Veertig informatieprofessionals verbleven afgelopen april zes dagen in Stockholm (mét een uitstapje naar Uppsala). Als deelnemers van alweer de 28ste KNVI Onderwijs en Onderzoek-studiereis bezochten ze een tiental bibliotheken. Een paar indrukken.
Door: Marjo Bakker
Stockholm heeft vier universiteiten, een aantal hogescholen en ‘tussenvarianten’ van universiteit en hogeschool – genoeg potentieel dus voor de reislustige achterban van de KNVI-afdeling Onderwijs & Onderzoek, die voornamelijk bij universiteits- en hogeschoolbibliotheken werkzaam is. Typisch Zweeds is dat studeren voor iedere EU-burger gratis is. Op de universiteiten en hogescholen, ook de particuliere, lopen daardoor veel buitenlandse studenten rond, soms wel tot vijftig procent. Een bibliotheeklidmaatschap – van zowel de wetenschappelijke als de openbare bibliotheek – is eveneens gratis, niet alleen voor de Zweden maar ook voor EU-immigranten, mensen zonder ID en kinderen die zonder ouders op de vlucht zijn. De poort naar kennis en informatie staat dus open voor iedereen in Zweden.
Iglo’s en cafés
De Zweedse collega’s hebben veel oog voor de bibliotheekgebruikers. Ze betrekken hen bij de inrichting van de bibliotheek, bij diensten en bij de acquisitie van bibliotheekmateriaal. Toen de Frescati Bibliotheek (de UB) van de Stockholms Universitet verbouwd ging worden, werd aan studenten gevraagd wat ze nodig hadden. Hun wensenlijstje: daglicht; iets moois om naar te kijken; in groepen ‘beschermd’ kunnen werken, als in een iglo; en individuele werkplekken waar je je helemaal ‘in kunt opsluiten’.
Wat er kwam was veel glas, doorkijkjes naar buiten, kunst aan de muur en in de ruimte, iglo-achtige groene, ronde groepsstoelen, én stoelen die, als je ze tegen elkaar zet, een eigen kamertje vormen waar je even kunt uitrusten. We zagen het allemaal in gebruik. Iedereen was tevreden, al had het volgens de Zweedse collega’s nog wel wat ‘bolder’ gemogen.
De bibliotheek van de Södertörns Högskola (een hogeschool die ernaar toewerkt om een universiteit te worden) had een vergelijkbare inrichting: veel daglicht, een diversiteit aan werkplekken en veel kunst, al dan niet van studenten. En ook de medische bibliotheek van het Karolinska Institutet had er alles aan gedaan om het de studenten naar hun zin te maken: studeren doe je hier in een nagebouwde stad, met ‘terrasjes’ en ‘cafés’ waar je je kunt voorbereiden op de tentamens.
Wat verder opviel is dat in alle bezochte instellingen bibliotheekmedewerkers en studenten op een lossere, laagdrempelige manier met elkaar in contact kunnen komen, doordat de grote reference desks overal plaats hebben gemaakt voor statafels.
Open opstelling
De bezochte bibliotheken hanteren allemaal nog een open opstelling. Indrukwekkend waren de traditionele opstellingen in de ronde bibliotheekgebouwen van de Handelshögskolan i Stockholm (Stockholm School of Economics) en de Stadsbiblioteket (openbare bibliotheek). Nieuw was de aanpak van de UB Stockholm. Sinds 2010 staan daar de publicaties uit alle disciplines door elkaar, op jaar en volgnummer. Dat je via deze plaatsing niet meer kan zien wat er allemaal op je vakgebied is verschenen, ging al eerder niet meer op: boeken zijn uitgeleend, ebooks staan niet op de plank en er is ook magazijnplaatsing.
PDA to the max
Net als bij de Nederlandse universiteitsbibliotheken verschuift het acquisitiebeleid van just in case naar just in time. Er wordt veel meer dan voorheen uitgegaan van wat de onderzoekers, docenten en studenten nodig hebben.
Bij de UB Stockholm bleek uit onderzoek naar het gebruik van de collectie dat de laatste vijf jaar zestig procent van de papieren collectie niet gebruikt was. Daarom is er nu patron driven acquisition (PDA) ‘to the max’: men koopt alleen nog wat de gebruikers vragen, er zijn geen vakreferenten meer, er is geen collectievorming. De acquisitieafdeling is geïntegreerd met de afdeling Interbibliothecair Leenverkeer (IBL), want het gaat bij beide om acquisitie.
Snelle levering is belangrijk. Voor studenten wordt alleen nog elektronisch materiaal aangeschaft; onderzoekers mogen nog kiezen of ze de informatie op papier of elektronisch willen. Bij andere bibliotheken zagen we het niet zo radicaal – de meeste kiezen voor een tussenweg – maar PDA is een belangrijk onderdeel van de collectievorming geworden in Zweden.
