Op 10 en 11 juni vinden in Amsterdam de KVAN-dagen plaats. Het congres van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland heeft dit jaar als thema ‘kiezen’, omdat steeds meer instellingen zich bezinnen op hun functie en identiteit. Hoe ziet het huidige en toekomstige archieflandschap eruit en valt er ook echt wat te kiezen? InformatieProfessional vroeg het aan Geert-Jan van Bussel, bijzonder lector Digital Archiving & Compliance en een van de sprekers op het komende congres.
Door: Ronald de Nijs
De archiefsector moet zich positioneren tussen erfgoed en informatie?
‘Het archiefvak is altijd al een januskop geweest. De archivaris heeft de wettelijke verplichting om de eeuwig te bewaren archieven te verzorgen en te beheren. Maar hij heeft ook als wettelijke taak erop toe te zien dat degenen die de archieven vormen dat zodanig doen dat dat eeuwig bewaren straks überhaupt mogelijk wordt.’ ‘Dit betekent dat je van de ene kant kijkt naar archieven uit het verleden en aan de andere kant kijkt naar archieven die gevormd worden. Je moet dus iets weten van de archieven uit het verleden en de manier waarop je die behoudt, maar je moet ook weten hoe de toekomstige archieven worden gevormd, want dat bepaalt uiteindelijk hoe je beheer en toegankelijkheid moet gaan bepalen.’
‘Deze twee aspecten van het vak hebben geleid tot het ontstaan van twee beroepsgroepen: de div’ers en de recordsmanagers die in archiefvormende organisaties werken, en de archivarissen die de cultuurhistorische kant in de gaten hielden. Maar allebei houden ze zich met hetzelfde vak bezig.’
Het vak gaat zich meer positioneren in de informatieprocessen van organisaties. Is dat een wezenlijke verandering van het vak, of is die ingegeven door een zeker pragmatisme?
‘Bekijk je deze vraag theoretisch, dan is het een wezenlijke, fundamentele keuze. Je praat niet meer alleen over een archief, want een archief is het slotstuk van een informatiewaardeketen. En een archief bevat informatie. Dat heeft theoretisch consequenties. Kijk je naar de praktijk, dan hebben we met een grote mate van pragmatisme te maken, want zoveel keus is er niet: je moet bij de digitale archiefvorming betrokken zijn, anders is er straks wellicht geen blijvend archief meer.’
Wat betekent dat voor de positionering van erfgoed en van informatie?
‘Bij beide onderdelen, eigenlijk zijn het twee beroepsgroepen, zijn er herpositioneringen. Archiefvormende organisaties zijn al veel verder met digitaliseren dan archiefdiensten. De div’ers en recordsmanagers worden in archiefvormende organisaties keihard geconfronteerd met het feit dat alle informatie digitaal is en dat er geen papiertje meer als formeel document geaccepteerd kan worden. Er worden nu allerlei oplossingen bedacht die daarop inspelen. Je ziet samenwerkingen ontstaan tussen it’ers, procesarchitecten, informatiearchitecten, informatiebeleidsambtenaren en adviseurs. De div’ers en recordsmanagers zien zich met een enorme kennisachterstand geconfronteerd omdat ze uit een heel traditioneel kennisparadigma komen. Die herpositionering is daar dus absoluut noodzakelijk, want anders wordt het werk van div’ers en recordsmanagers door anderen overgenomen.’
‘Ook bij de archiefdiensten neemt de druk toe, omdat steeds meer publieke organen graag digitale archieven willen overdragen en de archiefdiensten niet goed weten wat ze daarmee moeten. Ze dienen zich dus niet alleen te herpositioneren wat betreft het toegankelijk maken van hun eigen collecties, maar ook wat betreft de digitale archieven die ze van anderen krijgen.’
‘De trend van digitale archieven overdragen is al in gang gezet. Als je geen it-staf hebt en nauwelijks een it-infrastructuur, dan is dat dus een probleem.’
Zijn archiefdiensten hier te laat over gaan nadenken?
‘Dat is hier wel gebeurd. En daar lopen we nu tegenaan. De archiefwereld heeft wel heel goed nagedacht over het toegankelijk maken van haar collecties, maar er is iets te weinig aandacht geweest voor hoe ze al die digitale archieven gaat overnemen en bewaren.’
