Door: Sjors de Valk
Welke erfgoedinstelling vindt zich een IT-organisatie? Heeft agile in de vingers? Ziet het belang van digitale transformatie? Is een challenger of zelfs disruptor? Meet zich met Netflix, Uber of Spotify?
Ik ken er geen. En dat is verontrustend. Want IT is een drijfveer van verandering, een stuwende, voortdurende kracht die grote invloed heeft op de maatschappij. Daar hoort erfgoed onlosmakelijk bij.
Toch worstelen erfgoedinstellingen ermee. Drie knelpunten uit mijn erfgoedpraktijk.
Kennis en regie ontbreken, zowel bij managers als medewerkers. Er wordt veel gepraat over IT – héél veel gepraat. Helaas vaak in abstracties, zonder concrete doelen en acties. Leveranciers van IT-oplossingen vullen die leemten aan, doorgaans uit nood en met goede bedoelingen. Maar hierdoor vaart een instelling geen eigen koers. If you don’t know where you’re going, any road will take you there.
IT-projecten gaan stroef. Ze zijn omvangrijk en onhaalbaar en even ingrijpend als ongrijpbaar. De urgentie mist. Weken, zelfs maanden verstrijken zonder meetbare voortgang en resultaten. Deadlines? Symbolisch en elastisch. En output triomfeert over outcome.
Bestaande IT-producten zitten klem. Klem in de status quo. Enerzijds vergen ze beheer en onderhoud en dus mensen en middelen die niet voor vernieuwing en innovatie ingezet kunnen worden. Anderzijds zijn ze verweesd. Dat verouderde collectiebeheersysteem voldoet niet meer aan hedendaagse IT-standaarden. En dat webplatform van drie jaar geleden is nu antiek: gebruikers verwachten een moderne user experience à la Airbnb of Instagram. Niet omdat het uitmuntend is, maar de norm.
De gevolgen van deze knelpunten zijn groot. Zonder goede IT komt een erfgoedinstelling niet vooruit. Zonder goede IT hapert dienstverlening en zijn die fantastische schatten in collecties onvindbaar en onbruikbaar voor gebruikers. Zonder goede IT neemt de maatschappelijke waarde van erfgoed af, zeker in een digitaliserende samenleving waar digital natives maatgevend worden.
Erfgoedinstelling, het kan anders. Het moet anders. Hoe?
Denk in IT-producten, niet in IT-projecten. Een project gaat voor kortetermijnprofijt, voor grote-stappen-snel-thuis. Een product, daarentegen, gaat voor z’n gebruikers. Voor stabiliteit en duurzaamheid. Voor structurele aandacht en stapsgewijze verbetering. Een product heeft een eigenaar. Géén projectmanager die tijdelijk toeslaat, maar iemand met skin in the game – iemand die verantwoordelijk is en blijft voor het product.
Betrek mensen met sturingskracht. Mensen met verstand van IT op strategisch en tactisch niveau, of ze nu CIO, CTO, architect, informatiemanager of anders heten. IT is complex en nooit af. Dat vereist toewijding van experts, zowel bij een grote als een kleine erfgoedinstelling.
Bovenal: leer van IT te houden. Omarm het – met hart en ziel (en een dosis nerdiness). Denk als een IT-organisatie. Doe als een IT-organisatie. Je bent een IT-organisatie. Level up!
Sjors de Valk is zelfstandig informatieanalist en betrokken bij diverse IT-initiatieven in de erfgoedsector.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 7 / 2017. Het gehele nummer kun je hier lezen.