De coronacrisis heeft een ongekende impact op onze samenleving en ook de bibliotheeksector is geraakt. Om een eerste beeld te krijgen van de gevolgen voor nationale bibliotheken wereldwijd en openbare bibliotheken in Nederland voerde de Koninklijke Bibliotheek twee onderzoeken uit. De eerste resultaten.
Door Marjolein Oomes, Anna Rademakers en Rosemarie van der Veen-Oei
De coronapandemie, die op het moment van schrijven midden augustus wereldwijd ruim 20 miljoen geregistreerde besmettingen en meer dan 700.000 slachtoffers heeft geëist, zorgde ervoor dat verschillende landen in een rap tempo in lockdown gingen. Om daarna hun maatregelen te versoepelen – en soms terug te keren naar een lockdown-situatie.Ook bibliotheken moesten wereldwijd een groot deel van hun activiteiten staken en hun deuren sluiten. Wat gebeurde er in deze periode precies in de bibliotheekwereld? Waar liepen bibliotheken tegenaan? Hoe gingen ze om met de uitdagingen die deze tijd met zich meebracht? Zijn er ook lessen en kansen voor de toekomst?
Om de antwoorden op die vragen boven tafel te krijgen stuurde de Koninklijke Bibliotheek (KB) in de periode van april tot en met juli een tweetal vragenlijsten rond. Het doel was om een beeld te krijgen van de impact van de crisis en de manieren waarop bibliotheken zich in die periode inzetten voor hun gebruikers en de samenleving. Tegelijkertijd boden de uitkomsten de mogelijkheid om ervaringen, tips en best practices uit te wisselen met collega-bibliotheken.
Het betrof een:
- onderzoek onder nationale bibliotheken, in samenwerking met de Conference of Directors of National Libraries (CDNL) en de International Federation of Library Associations (IFLA). In april en juni werden twee online vragenlijsten gestuurd naar circa 180 nationale bibliotheken wereldwijd. De eerste survey concentreerde zich op de directe gevolgen van de crisis en de genomen maatregelen. In de tweede survey stond de heropening van bibliotheken centraal. In totaal reageerden 55 nationale bibliotheken.
- een onderzoek onder openbare bibliotheken in Nederland. Hierin stonden de impact van de crisis op de dienstverlening en het personeel centraal. Aan alle 145 bibliotheekorganisaties werd een online vragenlijst verstuurd; 65 bibliotheken vulden de lijst in.
NATIONALE BIBLIOTHEKEN
Alle nationale bibliotheken ter wereld kregen te maken met de gevolgen van de coronapandemie. De verscheidenheid aan maatregelen in verschillende landen leidden tot diverse oplossingen – van volledige sluiting van de gebouwen tot ontwikkeling van nieuwe diensten.
Thuiswerken en directe gevolgen
Uit het eerste onderzoek bleek dat 85% van de nationale bibliotheken tijdens de coronapandemie was gesloten voor bezoekers. In 65% van de gevallen werkten medewerkers overwegend thuis. De bibliotheken die wel hun deuren geopend hielden voor hun leden of personeel, zorgden voor extra hygiënische maatregelen en flexibele werktijden. In 36% van de gevallen werd bij binnenkomst de temperatuur van personeel gemeten.
Veel nationale bibliotheken maakten zich zorgen over hygiëne en gezondheid. Hoe bewaak je als publieke instelling de gezondheid van je medewerkers en bezoekers? Wat doe je als een werknemer met unieke vaardigheden door ziekte uitvalt? Kunnen medewerkers die thuiswerken dezelfde kwaliteit leveren als op kantoor? Gaan leden nog fysiek naar de bibliotheek? Ook waren er zorgen over de financiële gevolgen van de crisis. In het eerste onderzoek gaf 75% aan te vrezen voor hun financiële situatie. Helaas bevestigde het vervolgonderzoek: slechts 6% kreeg een extra overheidssubsidie.
Creatief door corona
Doordat fysieke dienstverlening niet meer mogelijk was, nam de digitale dienstverlening van bibliotheken exponentieel toe. Dit was ook zichtbaar in de digitale bezoekcijfers, die opliepen van 30% tot maar liefst 126% meer vergeleken met voor de crisis. Meer dan de helft (62%) van de responderende bibliotheken gaf aan de afgelopen tijd haar digitale diensten te hebben verbeterd; 73% ontwikkelde nieuwe online diensten, zoals virtuele leeszalen, online events en livestreams met bibliothecarissen. Als ze al voor de crisis gebruikmaakten van sociale media werden deze kanalen tijdens de coronaperiode beter en efficiënter ingezet. Met de omslag naar thuiswerken werd het personeel vaardiger met online tools. Sommigen kregen hulp bij het thuiswerken, bijvoorbeeld met online cursussen.