‘Een idee dat in de praktijk wordt neergezet als oplossing, is het edepot, naar analogie van het edepot van de KB. De gemeentearchieven van Rotterdam en Amsterdam en het Nationaal Archief hebben er elk al een ontwikkeld. De edepots zijn conceptueel vertaald naar een harden softwarestructuur, een infrastructuur, maar je weet helemaal niet of die straks in staat zijn om die exabytes aan informatie op een gecoördineerde manier te ontvangen, laat staan voor de toekomst te behouden.’
‘Wil je een archief goed in een edepot kunnen opnemen, dan dient elke gemeente, provincie of departement als toeleverancier aan allerlei technische eisen te voldoen. Maar ik vraag me in alle gemoede af of die toeleveranciers bereid zijn om alle technische eisen in te vullen. Dat kost namelijk een hoop geld. Voor een groot deel lukt ze dat wel, maar als ik denk aan al die detaileisen die bijvoorbeeld door het Nationaal Archief worden gesteld aan de techniek, dan ben ik bang dat de toeleveranciers zeggen: “We willen best de objecten en de metadata aanleveren en in een xml-bestand zetten, maar dan zul je het ook moeten overnemen…”’
‘De verplichting is er; je moet het als archiefdienst dus accepteren. We gaan het merken als die vloed nu en binnen een paar jaar loskomt.’
Hoe die onmetelijke hoeveelheid digitale informatie straks toegankelijk te maken en beschikbaar te stellen?
‘Er komt binnenkort een enorme vloed aan exabytes – of zelfs zettabytes – op de archiefdiensten af. Deze hoeveelheid informatie is niet meer handmatig toegankelijk te maken en te ontsluiten. We hebben dus geen andere keuze dan om machines te leren dat voor ons te doen. De mens krijgt daardoor een veel meer regisserende rol: hij definieert, hij leert software hoe te werken door zijn eigen kennis in te brengen.’
‘Er is al wat redelijk ontwikkelde information retrievalsoftware voor dit werk beschikbaar. Maar het vereist ook contextualisering: het koppelen van betekenis aan objecten – en dat is wel iets nieuws. We hebben kunstmatige intelligentie nodig om deze klus te klaren. Vandaar ook de belangrijke rol die je als archivaris moet spelen in de regie in archiefvormende organisaties, want het contextualiseren moet niet pas achteraf gebeuren.’
Hoe zien de positie en de rol van de archivaris in een steeds meer digitale informatiehuishouding eruit?
‘De positie van de archivaris is afhankelijk van politieke golfbewegingen. Traditioneel wordt de archivaris gezien als degene die het cultuurhistorisch erfgoed beheert en waarborgt. Of beter gezegd: van de rechten en plichten die een organisatie heeft opgebouwd en het zodanig reconstrueren ervan dat je als organisatie rechten en plichten kunt bewijzen. Dat was eeuwenlang zijn rol. Dat is zijn rol nog steeds.’
‘De rol verschuift steeds meer van enkel beheerder van cultuurhistorisch erfgoed naar informatieregisseur. Daar gaan we naartoe. En hoe organiseer je die informatiewaardeketen? Vooral met dat laatste hebben archivarissen heel veel moeite: met alleen archiefkennis red je het niet meer.’
Waar begint de rol van archivaris? Heeft hij al een actieve taak als informatiemakelaar vooraan de informatieketen, blijft het moment van overbrenging leidend, of is het uitoefenen van toezicht op de informatiehuishouding en -borging zijn primaire taak?
‘De wettelijke taak van de archivaris begint grotendeels pas bij de overdracht van informatie. Daarnaast heeft hij een wettelijke rol als archiefinspecteur, waarin hij toeziet op archiefvormende organisaties, op het informatiemanagement daarin, zodanig dat die informatie overgedragen kan worden. In een digitale wereld wordt dat “toezicht houden” heel sterk: “adviseren over”. Dat is nog steeds niet regisseren, maar is wel invloed uitoefenen op hoe die informatievoorziening en het -beheer moeten worden geregeld, om het straks goed te kunnen beheren.’
