten met de collega’s uit mijn eigen team of het management. Toch is het anders, ik mis de collega’s maar ook het gebouw, het fysiek naar het werk gaan. Gelukkig zijn we sinds 1 juni op afspraak en op bescheiden schaal weer open voor publiek.’
- Meeste gemis: ‘Technisch is het allemaal prima te doen, dat volledig thuiswerken, maar ik mis wel het “echte contact” met collega’s. Het zou mooi zijn als we over enige tijd een goede mix gaan krijgen van thuis en op kantoor.’
- ICT-tool: Skype, Webex. ‘En mijn powercube op tafel; stekkerblok voor USB en gewone stekker, zodat alle apparaten simultaan kunnen opladen.’
‘Ik zal enorme last krijgen van thuiswerkhonger als we weer teruggaan naar pre-coronatijden’
- Monique Teubner
- projectmanager
- Universiteitsbibliotheek Utrecht
‘Ik werkte altijd al een halve dag thuis, maar moest daar echt schrijfwerk voor bewaren. Ik dacht dat thuiswerken misschien twee halve dagen per week zou kunnen maar meer niet. Nu echter vind ik het helemaal ideaal. Ik gebruik de tijd die ik forensde ’s ochtends en ’s avonds om te wandelen in het bos, te werken in het bos (ik ben vrijwilliger), een rondje te fietsen om de Soesterduinen waarbij ik dikwijls nog een ree verras, ergens buiten te gaan schetsen, et cetera. Ik neem tussen Teams-meetings altijd een korte pauze: de tuin is drie stappen van mijn werkplek. En als het slecht weer is dans ik graag een rondje door de kamer of zet ik een aflevering Nederland Beweegt op, dan ben ik een kwartiertje later weer helemaal fris.
‘Eigenlijk voel ik me een stuk gelukkiger nu dan dat ik elke dag dat kantoorgebouw in moest, in mijn geval ook nog een gebouw dat door de kleur (zwart) extra zwaar op me drukte. Ik kan me ook beter concentreren want ik woon alleen en op kantoor zat ik met zes of zeven mensen op een grote (zwarte) kamer.’
Experimenteren
‘Een belangrijk verschil met eerder is dat overleggen en elkaar spreken heel goed blijken te gaan via Teams. Soms zelfs beter dan in een ouderwetse vergadering. Het is niet perfect want je moet wel heel scherp voorzitten en zo nu en dan zou je iemand wel fysiek willen ontmoeten. Maar als je openstaat voor wat allemaal zou kunnen, dan kan er veel. Dat heb ik afgelopen tijd wel geleerd. Sta ik mezelf toe om te experimenteren (dat geldt voor stoelen, plekken in huis maar ook pauzes, gewoontes en vergadertechnieken) en geregeld te falen? En dan te bedenken dat ik morgen vast een nieuw idee heb hoe iets aan te pakken?
‘Zo is het me gelukt om op een overleg dat ik al maanden voorzat en maar niet onder controle kreeg via Teams wel grip te krijgen. Ineens is het normaal dat alleen de mensen erbij zitten die er absoluut moesten zijn. Is het normaal voor iedereen om het heel goed voor te bereiden door een stuk rond te sturen met alle achtergronden en de vragen die in het overleg beantwoord dienen te worden. En is het normaal om dat stuk ook gelezen te hebben voor het overleg. Ineens zijn we in een uur klaar.’
Geen kantoorhonger
‘Ik hoop dat deze verandering blijvend is. Veel collega’s hebben last van kantoorhonger, maar ik zal enorme last krijgen van thuiswerkhonger als we weer teruggaan naar pre-coronatijden. Ik zou wel een of twee keer per week naar kantoor willen, maar geen acht uur, om collega’s te spreken in de wandelgangen. Ik hoop echt dat het overleggen via Teams of Zoom mogelijk blijft, zelfs normaal wordt, ook in een blended situatie. Daar moeten dan de vergaderzalen en -kamers wel op ingericht zijn.’
