Op basis van de door Erwin la Roi gesignaleerde werktrends (zie vorige pagina) formuleerde de IP-redactie zeven vragen. Deze werden voorgelegd aan onder anderen de voorzitters van de vakverenigingen in het brede informatiedomein. Niall MacKellar verwerkte een selectie van alle antwoorden in een infographic.
Klaas Brongers
voorzitter Ngi-NGN (Nederlandse beroepsvereniging van en voor ICTprofessionals en -managers) en partner bij het Bureau voor Management en ICT (BvMI)
Josje Calff
directeur Universiteitsbibliotheek van de Vrije Universiteit Amsterdam
Johan den Heijer
voorzitter NVBA (Netwerk voor Bedrijfsmatig Archiveren) en Information Professional bij URENCO Nederland B.V.
Chantal Keijsper
voorzitter BRAIN (Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland) en directeur van Het Utrechts Archief
Mireille Kok
transitiemanager bij Koninklijke Bibliotheek
Hannie Kool
voorzitter van KVAN (Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland) en directeur van het Zeeuws Archief
Michel Wesseling
voorzitter KNVI (Koninklijke Nederlandse Vereniging van Informatieprofessionals) en Institute Director bij ISS
Gert Zwagerman
voorzitter SOD (vakvereniging voor documentaire Informatievoorziening en administratieve organisatie) en teamleider Informatiebeheer Cluster Ruimte en Economie bij Gemeente Amsterdam
Vraag 1: Over welke competenties moet je nu beschikken om in het brede informatieveld te kunnen werken?
Michel Wesseling: In ieder geval moet je beschikken over de competenties die de lifeline vormen van leven en werken in de 21e eeuw: a) flexibel, b) leergierig en c) nieuwsgierig. Maar de informatieprofessional dient daarnaast vooral d) klant- en resultaatgericht te zijn; twee competenties uit de oude doos. Immers: het gaat erom op het juiste moment de juiste informatie voor deze gebruiker aan te bieden.
Johan den Heijer: Je moet je a) een proactieve houding hebben, b) kunnen anticiperen op complexe situaties, c) verbindingen kunnen maken in de organisatie, d) luisteren, e) samenvatten, f) doorvragen, g) overtuigen, h) gericht zijn op het neerzetten van resultaten en beschikken over bestuurlijk gevoel en organisatiesensitiviteit.
Gert Zwagerman: Om in het brede informatieveld te kunnen werken, moet je erg a) nieuwsgierig zijn, b) de taal van de ‘business’ kunnen spreken, c) omgevingsbewust zijn, d) out-of-the-box kunnen denken en e) belangen kunnen verbinden in oplossingen. Daarvoor is het zeker ook nodig om f) specifieke wet- en regelgeving goed te kennen en op de hoogte te blijven van g) actuele ontwikkelingen op dat gebied.
Mireille Kok: a) Specialistische kennis gecombineerd met kennis van de business, b) resultaatgericht, c) samenwerken vraagt om het vinden van een balans tussen d) het hebben van focus, werken vanuit een vakgebied, en e) oog hebben voor ‘wederzijdse afhankelijkheden’, f) weten wanneer samenwerken relevant/nodig is.
Hannie Kool: De samenleving verandert, en het vak van informatiespecialist dus ook. Men dient meer dan voorheen dicht op a) de administratie van de overheden te zitten, b) betrokken te zijn en c) een archiefinspectie uit te voeren die gericht is op verbetering. Daar horen contactuele competenties bij, maar vooral ook d) de bereidheid om permanent te leren en te ontwikkelen.
Vraag 2: Kun je die competenties in het onderwijs en/of on the job leren?
Klaas Brongers: Met het eCompetence Framework (eCF; www.ecompetences.eu) als houvast kun je zowel in het onderwijs als tijdens je werk gericht aan de ontwikkeling van de benodigde competenties werken. Het eCF is een competentieraamwerk voor professionals die werkzaam zijn in een functie waar IT-vaardigheden (e-competenties) dominant zijn.
Josje Calff: Competenties ‘leer’ je niet primair door onderwijs, daarom ligt een opleiding tot informatiespecialist steeds minder voor de hand. Bovendien gaat het om zoveel en zo sterk uiteenlopende vaardigheden dat er niet één opleiding tot informatieprofessional kan zijn. On the job leren zal steeds meer de standaard worden.
Hannie Kool: Deze nieuwe kennis en competentie kun je je zeker in het vak eigen maken, maar zeer zeker zullen ook de opleidingen meer gericht moeten worden op het informatiebeheer in het brede perspectief. Goed beslagen ten ijs komen geeft rust en kracht binnen de organisatie.
Mireille Kok: Competenties leer je op allerlei manieren. In combinatie met de ontwikkeling van echte vakkennis, ondergebracht in multidisciplinaire vormen van onderwijs.
