Wie: Bart Scheffers
Wat: deed tijdens zijn master Information Management aan de Universiteit van Tilburg onderzoek naar de invloed van Covid-19 op de digitale transformatie binnen gemeentelijke organisaties; zijn onderzoek voerde hij uit bij Upstream.
De afgelopen maanden zijn veel organisaties druk bezig geweest met (digitale) verandering, zo ook gemeenten. Het vereiste flexibiliteit om processen op andere (digitale) manieren in te richten. Scheffers voerde voor zijn onderzoek gesprekken met meerdere gemeenten om te kijken hoe ze hun processen inrichten en hun capaciteiten inzetten om flexibel te kunnen zijn. Daaruit konden vijf adviezen worden gedistilleerd.
1
Maak gebruik van autonome crossfunctionele werkgroepen
Autonome werkgroepen helpen de organisatie een verandering door te maken van het werken in verticale silo’s naar samenwerken tussen traditionele silo’s. Uit het onderzoek is gebleken dat autonome werkgroepen, die vaak veel eigen verantwoordelijkheid krijgen om hun strategie te bepalen, gemeenten helpen flexibeler te worden en sneller te reageren op veranderende digitale vraagstukken.
2
Creëer een cultuur waarin innovatie gestimuleerd wordt
Een innovatieve cultuur is een cultuur waarin medewerkers zich vrij voelen om te experimenten met nieuwe (digitale) technieken en vraagstukken. Voor veel gemeenten is het stimuleren van innovatie nog niet een van de kernwaarden, ondanks dat het kan helpen bij het spotten van digitale trends in de omgeving van de gemeente.
3
Zie het totaalpakket aan services verleend aan burgers en organisaties als een portfolio van verschillende diensten
Zodra gemeenten hun dienstverlening zien als een portfolio van verschillende diensten, kunnen medewerkers op afdelingsniveau meer verantwoordelijkheid krijgen en besluiten nemen over de strategie voor hun betreffende onderdeel van het portfolio. Dit helpt gemeenten om op afdelingsniveau hun diensten te verbeteren en voor hun diensten te kijken waar vraag is naar digitale oplossingen.
4
Participeer in/initieer digitale platforms
In de huidige samenleving zijn de meeste burgers online op zoek naar oplossingen voor problemen. Gemeenten kunnen hierop inspelen door burgers maar ook organisaties met elkaar in contact te brengen door middel van digitale platforms. Op deze manier verandert de rol van de gemeente in een faciliterende rol, waarin vraag en aanbod rondom zowel commerciële als maatschappelijke vraagstukken binnen de gemeente gemakkelijk kunnen worden samengebracht.
5
Participeer in/initiateer digitale ecosystemen
Waar steeds meer burgers online antwoorden proberen te vinden voor hun vragen, zijn er ook steeds meer organisaties online actief waarmee kan worden samengewerkt. Gemeenten moeten zich meer bewust zijn dat veel digitale vraagstukken de virtuele grens van de gemeente overschrijden en dat ze met andere gemeenten of gespecialiseerde organisaties de samenwerking moeten opzoeken.
Deze bijdrage komt uit IP #5/2021. Het hele nummer kun je hier lezen.