- Meeste gemis: de ‘geur en kleur’ van mensen, de wandelgangen en het half formele/informele overleg, bijvoorbeeld tijdens een lunchwandeling.
- Minste gemis: het ‘zwarte’ kantoor.
- ICT-tool: Zoom, Teams. ‘We moesten live met een heel groot project en dat is gelukt. Wat ik bij die livegang trouwens het meest miste is de stoomwolk van adrenaline die er dan hangt in de projectenkamer en het afblazen daarvan bij de koffie met taart als je live bent. Want als je de Teams-meeting uitzet, ben je ineens alleen in je eigen kamer. Daar zouden we nog wat op moeten vinden.’
‘Er zijn nu zo veel Teams gemaakt dat we eigenlijk niet meer zonder kunnen’
- Daniël de Vette
- Office 365-consultant en SharePoint-consultant
- ShareValue
‘Ik ben als externe gedetacheerd bij de afdeling Programma Samen Vooruit van de NS. Wij zorgen voor het adoptieproces van Office 365 bij de verschillende afdelingen. Dit deden wij onder andere met floorwalksessies en trainingen, maar ook met on-site support. Door de coronacrisis en het thuiswerken is dit niet mogelijk. Wat we wel doen is digitale trainingen geven en support leveren via de telefoon. Daarnaast zorgen we voor kennisartikelen op de zogenoemde Cloud Community.
‘Voorheen werd er nauwelijks thuisgewerkt. Hier zijn we pas vanaf de coronacrisis mee begonnen, waardoor het voor iedereen wel even wennen was. We misten al vrij snel de gesprekjes bij de koffieautomaat. Om dat op te lossen beginnen we elke dag met een check-in om te kijken hoe het met iedereen gaat. Dit is een informele bijeenkomst, maar hier worden ook problemen besproken waar we in het werk tegenaanlopen.’
Vijftienduizend gebruikers
‘Eén van de dingen die in een behoorlijke stroomversnelling zijn gekomen is het gebruik van Microsoft Teams. Binnen onze afdeling waren we al een aantal jaar bezig met de introductie van dit product, maar de organisatie wilde er nog niet aan. Doordat we ineens thuis moesten werken hadden we wel iets nodig om digitaal mee te vergaderen. Daar zagen we mogelijkheden voor Teams. Het hele team is hard aan de slag gegaan om voor documentatie te zorgen en alles goed in te regelen. Daarna zijn we in batches live gegaan. Van tweehonderd man medio maart naar ruim vijftienduizend actieve gebruikers nu.
‘De komende tijd zullen wij nog wel thuis blijven werken. Doordat de meeste NS’ers met de trein naar kantoor komen en er nu minder ruimte is in de treinen krijgen de betalende klanten uiteraard voorrang. Zodra we weer terug zijn op het kantoor verwacht ik ook dat Teams wel aan blijft staan. Er zijn nu zo veel Teams gemaakt dat we eigenlijk niet meer zonder kunnen.’
- Meeste gemis: fietsen naar het kantoor.
- Minste gemis: zoeken naar vergaderruimtes om een training te kunnen geven. ‘In Teams is er altijd ruimte.’
- ICT-tool: ‘Hier preek ik misschien wel wat voor eigen parochie, maar Teams heeft erg geholpen met het thuiswerken. Het maakt het digitaal vergaderen een stuk makkelijker en werkt ook goed als samenwerkingsplatform.’
‘Ik heb het idee dat mijn collega’s mij als IP-professional nu beter weten te vinden’
- Monique van Leijen
- qualified patent informationprofessional
- intellectual property (IP)-afdeling van Avantium,technologieontwikkelingsbedrijf en voorloper in de duurzame chemie
‘Het thuiswerken gaat veel beter dan verwacht, zeker toen ik eenmaal mijn ritme had gevonden (al na een week!). Bij ons werd er nog niet veel thuisgewerkt; ik heb dit in elf jaar tijd alleen een keer gedaan na een knieoperatie en tijdens de Olympische Spelen. Maar ik hoor van verschillende kanten dat mensen het wel prettig vinden zo, veel minder reistijd voor sommigen bijvoorbeeld. Ik woon alleen, dus prijs mezelf gelukkig. Ik heb geen kinderen om les te geven, kan me voorstellen dat het dan best ingewikkeld kan worden. Het belangrijkste voor mij was een ritme hebben, eigenlijk zoals op kantoor. En zorgen dat ik genoeg buiten kwam. Ik moest wel wennen aan het zelf verzorgen van de koffie, thee en lunch. Dat kost tijd, ook wat de boodschappen en de afwas betreft.’