‘Wetenschappelijk-theoretisch zeg ik, even los van al die wettelijke verplichtingen: een archivaris hoort aan het begin van het proces te staan. Daar begint zijn regisserende rol, en eigenlijk blijft hij ook aan die voorkant van het proces staan: hij stuurt namelijk al zijn behoudsprocessen aan, dat wil zeggen: alle processen die te maken hebben met het instandhouden van informatie (migratie, conversie, emulatie).’
Welke gevolgen hebben de veranderingen van het vakgebied voor de competenties en vaardigheden van de beroepsbeoefenaars?
‘Als beroepsbeoefenaar zit je in een transformatie van een historisch kennisdomein – de wetenschap van de geschiedenis – naar een informatie- cq. informatietechnologisch kennisdomein waar je andere vaardigheden voor nodig hebt.’
‘Ik heb in de digitale wereld niets aan de vaardigheden die ik ooit als archivaris geleerd heb, bijvoorbeeld paleografie en chronologie. Bij oud historisch erfgoed is dit belangrijk, maar de nieuwe wereld vraagt om andere kennis.’
‘Je hoeft niet precies te weten hoe de eentjes en nulletjes werken, je hoeft niet zelf te kunnen programmeren, maar je moet wel weten hoe technologie functioneert, wat daarvan de consequenties kunnen zijn voor informatie. Dat vereist een totaal andere manier van kijken naar informatie. Het is eigenlijk een verandering van paradigma.’
Hoe positioneren de opleidingen zich in dit veld?
‘Er is een wisselwerking. In de jaren negentig benadrukte het rijk dat de archiefsector het accent diende te leggen op informatiemanagement, zonder daarbij de cultuurhistorische kant te vergeten. Maar de politiek is continu in beweging. Het accent ligt nu weer bij cultuurhistorisch erfgoed, en de opleidingen zwemmen daar tussendoor. Iedereen probeert zijn curriculum daarop zoveel mogelijk aan te passen.’
‘Een opleiding als de Hogeschool Management Documentaire Informatievoorziening (HMDI) in Woerden richt zich alleen op informatiemanagement bij organisaties. GO opleidingen richt zich wel op cultuurhistorisch erfgoed, maar is veel meer bezig met informatiemanagement in bedrijven. De archiefopleidingen aan de UvA en de HvA hangen eigenlijk aan die januskop. Je ziet dat de UvA meer richting cultuurhistorisch erfgoed gaat, terwijl de HvA meer de informatiemanagementkant probeert te benadrukken, zonder daarbij het cultuurhistorisch erfgoed te vergeten.’
Hoe zien het archief en de archiefinstelling van de toekomst eruit?
‘Totaal anders dan wat we nu hebben! De archiefdienst is volledig losgezongen van een fysieke organisatie; die is er in mijn optiek niet meer. We hebben ook geen afzonderlijke archiefdiensten meer.’
‘Uiteindelijk krijgen we een grote digitale infrastructuur waarop alle in Nederland gecreëerde archieven worden opgeslagen. Die infrastructuur functioneert dan als een clouddienst. Het kan een publieke cloud zijn, maar het zal eerder als private cloud functioneren.’ ‘IT-specialisten houden zich bezig met het behoud, terwijl de archivaris heel druk is met het regisseren van de informatiewaardeketen en met het contextualiseren van informatie. Daarmee heeft hij een totaal andere rol en functie gekregen. Hij is wel bezig met cultuurhistorisch erfgoed, maar niet als beheerder en niet als behouder.’
Ook ziet hij toe op de informatiekwaliteit en zorgt ervoor dat de informatie wordt gecontextualiseerd, waardoor bekend is van wie de informatie afkomstig is, en die de kwaliteitscriteria waarborgt.’
‘De archiefdienst als instelling zal verdwijnen. Daar komt een datacentrum of iets dergelijks voor in plaats. Dan denk ik aan een centrum waar digital born informatie maar ook het cultuurhistorische erfgoed in digitale vorm een plek hebben gekregen. Dan moet er nog wel heel wat gebeuren want dat cultuurhistorische erfgoed dient voor een groot deel nog te worden gedigitaliseerd. Je zult een portal of regionale portals moeten creëren zodat het publiek de informatie tot zich kan nemen.’
