Karin van der Heiden en Ivo Zandhuis hebben in opdracht van archief 2020 onderzoek gedaan naar open toegang tot de archiefcollectie Nederland. Het rapport Open toegang tot archiefcollectie Nederland – Verkenning en aanbevelingen archief 2020 toont aan dat archiefdiensten moeten investeren in digitale toegankelijkheid voor de burger en het gesprek moeten aangaan met de leveranciers van hun beheersystemen, omdat de uitdaging voor archiefdiensten die vinden dat informatie vrij gedeeld moet kunnen worden, ligt in het zelf toepassen van open standaarden bij het uitwisselen van informatie.
Uit de verkenning blijkt dat verschillende factoren het gebruik van standaarden remmen. Zo zijn veel archiefdiensten nog te afhankelijk van de (technische) leverancier en wordt onvoldoende urgentie gevoeld om aan te dringen op het gebruik van uitwisselingsstandaarden. Het ontbreekt hen aan de ICT-kennis waardoor ze niet de juiste vragen kunnen stellen aan de leverancier, of de correcte toepassing van standaarden kunnen controleren. Er wordt bovendien nog te veel vanuit een papieren werkelijkheid gedacht. Automatisering wordt dan als iets extra’s gezien, niet als een integraal onderdeel van het werk. Men mikt op het behalen van (korte-termijn) resultaten en telkens weer maatwerkoplossingen. Besturen en directies van archiefdiensten werken zo onvoldoende aan een generieke, duurzame en kostenefficiënte infrastructuur voor de uitwisseling van digitale informatie.
Duurzame toegankelijkheid en betere benutting van de Archiefcollectie Nederland is mogelijk wanneer de theorie in praktijk wordt gebracht. Archiefdiensten zijn het eens over het gebruik van standaarden, nu is het van belang om ze concreet toe te passen. Volgens Van der Heiden en Zandhuis moet daarop sterker worden gestuurd. Archiefdiensten moeten zich ontwikkelen tot betere opdrachtgevers en zorgen voor toetsing en kwaliteitsmeting waaraan consequenties zijn verbonden. Het vergt meer kennis en inzicht om als archiefdienst zelf de regie over de digitale collectie te voeren en een speler te blijven in een open overheid. En zo stelt het rapport: ‘Een open toegang regelt de uitwisseling van gegevens volgens open standaarden. Pas met een Open Data-beleid stel je de gegevens daadwerkelijk beschikbaar.’
Het rapport is een eerste stap op weg naar de verbetering van het maatschappelijk rendement van de Archiefcollectie Nederland omdat het de voorwaarden formuleert voor betere vindbaarheid, toegankelijkheid en gebruiksmogelijkheden. Archief 2020 nodigt archiefsector en leveranciers van harte uit om samen de volgende stappen te zetten.