Provincie Noord-Holland zoekt medewerker informatiebeheer

32-36 uur | Haarlem

Sta je aan het begin van je carrière? Heb je gevoel voor communicatie en informatieverstrekking en -beheer? Dan ben je helemaal op je plek als medewerker informatiebeheer bij de provincie Noord-Holland. Hier maak je, samen met ervaren collega’s, ons informatiebeheer stap voor stap beter. Dat je dit doet in een gebied dat bol staat van de technologische innovaties en continu in ontwikkeling is, maakt deze job extra leuk!

Jouw baan

Hoe gaan de verschillende afdelingen binnen onze organisatie om met de informatie die zij hebben? Hoe beheren zij deze informatie? En hoe leggen ze dossiers aan? Met dit soort vragen ga jij aan de slag. Als nieuwe collega krijg je intensieve begeleiding van ervaren collega’s en de adviseurs informatiebeheer. Ook draai je mee met alle werkzaamheden binnen het team Post, Registratie en Informatievoorziening van de unit Documentaire Informatievoorziening. Zo krijg je snel zicht op de organisatie en op de rol van jouw unit en team daarbinnen. Je zorgt onder meer voor de registratie en verzending van post, controleert digitale dossiers en checkt of de registratie en bewaartermijnen van informatie in orde zijn. 

Terwijl je onze organisatie verder helpt, ontwikkel je ook jezelf. Je kennis neemt toe en persoonlijk krijg je alle ruimte om te groeien. Dit en het feit dat je onze organisatie steeds beter leert kennen, maakt dat je steeds vaker optreedt als het gezicht van ons team. Je gaat in gesprek met medewerkers en geeft ze professioneel advies over digitaal documentbeheer. Ook denk je na over waar en hoe onze werkprocessen beter kunnen. Samen met de adviseurs informatiebeheer voer je kwaliteitscontroles uit en geef je presentaties aan collega’s om ze te helpen bij het optimaliseren van het informatiebeheer. Mede dankzij jouw open en enthousiaste houding weten steeds meer collega’s ons te vinden bij vragen over informatiebeheer en worden we steeds eerder en vaker betrokken bij projecten of complexe dossiervorming.

Dit bieden wij

• Een bruto jaarsalaris tussen € 40.453 en € 56.944 (schaal 8) op basis van 36 uur per week. Dit is inclusief het Individueel Keuze Budget van ongeveer 22% van je bruto maandsalaris, dat je onder meer kunt inruilen voor extra vrije dagen.
• Een jaarcontract, met de bedoeling je aan het einde van dat jaar een vast contract aan te bieden.
• Een volledige vergoeding van woon-werkverkeer en dienstreizen bij gebruik van ov.
• Veel vrijheid, flexibiliteit en verantwoordelijkheid: je kiest zelf waar en wanneer je werkt.
• Een opleidingsbudget van € 5.000 per vijf jaar. Daarnaast zijn er andere opleidingsmogelijkheden, omdat wij jouw ontwikkeling belangrijk vinden.
• Een jaarlijkse salarisverhoging van 3%, tot aan het einde van je schaal.
• Goede balans tussen werk en privé: bij ons is 36 uur fulltime. Wil je minder werken? In overleg is veel mogelijk.
• Wij zorgen onder meer voor een bureau en beeldscherm, zodat je jouw thuiswerkplek goed kunt inrichten. 

En dat is nog niet alles. Lees op www.noord-holland.nl/werkenbij waar je als collega bij Noord-Holland verder op kunt rekenen.

Hier ga jij werken

Bij de provincie Noord-Holland werk je aan de toekomst. Elke dag opnieuw zet je je samen met 1.400 collega’s in voor een mooie, plezierige en veilige woon- en werkomgeving voor ruim 2,8 miljoen Noord-Hollanders. Daarbij gaat het er innovatief aan toe. We stimuleren en faciliteren smart mobility, de energietransitie, grootschalige natuurontwikkeling en de nieuwste technologieën zoals slimme apps. En ook jóuw toekomst staat bij ons centraal. Je krijgt alle ruimte om te kiezen welke kant je op wilt en om je ambities waar te maken. Wij ondersteunen je hierbij. Bijvoorbeeld met een ruim opleidingsbudget en de mogelijkheid om, in overleg, tijdelijk in een ander project te duiken of een initiatief te starten. 

Je werkt bij de unit Documentaire Informatievoorziening (DIV). DIV bestaat uit vier teams waarvan jouw team Post, Registratie en Informatievoorziening de registratie en postverzending in ons documentmanagementsysteem verzorgt. Daarnaast zijn we verantwoordelijk voor dienstverlening en informatieverstrekking op het gebied van (papieren en digitale) documentaire informatie, archivering en postlogistiek. Bovendien houden onze adviseurs informatiebeheer, samen met jou en je collega-medewerkers informatiebeheer, toezicht op het informatiebeheer binnen de hele organisatie. 

Kenmerkend voor ons team? We staan voor elkaar klaar en helpen elkaar waar nodig. Hoe kan het anders, hoe maken we het beter en hoe doen we dat samen: dat is ons credo.

Dit ben jij

• Je bent gericht op samenwerking en communiceert helder.
• Je stroopt graag je mouwen op, ziet waar er werk ligt en pakt dit enthousiast op.
• Zelfstandig de organisatie ingaan om mensen te leren kennen, informatie op te halen en onze unit te vertegenwoordigen is voor jou geen probleem.
• Je hebt een nieuwsgierige en leergierige houding en maakt je nieuwe kennis snel eigen.
• Resultaat zien van je werkzaamheden; dat telt voor jou en je handelt dan ook doelgericht.

Verder heb je

• Minimaal een mbo 4-diploma en een opleiding op het gebied van informatiebeheer, zoals SODII. Heb je zo’n opleiding niet, maar ben je wel bereid om deze op onze kosten te volgen, dan nodigen we je uit om alsnog te reageren.
• Ervaring met het registreren en archiveren van complexe dossiers in een informatiesysteem.
• Ervaring met het uitvoeren van kwaliteitscontroles op het gebied van informatiebeheer.
• Bij voorkeur ervaring met het werken in een documentmanagementsysteem of SharePoint, en met werken binnen de (semi-)overheid.

Word onze nieuwe collega

Reageer uiterlijk 6 januari 2023 met je cv en motivatiebrief via de sollicitatiebutton. Je kunt je sollicitatie richten t.a.v. Irma Lind-Heijenk, unitmanager Documentaire Informatievoorziening.

Wil je eerst meer informatie over de functie? Bel of app dan met Jilles Al, teamcoördinator Post, Registratie en Informatievoorziening/adviseur informatiebeheer, via 06-52 02 50 16. Vragen over de procedure? Stel ze aan onze collega’s van de Servicedesk Info Personeel via 023-514 56 06.

Goed om te weten

• Wij werken voor alle Noord-Hollanders. En dat kunnen we het beste doen als wij een afspiegeling vormen van de bevolking van de provincie. Daarom streven wij naar diversiteit in onze teams.
• Voldoe je nog niet aan alle gestelde functie-eisen, maar heb je wel de potentie en ambitie om je te ontwikkelen tot een volwaardig medewerker informatiebeheer? Ook dan nodigen we je van harte uit te solliciteren. We bieden volop ruimte voor ontwikkeling en groei. Zo kun je opleidingen en workshops volgen en staan ervaren collega’s voor je klaar om hun kennis met je te delen.
• Voor een baan bij de provincie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.

Competenties

• Ondernemingszin
• Zelfstandigheid
• Mondelinge communicatie
• Samenwerken
• Initiatief
• Resultaatgerichtheid

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.