‘Als we in 2050 al zover zijn, is dat al heel wat. Maar de ontwikkelingen gaan sneller dan we nu denken.’
Heeft fysieke dienstverlening nog toekomst?
‘We gaan uit van een digitale structuur en van digitale toegankelijkheid, maar we hebben een hele hoop fysieke documenten, waarbij de vraag is – en dat is op dit moment nog een beetje taboe – moeten we dat allemaal wel fysiek bewaren.’
‘Ik denk dat er een tijd komt dat het antwoord zal zijn: “Nee”, en dat er heel veel zal worden vernietigd. Maar er is ook materiaal, bijvoorbeeld uit de middeleeuwen, dat naar alle waarschijnlijkheid een museaal belang krijgt en dat we echt wel willen bewaren. We moeten wel bepalen welk materiaal zo cruciaal is dat het absoluut in oorspronkelijke vorm moet worden bewaard. Hiervoor moet een fysieke infrastructuur in stand worden gehouden, zodat mensen die nog altijd kunnen inzien. Maar de hoeveelheid fysieke materialen zal vele malen minder groot zijn dan wat we nu in onze archiefdepots hebben staan.’
Tot slot, loopt de Nederlandse archiefsector in haar ontwikkelingen voor of achter op andere landen?
‘Nederland heeft wat betreft de organisatie en wijze waarop met archieven wordt omgegaan altijd voorgelopen op andere landen. Ons archiefwezen is redelijk uniek in de wereld: elke regio, elke plaats is vanuit het netwerk van archiefdiensten gedekt, waardoor er aandacht is voor het cultuurhistorisch bewustzijn. Het is niet voor niets dat de eerste echte archiefhandleiding van Muller, Feith en Fruin uit 1898 wereldwijd is verbreid!’
‘Met sommige digitale ontwikkelingen lopen we nog steeds voor. Neem het edepot; in het buitenland wordt hier vooralsnog vooral over nagedacht. Maar gaat het om de theoretisch-wetenschappelijke vernieuwing, dan waait de wind uit Canada en Australië, waar al heel veel gedaan is aan het ontwikkelen van digitale tools en opstellen van digitale standaarden. Vooral als het gaat om de manieren en methoden om archieven te selecteren om bewaard te blijven.’
De wet van remmende voorsprong?
‘Wellicht. Het dekkende archiefnetwerk alsmede onze wet- en regelgeving stammen uit het verleden en zijn sterk op de analoge wereld gericht. Bezien vanuit de digitale wereld vertoont dat model barstjes: niet alleen raadpleging maar ook behoud en beheer gaan nu op een hele andere manier dan vroeger. Eigenlijk proberen we een oud model in stand te houden. Bezoekers trekken zich hier overigens niets meer van aan. Ze willen hun informatie vinden, of die nu centraal of lokaal is opgeslagen, en of die nu digitaal of analoog is.’
‘Onze goede organisatorische dekking is nog steeds heel belangrijk om de digitale ontwikkelingen te kunnen aansturen, maar het vertoont ook barsten omdat de organisatievorm in de digitale wereld niet meer nodig is. En dus heb je ook daar een dreiging voor de existentie van dit vak.’
Geert-Jan van Bussel
Geert-Jan van Bussel (1960) was de eerste in Nederland die archivistiek, informatietechnologie en bedrijfskunde aan elkaar koppelde. Zijn kennis van deze gebieden combineert hij in zijn adviesbureau Van Bussel Document Services (1993). In 2009 promoveerde hij aan de Universiteit van Amsterdam op een proefschrift over organisatorische verantwoordingssystemen en de relaties daarvan met de digitale informatievoorziening en archivering.
Hij gaf les aan de Rijksarchiefschool en diens opvolger de Stichting Archiefschool en sinds 2009 is hij verbonden aan de Hogeschool van Amsterdam. Hij is als gastdocent verbonden (geweest) aan verschillende binnenlandse en buitenlandse universiteiten. Sinds 2012 is Van Bussel bijzonder lector Digital Archiving & Compliance aan de HvA.
Met dank aan Wouter Daemen.
Ronald de Nijs is eindredacteur van InformatieProfessional.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 4 / 2013. Het gehele nummer kun je hier lezen