Intranet versneld gelanceerd
‘Ik vind de online teamoverleggen en andere online meetings een heel positief punt. Onze IT was al goed op orde; ook al werkten we voorheen niet zo veel thuis, sommige collega’s reizen veel, dus ging het werken via VPN altijd al goed. Wel is ons nieuwe intranet versneld gelanceerd, maar of dit al tot een nieuwe manier van werken leidt kan ik nog niet zeggen. Mensen lijken wel meer gefocust op de e-mail, en waar het soms lastig was om als IP-professional in de picture te blijven, heb ik nu het idee dat collega’s eerder op een e-mail reageren en mij beter weten te vinden.
‘Ik verwacht wel dat we meer thuis gaan werken, bijvoorbeeld een of twee dagen per week. Al heb ik ook zin in een teammeeting met koffie in ons Atrium, die spoedig gaat plaatsvinden. Voor het eerst weer even naar kantoor! Kan ik meteen iets printen. Alhoewel ik weinig behoefte heb gehad om thuis dingen uit te printen. Op het werk doe je dat toch meer omdat het makkelijk kan, maar het blijkt dus niet zo nodig.’
- Meeste gemis: dik dertig minuten fietsen naar het werk, heen en terug, ‘zeker met mooi weer’.
- Minste gemis: ‘Ons, zeker zomers, warme kantoor met een tekort aan frisse lucht.’
- ICT-tool: Outlook, Skype, Loop-up.
‘Als ik nu een een-op-eengesprek heb loop ik vaak een rondje door de velden achter ons huis’
- Astrid van Wesenbeeck
- projectmanager/open science officer (en yoga- en meditatiedocent)
- Koninklijke Bibliotheek (KB)
‘Thuiswerken is voor mij heel erg gemakkelijk en plezierig. Vanaf het moment dat ik bij de KB kwam werken in 2011 heb ik thuisgewerkt. Dagdelen en vaak een of twee hele dagen. Vooral in de wintermaanden was dat heel fijn. Ik kon bijvoorbeeld vroeg thuis beginnen en na de ochtendspits van Utrecht naar Den Haag reizen, zodat ik niet alleen een pluk daglicht ving, maar ook gegarandeerd een zitplaats zodat ik in de trein kon werken. Nu is het thuiswerken in de KB voor iedereen noodgedwongen. Ik voel dat ik enorm bof met mijn thuissituatie. Mijn vriend en ik hebben het goed samen en wonen sinds vorig jaar augustus buiten de stad in een natuurgebied.’
Anders in de winter
‘Omdat we nu thuis moeten werken is het anders. Mijn collega’s zitten ook thuis, waardoor het veel gemakkelijk is elkaar online te treffen. Het lijkt erop dat we minder en korter vergaderen en dat er meer tijd is om dingen uit te werken. Als ik nu een een-op-eengesprek heb waar ik geen aantekeningen bij hoef te maken, loop ik ook vaak een rondje door de velden achter ons huis. Gewoon met de telefoon, dat voelt al bijna ouderwets. Het moeilijkst vind ik het lezen van ingewikkelde stukken vanaf mijn scherm. De oplossing is natuurlijk evident: een printer aanschaffen. Ik weet nog niet of ik dat wil omdat ik het wel goed vind dat ik minder print. Toch kan ik me ook voorstellen dat ik in de toekomst complexe documenten in de KB uitprint zodat ik ze thuis kan lezen.