Sommige nationale bibliotheken zetten zich nadrukkelijker in als publieke instelling met een maatschappelijke taak. In Azië werkten nationale bibliotheken bijvoorbeeld aan een corona-archief, waar informatie over het virus en de pandemie werd verzameld. Een Oost-Europese bibliotheek produceerde in samenwerking met een technische onderwijsinstelling 3D-geprinte gezichtsmaskers. Een bibliotheek in West-Europa doneerde beschermingsmaterialen aan plaatselijke ziekenhuizen.
Heropening
Het tweede onderzoek richtte zich op de periode na de versoepeling van maatregelen. Van de bibliotheken hanteerde 64% een gefaseerde heropening: zij waren alleen op afspraak te bezoeken of het gebouw was enkel open voor medewerkers. De nodige voorzorgsmaatregelen werden genomen, zoals verplicht anderhalf tot twee meter afstand houden, mondkapjes gebruiken en frequent desinfecteren van werkoppervlakken en collectiestukken. Ruim 80% van de bibliotheken noemde de veiligheid van het personeel als de grootste zorg, met name de capaciteit van beschermingsmateriaal. Alle bibliotheken voerden ontsmettingsmaatregelen voor de geleende boeken uit, variërend van de quarantainemethode – wisselend tussen 24 uur en 14 dagen – en handmatige desinfectie tot machinale ontsmetting voor boeken.
Een overgrote meerderheid (82%) liet weten de maatregelen op het gebied van hygiëne en social distancing voorlopig te blijven handhaven, ook als de overheid dat niet meer voorschrijft. Bovendien gaven bijna alle bibliotheken aan dat het personeel voorlopig thuiswerkt en 47% van de bibliotheken ontwikkelde een crisismanagementplan voor een mogelijke tweede golf in de coronapandemie.
Nieuwe (online) kansen
In april gaf iets meer dan de helft van de respondenten aan tijdens de lockdown nieuwe digitale diensten te (willen) ontwikkelen. In juni bleek zelfs 73% dat te hebben gedaan, met name in de vorm van digitale toegang tot bibliotheekbronnen, online tentoonstellingen en digitale educatieve oplossingen. Het belang van digitalisering, online dienstverlening en prominente aanwezigheid op sociale media werd genoemd als belangrijkste inzicht dat de coronacrisis heeft gebracht. Deze ontwikkelingen raakten in een stroomversnelling en hebben het bibliotheekwezen onomkeerbaar veranderd.
OPENBARE BIBLIOTHEKEN
Ook de Nederlandse openbarebibliotheekwereld werd hard geraakt door de coronacrisis. Met ingang van 16 maart werden alle bibliotheken gedwongen hun deuren te sluiten en hun activiteiten in de vestigingen af te gelasten. De situatie vroeg om snel schakelen. Personeel moest veelal vanuit huis werken en bibliotheektaken op locatie konden niet langer worden vervuld. Vooral werk rondom programmering, frontofficetaken en dienstverlening aan het onderwijs kwamen stil te liggen, maar ook taken voor collectioneren en onderhoud hadden te lijden onder delockdown.
Nieuwe diensten en activiteiten
Om leden en bezoekers in deze tijd toch van dienst te kunnen zijn werkten bibliotheken hard aan nieuwe of omgevormde dienstverlening. Zo wisten veel bibliotheken hun gebruikers, ondanks de sluiting van vestigingen, toch te voorzien van leesmateriaal. Er werden afhaal- of bezorgdiensten opgezet (70%) of afgeschreven materialen beschikbaar gesteld voor aan huis gekluisterde lezers (28%). Ruim 80% van de bibliotheken gaf leestips via sociale of lokale media en 45% gebruikte video- en streamingdiensten voor voorleesactiviteiten voor de jeugd.
Ook de online bibliotheekdiensten bleken een uitkomst voor de leesliefhebber. Landelijke platforms, zoals de online Bibliotheek, de LuisterBieb en de speciaal voor de coronacrisis opgezette ThuisBieb werden uitgebreid en opengesteld voor leden en niet-leden. Dit digitale aanbod bleef niet onopgemerkt: zoals figuur 1 laat zien steeg het aantal gebruikers en uitleningen van deze diensten in korte tijd aanzienlijk.
Niet alleen voor leesmateriaal en leesplezier bood de bibliotheeksector alternatieven; ook op andere vlakken werd gestreefd naar betekenisvolle dienstverlening. Zo zetten bibliotheken massaal telefoon- of online videodiensten in om mensen te voorzien van hulp bij het gebruik van online diensten of op het gebied van basisvaardigheden, om informatie te geven over het coronavirus of ter ontspanning, bijvoorbeeld middels online games, opdrachten of leesclubs. Uit zorg voor kwetsbare of eenzame gebruikers werden telefonische contactmomenten ingepland en digitale koffiebijeenkomsten georganiseerd.