Chantal Keijsper: Door de snelle veranderingen in het informatieveld leer je deze competenties vooral buiten de job. Door uit je zone te treden, en in alternatieve leeromgevingen waar ruimte voor experimenteren is.
Vraag 3: Is er sprake van instroom in het brede informatieveld vanuit andere sectoren? Zo ja, wordt dat meer of minder?
Klaas Brongers: Vanwege een verwacht tekort aan informatieprofessionals wordt gewerkt aan zij-instroom. Er zal een tekort ontstaan en de aantrekkelijkheid van het vakgebied zal gaan toenemen.
Josje Calff: Dat wordt mijns inziens steeds meer de gangbare route: vanuit alle denkbare vakgebieden.
Johan den Heijer: Instroom vanuit andere sectoren is er zeker. Informatievoorziening, functioneel beheer, informatiearchitectuur en archivering worden steeds meer met elkaar verweven. Dit betekent dat steeds meer diverse achtergronden in het werkveld instromen.
Gert Zwagerman: Ik zie niet echt een toe- of afnemende instroom van buiten dit domein. Wel zie ik dat allerlei kennisdisciplines uit het brede informatieveld zich in toenemende mate op elkaars domeinen bevinden en langzamerhand elkaars taal beginnen te spreken en begrijpen.
Hannie Kool: Men ziet steeds meer een bredere instroom in het informatieveld ontstaan. Was vanouds de instroom groot vanuit de traditionele cultuur-historische hoek, tegenwoordig komt er steeds meer instroom vanuit de IT-kant en ook vanuit een bredere informatiewereld, zoals de documentmanagementwereld vanuit de overheden. Informatie wordt een lifetime aangelegenheid.
Vraag 4: Hoe kan een informatiespecialist van de oude stempel de waarde van zijn werk laten zien?
Klaas Brongers: Maak voor jezelf en anderen met behulp van een eCF-assessment inzichtelijk wat de mate van je professionaliteit is. Zorg dat je in staat bent om de waarde van je werk te relateren aan de actuele trends. Blijf bij door a) trainingen te volgen, b) seminars te bezoeken en c) met vakgenoten en professionals uit andere sectoren in gesprek te treden.
Josje Calff: Misschien kan dat helemaal niet? Of dat mogelijk is hangt af van in hoeverre hij/zij zich kan aanpassen aan de nieuwe noodzakelijke competenties.
Michel Wesseling: Dat is een moeilijke vraag. Niet omdat er geen waarde is: regelmatig lezen we in de krant het belang van a) goed georganiseerde archieven en bibliotheken. Maar ‘das war einmal’ en we moeten nu verder. Ook deze informatieprofessional zal zich b) flexibel, c) nieuws- en d) leergierig moeten opstellen, anders wordt hij/zij zelf een archiefstuk.
Hannie Kool: De waarde van het werk van een informatiespecialist wordt nog steeds breed gevoeld, zeker in geval van a) een crisis. Of het nu b) een archiefonderwerp is dat gevonden moet worden, of c) een bonnetje in een modern digitaal systeem, de waarde is gelijk. Bij het een zit er meer d) persaandacht aan dan bij het andere onderwerp, maar in wezen is dat alleen een kwestie van schaal.
Mireille Kok: Basisvaardigheden in het werk van de informatiespecialist zijn a) analytisch en b) structurerend vermogen. Een c) resultaatgerichte benadering van het werk draagt bij aan het laten zien van de waarde van het werk.
Vraag 5: Is het takenpakket van de informatieprofessional verschoven naar de eindgebruiker?
Josje Calff: De a) eindgebruiker kan veel zelf waar vroeger een informatieprofessional voor nodig was, maar tegelijk verbreedt b) het takenpakket van de informatieprofessional zich sterk zodat het alleen maar méér omvat dan vroeger.
Michel Wesseling: Is iemand die een lekkere appeltaart kan bakken een banketbakker? De informatieprofessional beschikt – net als de banketbakker – over een veel uitgebreider scenario van middelen, informatie, kennis dan de eindgebruiker, die vaak maar één omgeving kent: die van de huidige werkgever.
Chantal Keijsper: Het takenpakket van de informatieprofessional wordt steeds meer geïntegreerd in de hele keten van informatie, van creatie tot en met gebruik, waarbij de rol van de informatieprofessional steeds meer verschuift naar de voorkant van het proces.
Johan den Heijer: Gedeeltelijk. De verantwoordelijkheid voor archivering en het beheer van informatie zijn verschoven naar de proceseigenaar. Dit laat onverlet dat de verantwoordelijkheid blijft om te zorgen dat de informatiehuishouding op effectieve en efficiënte wijze wordt in gericht om organisatiebelangen te borgen. De organisatie moet ‘in control’ zijn. In de praktijk betekent dit dat de rol van het beheer van informatie volledig verschuift naar een nieuwe invulling: van een uitvoerende en beherende rol naar een beleidsvormende, sturende rol. Met dezelfde kern: het borgen van de archivistische kernwaarde, kwaliteitsverbetering en risicomanagement.
