Volgend jaar augustus staan Rotterdam en Nederland in het teken van de 88ste editie van het IFLA WLIC, het grootste internationale bibliotheekcongres ter wereld. In het tweede deel van een serie artikelen in de aanloop naar het WLIC 2023 vertelt Corinne Griep over het belang van vrijwilligers voor het congres.
Corinne Griep, HR-adviseur Flexibel Netwerk van Bibliotheek Rotterdam, is de vrijwilligerscoördinator voor het IFLA WLIC 2023. De bedoeling is dat er uiteindelijk rond de 350 vrijwilligers actief zullen zijn rondom en tijdens het congres. Haar rol is om deze vrijwilligers te werven; daarnaast ze is verantwoordelijk voor de training vooraf en de coördinatie van de vrijwilligers tijdens het evenement.
Afgelopen zomer reisde ze af naar het WLIC in Dublin om mee te draaien met de vrijwilligerscoördinator aldaar. ‘Ik vond het helemaal geweldig’, vertelt ze. ‘Het was heel goed om dit mee te maken en te zien wat er allemaal bij zo’n congres komt kijken. Verder was het mooi om de passie en de betrokkenheid te zien van de mensen uit de bibliotheekwereld die als vrijwilliger aan het congres deelnamen. Mensen uit totaal verschillende landen, zoals bijvoorbeeld Namibië en Griekenland, werkten met elkaar samen en sloten vriendschappen. Ook in Rotterdam willen we graag een divers team van vrijwilligers. Uit praktische overwegingen bestaat de kern uit Nederlanders en West-Europeanen, maar er is zeker ook ruimte voor vrijwilligers die van verder weg komen.’
Inzetten van supervisors
Wat haar in organisatorisch opzicht opviel aan het congres in Dublin, was dat het inzetten van supervisors een goede manier is om het aansturen van vrijwilligers overzichtelijk te houden. Ook waren zaken als catering op het congres goed geregeld. ‘De vrijwilligers kregen gratis koffie en thee met wat lekkers en elke dag een warme lunch. Die brandstof heb je nodig om de intensieve dagen goed door te komen.’
In Rotterdam staat de teller op dit moment op ruim 120. ‘De komende tijd gaan we volop verder met het werven van vrijwilligers. De mogelijkheid tot aanmelding via de website is pas sinds kort online, dus ik verwacht snel meer geïnteresseerden.’ Naast de online aanmeldingen heeft ze op het congres in Dublin ook vrijwilligers leren kennen die graag naar Rotterdam willen komen om daar vrijwillig mee te draaien in de organisatie. Daarnaast put ze uit haar netwerk in Nederland. ‘Iedereen die affiniteit heeft met het bibliotheekvak is welkom om te komen helpen.’
Werkzaamheden
De vrijwilligers zijn onmisbaar om het congres goed te laten draaien. Tien vrijwilligers worden aangesteld als supervisor en helpen Corinne Griep bij het aansturen van de andere vrijwilligers, net als de plaatsvervangend coördinator. De supervisors zijn ieder verantwoordelijk voor een team van ongeveer twintig vrijwilligers met specifieke werkzaamheden. De teams zijn:
- Information desk/registration self check-in terminals/badge control team
- Cultural evening team
- Expo pavilion + Tech lab/cultural activities team
- Poster helpdesk/library boulevard team/business centre team
- Library counter team/morning activities team
- NC booth team/VIP guests
- Social media assistants team
- Airport greeting team – TBC
- Room assistant/speaker preview room
- Library visits support team (op Library Visits Day)
Netwerk uitbreiden
‘Vrijwilligers kunnen voor meer dan een team worden ingezet,’ zegt ze, ‘en we proberen bij de indeling zo veel mogelijk rekening te houden met de persoonlijke voorkeuren die vrijwilligers hebben voor bepaalde werkzaamheden.’
Waarom vrijwilliger worden bij het IFLA WLIC 2023? Ze somt het nog even op: ‘Het is een kans om bevlogen bibliotheekmensen uit de hele wereld te ontmoeten, met hen samen te werken en je internationale netwerk uit te breiden. Als vrijwilliger betaal je zelf de kosten voor je reis en verblijf, maar krijg je wel gratis toegang tot het congres en gratis catering tijdens het dagprogramma. Verder kun je buiten je shifts enkele programmaonderdelen van het congres bijwonen en krijg je gratis toegang tot de culturele avond.’
Wordt vervolgd
Via deze rubriek houden we je de komende maanden op de hoogte van de voorbereidingen van het WLIC 2023. We laten zien wat er allemaal bij komt kijken, spreken mensen die bij de organisatie betrokken zijn en geven je informatie over praktische en inhoudelijke kanten van het congres.
Het voorgaande deel van deze serie lezen? Je vindt dit in het online archief op de IP-website: Deel 1: Wereldwijd werken aan duurzaamheid en inclusiviteit.
Aanmelden
Het 88ste World Library and Information Congress (WLIC) van de International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) vindt plaats van maandag 21 tot en met vrijdag 25 augustus 2023 in het Rotterdam Ahoy Convention Centre. Wil je je aanmelden als vrijwilliger, dan kan dat tot 28 februari 2023 op https://2023.ifla.org/call-for-volunteers/. Op deze webpagina vind je ook alle andere informatie over het congres.
Houd er rekening mee dat je als vrijwilliger al vanaf zaterdag 19 augustus aanwezig moet zijn voor kennismaking en instructie. Dit betekent dus dat je beschikbaar bent van zaterdag 19 tot en met vrijdag 25 augustus. Vergeet ook niet met je werkgever of op je opleiding te bespreken onder welke voorwaarden je als vrijwilliger aan de slag kunt die week.
Deze bijdrage komt uit het digitale magazine IP #9-2022. Klik op de onderstaande button om het hele nummer te lezen.