‘Ik merk zo onderhand ook dat ik echt een verlangen heb om met collega’s af te spreken. Dat hoeft niet in de KB, het kan ook op een centrale plek in het land zijn. Ik mis het samenzijn steeds meer. Ook verwacht ik dat de beleving van het vele thuiswerken anders zal zijn in de winter. Aan de stookkosten probeer ik nog niet te denken.’
Persoonlijke ontwikkeling
‘Omdat ik al veel thuiswerkte ben ik sinds 16 maart niet echt anders gaan werken. Wel ben ik vanaf die tijd mijn meditaties online gaan organiseren, en na een tijdje heb ik collega’s uit het OB-veld uitgenodigd om mee te doen. Dat gezamenlijk mediteren was eerder niet gelukt denk ik. Vooral op het gebied van persoonlijke ontwikkeling merk ik veel voordelen. Ik ben naast mijn werk in de KB geïnteresseerd in body-mindbenaderingen voor het dealen met depressie en trauma, en een congres waar ik in andere jaren nooit naartoe kon werd nu online gehouden voor een schappelijke prijs. Ook ga ik dit jaar weer eens naar LIBER, daar had ik voorgaande jaren te weinig tijd voor.’
- Meeste gemis: het samenzijn met collega’s.
- Minste gemis: het reizen met de trein. ‘Ik verlang naar een nieuwe vorm waarin het oude en het nieuwe samenkomen.’
‘Collega’s met moeilijk te negeren discussies kunnen best storend zijn. Thuis is de focus beter te handhaven’
- Harry Vendel
- knowledge manager/taxonomist
- global ingenieurs- en bouwbedrijf Fluor
‘Het thuiswerken gaat wat mij betreft prima, al zijn er wel een aantal aandachtspunten, zoals de inrichting van een goede werkplek en kleine aanpassingen hier en daar aan de software en hardware. Mijn werkgever was in navolging van de klanten aanvankelijk sceptisch over thuiswerken. Fluor werkt projectmatig voor diverse klanten die graag zien dat de uren die ze betalen ook daadwerkelijk worden benut, wat op ons kantoor (waar ze vaak zelf ook aanwezig zijn) makkelijker zichtbaar is. Na enkele weken thuiswerken bleek al snel dat het zo ook best productief is en enkele klanten waren al vrij snel positief over onze flexibiliteit en continuïteit in deze tijden.’
Werken met eigen muziek
‘Ik werkte zelf al vaker een of meerdere dagen per week thuis. Dat werden er met de sluiting van ons kantoor noodgedwongen vijf. Voor huisgenoten is dat soms wennen, want je zit toch vaker in elkaars vaarwater. Ik heb wel een eigen werkplek voor meetings. Positief is het niet meer hoeven reizen – twee uur per “niet-thuiswerkdag”. Het werkt thuis ook comfortabeler met eigen muziek, en je hebt meer vrijheid in het verdelen van taken over de dag. Nadeel is dan weer wel dat het werk altijd lokt.
‘We zijn veel meer online gaan vergaderen, ook met de klant. Er is door de IT-afdeling veel moeite gedaan om het thuiswerken en vooral het online vergaderen voor iedereen te ondersteunen. De nadruk van het op kantoor moeten verschijnen vanuit het management of de klant lijkt te verzwakken, te versoepelen. Men ziet dat het thuiswerken in veel gevallen prima gaat, ook bij mensen die daar eerder nauwelijks oren naar hadden.’
- Meeste gemis: de collega’s.
- Minste gemis: de collega’s. ‘Het is prettig om sociaal en professioneel elkaar te kunnen ontmoeten, maar over de hele werkweek genomen kunnen collega’s met moeilijk te negeren discussies en vergaderingen ook best storend zijn. Thuis is de focus toch beter te handhaven.’
- ICT-tool: Webex.
Dafne Jansen is redacteur van IP en projectmanager bij de Universiteit Utrecht; Cindy Lammers is hoofdredacteur van IP.
Deze bijdrage komt uit IP #5/2020. Het gehele nummer kun je hier lezen.