Gert Zwagerman: a) Eindgebruikers maken steeds vaker zelf gebruik van informatiesystemen die vroeger door informatieprofessionals bediend werden. Maar dat gebruik heeft een keerzijde. Een eindgebruiker heeft doorgaans wel belang bij b) het snel kunnen vinden van zijn informatie, maar juist niet bij c) de beheerhandelingen die vaak nodig zijn om dit mogelijk te maken.
Vraag 6: Heeft een informatieprofessional een regisseursrol als het gaat om het verbinden van zowel de ict’er als de eindgebruiker?
Michel Wesseling: Een goede informatieprofessional is een verbindingsofficier, de regisseur. Dat kan tussen eindgebruiker en ICT’er zijn, bijvoorbeeld in de rol van functioneel beheerder van een informatieomgeving. Maar veel meer verbindt de informatieprofessional de eindgebruiker en de informatie (de content) met elkaar.
Chantal Keijsper: In de integrale informatiewaardeketen vervult de informatieprofessional een verbindende rol tussen ICT en eindgebruiker (en bijvoorbeeld ook producent). Op dit moment gebeurt dit vaak vanuit een regisseursrol, maar in de nieuwe netwerksamenleving ligt een meer gezamenlijke regie voor de hand.
Gert Zwagerman: Om te beginnen: een ICT’er is ook een informatieprofessional. Het is wel zo dat er een groot gat bestaat tussen de belevingswereld en het taalgebruik van de ICT’er en dat van de eindgebruiker. Die verstaan elkaar slecht, er is zeker een ‘schakel’ tussen die werelden nodig. Hoe die functie in de ‘informatievoorzieningswereld’ heet en wie dat doet is minder relevant.
Hannie Kool: Het voordeel van de informatiespecialist is wel dat hij in beide werelden leeft en beide werelden in zich heeft. Het zou niet zo moeten zijn dat het alleen van hem afhangt of die verbonden worden, het zou een langzame integratie van beide werelden in één takenveld moeten worden. Dat het op dit moment nog niet (overal) zover is, is ook een feit.
Mireille Kok: Het belang van de regierol is duidelijk toegenomen, waarbij het vooral gaat om een sterk samenspel tussen de verschillende rollen/functies op het gebied van informatiemanagement.
Vraag 7: Is vanuit die middenpositie de toegevoegde waarde van een informatie professional makkelijker of lastiger uit te leggen?
Klaas Brongers: Als informatieprofessional moet je hoe dan ook je toegevoegde waarde uit kunnen leggen. Dat lukt het best als je in samenwerking met anderen zichtbare resultaten weet te realiseren waar een organisatie wat aan heeft.
Michel Wesseling: Cut out the middle man was het adagium van de afgelopen decennia. De uitdaging voor iedere middle man is om keer op keer aan te tonen welke waarde hij of zij aan de waardeketen toevoegt. Dat betekent dus niet aannemen dat de klant het wel begrijpt, maar aantonen en navragen.
Chantal Keijsper: Het zal steeds meer gaan om het gezamenlijke verhaal van de partners in de integrale informatiewaardeketen; dat is de toegevoegde waarde voor de samenleving. Het is daarbij belangrijk dat de partners dit verhaal vanuit hun gezamenlijkheid kunnen vertellen en daarbij hun eigen rol kunnen uit- of toelichten.
Johan den Heijer: In eerste instantie is het lastiger, omdat het werk nu gedaan moet gaan worden door eindgebruikers en deze over het algemeen niet direct nut en noodzaak inzien van wat de informatieprofessional op de achtergrond doet. Is het systeem eenmaal goed ingericht en worden de voordelen duidelijk – a) gemak, b) vindbaarheid, c) duurzaamheid, d) betrouwbaarheid – dan zal de toegevoegde waarde geen uitleg meer nodig hebben.
Gert Zwagerman: Die positie is heel goed uit te leggen. Ik zie wel dat dat vanuit het perspectief van de eindgebruiker lastiger is, omdat die alle rollen en kennisdisciplines vaak als één geheel ziet: de pc werkt niet, of de applicatie functioneert niet goed, en ‘de’ afdeling ICT, of IV, of hoe ze mag heten, moet het maar oplossen. Het is van groot belang dat die rolverdeling duidelijk is en daar kan de informatieprofessional uit die middenpositie een uitstekende rol in vervullen.
Productie: Niall MacKellar, Ronald de Nijs en Matthijs van Otegem.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 6 / 2016. Het gehele nummer kun je hier lezen.