Personeel
Het plotselinge stilvallen, aanpassen en ontwikkelen van diensten vroeg veel van bibliotheekpersoneel. Om tot stilstand gekomen takenpakketten op te vullen zetten bibliotheken hun medewerkers in om klantondersteuning te bieden bij online diensten (77%), ontwikkelden deze medewerkers zelf nieuwe activiteiten (71%) en pakten ze praktische klussen op (63%). Waar alternatieve taken niet meteen voorhanden waren werd medewerkers gevraagd online cursussen te volgen (87%), bijvoorbeeld via Bibliotheek Campus. Slechts een handvol bibliotheken (10%) vroeg aan medewerkers die door de sluiting minder werk omhanden hadden extra verlof op te nemen of zich op een andere wijze nuttig te maken voor de samenleving.
Zorgen en beperkingen
Hoewel snel en creatief werd gereageerd op de ontstane situatie ging dit natuurlijk niet zonder zorgen en beperkingen. In veel bibliotheken heerste onder personeel angst voor besmetting met het virus. Ook onduidelijkheid over richtlijnen en juridische mogelijkheden maakte zaken soms extra complex. Een gebrek aan kennis en (digitale) vaardigheden zorgde soms voor moeilijkheden bij het opzetten van een goede online dienstverlening. Om medewerkers te ondersteunen ging 83% van de bibliotheken flexibel om met werktijden en trof technische of ergonomische maatregelen voor thuiswerken. Ook voor psychologisch welzijn was op veel plekken extra aandacht. Bijna 25% nam hiervoor speciale maatregelen, maar ook bij andere respondenten werd het belang van contact met en aandacht voor medewerkers gevoeld.
Heropening
Vlak na het uitsturen van de survey openden bibliotheken voorzichtig weer hun deuren. Aanvankelijk konden zij alleen hun klassieke uitleenfunctie uitvoeren; activiteiten en andersoortige samenkomsten behoorden in de eerste weken nog niet tot de mogelijkheden. Bibliotheken brachten speciale bewegwijzering en eventuele looproutes aan. Ook zetten zij extra personeel in om bezoekers te kunnen begeleiden in de aangepaste bibliotheek. Met de stapsgewijze versoepelingen van de maatregelen werd steeds meer mogelijk: studeerplekken kwamen weer beschikbaar en groepen mochten weer samenkomen. Toch bleven bibliotheken ook voorzichtig in het organiseren van grootschalige activiteiten, uit angst voor een tweede coronagolf.
EEN HYBRIDE TOEKOMST VOOR BIBLIOTHEKEN?
Optimaal blijven presteren in tijden van crisis bleek een uitdaging voor alle sectoren, in Nederland en in de rest van de wereld. De uitgevoerde onderzoeken onder nationale en openbare bibliotheken laten zien dat de bibliotheeksector er goed in is geslaagd hun leden ook in crisistijd van dienst te blijven. In korte tijd werden activiteiten naar het internet verplaatst en nieuwe online diensten ontwikkeld. Getuige de aanzienlijke toename in het gebruik en aantal gebruikers van deze digitale diensten lijkt de bibliotheek hiermee ook nieuwe gebruikers te hebben aangetrokken.
Deze snelle verschuiving getuigt van een weerbaarheid en wendbaarheid die velen zich een jaar geleden waarschijnlijk niet hadden kunnen voorstellen. Uit de pragmatische oplossingen en creatieve werkwijzen om delen van de dienstverlening in stand te houden blijkt dat de bibliotheeksector over een enorm lerend vermogen beschikt. Bibliotheken zijn zich bewust van hun rol in de samenleving en zoeken naar manieren waarop zij een betekenisvolle maatschappelijke bijdrage kunnen leveren.
Onzekerheid
De ommekeer verliep niet zonder slag of stoot. De onzekerheid van een financiële terugslag overheerst de strategische beslissingen. De pandemie is wereldwijd nog niet onder controle. Plannen worden gesmeed hoe een eventuele tweede uitbraak het hoofd te bieden.
Voor de komende tijd is het de vraag in welke mate die omslag een duurzaam karakter heeft: was de versnelde digitaliseringsslag van tijdelijke aard, of was het een eerste duw richting een meer hybride vorm van dienstverlening? Zal de toename van nieuwe gebruikers doorzetten of stagneert deze lijn? De KB streeft ernaar deze ontwikkelingen de komende tijd te blijven monitoren. Op deze manier wordt de waardevolle inzet en de veerkracht van de bibliotheek ten tijde van de crisis zichtbaar gemaakt.
Verder lezen:
- Resultaten eerste survey nationale bibliotheken;
- Resultaten tweede survey nationale bibliotheken;
- Resultaten survey openbare bibliotheken, KB 2020, nog te publiceren.
Marjolein Oomes is kennisadviseur en promovenda, Anna Rademakers collectiespecialist cultuurgeschiedenis en Rosemarie van der Veen-Oei adviseur (inter)nationale samenwerking bij de Koninklijke Bibliotheek.
Deze bijdrage komt uit IP #6/2020. Het gehele nummer kun je hier lezen.