Verbazend om te horen was dat er in Zweden maar liefst zeven bibliotheken zijn die de zogenaamde depotfunctie vervullen. Naast de Kungliga Biblioteket (Koninklijke Bibliotheek) zijn dat een aantal universiteitsbibliotheken. Die laatste willen daar overigens vanaf: het bewaren van boeken en tijdschriften kost te veel geld, ruimte en personeel.
Open access is hot
Open access is een hot topic in Zweden. Al is er (nog) geen nationaal mandaat, het doel is duidelijk: honderd procent open access in 2026 (in Nederland in 2020). De Zweden gaan voor goud en hybride open access omdat ze het de onderzoekers makkelijk willen maken; via de deals met de uitgevers kunnen de onderzoekers publiceren waarin ze willen. Dit is ook belangrijk in het kader van de ‘ranking hysteria’ op sommige universiteiten.
De bibliotheken – verenigd in het Bibsam-consortium onder leiding van de Koninklijke Bibliotheek – proberen op nationaal niveau overeenstemming te bereiken met de uitgevers. Ten tijde van ons bezoek waren de onderhandelingen met Elsevier in volle gang. De Zweden hebben ondertussen het nieuws gehaald door de deal met Elsevier op te zeggen. Interessant om te horen was dat Bibsam ook zoekt naar deals met open access-uitgeverijen, bijvoorbeeld door kortingen op de kosten van open access-publiceren, de article processing charges (APC’s), te bedingen.
Eigen uitgeverij
Een andere ontwikkeling in Stockholm is dat de UB in 2013 een university press heeft opgericht, speciaal voor het uitgeven van open access-publicaties. Dit doen ze door Ubiquity Press, een open access-uitgever, in te huren. De bibliotheek is vooral door de deals met de uitgevers hoofdfinancier van open access in Zweden. Bij de UB Stockholm besteedt men inmiddels 32 procent van het tijdschriftbudget aan APC’s. De trend gaat van financieren van abonnementen naar financieren van open access.
Verder staat onderzoeksdatamanagement in Zweden nog in de kinderschoenen. De collega’s zijn er nog maar een paar jaar mee bezig en ze waren zeer geïnteresseerd in de Nederlandse ontwikkelingen, bijvoorbeeld op het gebied van gezamenlijke data-opslag (zoals bij DANS en 4TU).
Love letters
De focus op de gebruikers kwam al eerder aan bod, maar bij de universiteitsbibliotheek van Uppsala troffen we een van de leukste voorbeelden van de inzet van user experience (UX) om de bibliotheek te verbeteren. Studenten werden uitgenodigd om ‘love letters’ (op roze papier) of ‘break-up letters’ (op blauw papier) naar de bibliotheek te schrijven.
Na twee weken lagen er ruim honderd brieven. Ze werden stuk voor stuk in het bibliotheekteam voorgelezen, in categorieën verdeeld (eten/drinken; meubilair/inrichting; geluid; medewerkers; openingstijden; collecties) en op basis van de opmerkingen werden er waar nodig dingen veranderd. De bibliotheek schreef vervolgens een brief terug, waarin ze alle studenten bedankte en uitlegde hoe ze nu verder ging.
Kleine aanpassingen maken een groot verschil, zo bleek. De bibliotheek ging een half uur eerder open, er kwamen stilteruimtes en bestaand meubilair werd anders ingezet (‘let the furniture speak’: aan ronde tafels mag je praten).
Werkomgeving
Tot slot was er aandacht voor de werkomgeving van de Zweedse collega’s. Behalve bij Södertörn had niemand meer een eigen kamer; heel herkenbaar. De kantoren kenmerkten zich door een fraaie inrichting, Karolinska sprong eruit met veel hipstergroen en aandacht voor textiele vormen. Ook opvallend: bij de Stockholm School of Economics werkt iedereen voor 75-80 procent; minder ‘kun’ je niet werken. En natuurlijk was daar de fika. Het moment in de ochtend en de middag waarin je met een klein broodje of iets zoets als collega’s bij elkaar komt om te kletsen.
Zweden was een interessante plek voor een studiereis. Opvallend vond ik dit keer hoe goed we overal ontvangen werden. Vaak door de directeur en een deel van het team, met presentaties en workshops waarin bepaalde thema’s werden uitgediept. En dit alles in een heel open sfeer, waarin veel uitwisseling mogelijk was. Een schoolvoorbeeld van hoe je collega’s ontvangt.
Marjo Bakker is vakreferent bij het NIOD Instituut voor Oorlogs-, Holocaust- en Genocidestudies en voorzitter van de KNVI-afdeling Onderwijs & Onderzoek (O&O)
Deze bijdrage komt uit IP nr. 5 / 2018. Het gehele nummer kun je hier lezen.