Door Marcel Ras
Het duurzaam toegankelijk houden van digitale collecties vraagt veel van erfgoedinstellingen. Op 25 maart komen drie tools beschikbaar die een helpende hand kunnen bieden: de Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid, de Wegwijzer Voorkeursformaten en de Wegwijzer Certificering. Ontwikkeld binnen het NDE, beheerd door respectievelijk de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, elf samenwerkende Regionale Historische Centra en DANS. Drie projectleiders vertellen.
Wat: Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid (wegwijzerduurzaamheidsbeleid.nl)
Beheerder: Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE)
Projectleider: Mara Kamerling (data-adviseur RCE)
Wat is de Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid in het kort?
‘De wegwijzer biedt erfgoedinstellingen handvatten bij het opstellen van beleid om hun digitale collecties duurzaam toegankelijk te maken. Je bouwt als erfgoedinstelling je beleid stap voor stap op, passend bij de inrichting van je organisatie en de digitale informatie die je in beheer hebt. Het is een uitkomst voor erfgoedinstellingen die tijd noch kennis hebben om de risico’s op informatieverlies in te calculeren.’
Voor wie is deze wegwijzer bedoeld?
‘Dat zijn alle erfgoedinstellingen die hun digitale collecties toegankelijk willen houden. Omdat sommige onderwerpen specialistische kennis vereisen, is ook aangegeven welke persoon in de organisatie het beste betrokken kan zijn bij het formuleren van de beleidsuitwerking. Verder komen de competenties aan bod waarover hij of zij moet beschikken.’
Wat kun je ermee?
‘De wegwijzer ondersteunt bij het formuleren van een visie en bij het in detail uitwerken van tien aandachtsgebieden. Voor het gebruik maakt het niet uit hoever een organisatie is in het opstellen van haar duurzaamheidsbeleid. De wegwijzer biedt namelijk de mogelijkheid om een selectie te maken van de onderwerpen die voor een organisatie relevant of haalbaar zijn. Deze selectie kan worden aangevuld en aangepast al naar gelang de wensen en mogelijkheden van de erfgoedinstelling. Zo kunnen organisaties in een eigen tempo hun selecties uitbouwen tot een volledig beleid.’
Hoe kan de wegwijzer helpen bij het opstellen van duurzaamheidsbeleid?
‘Door de missie en visie van een erfgoedinstelling om te zetten naar beleid-op-maat. De voorbereiding van dit beleid is opgedeeld in verschillende onderdelen, zoals het opstellen van definities, het helder krijgen van doelen en het genereren van betrokkenheid binnen de organisatie.’
Waarom gaat jouw instelling deze wegwijzer beheren?
‘De RCE wil het belang van duurzame toegankelijkheid van informatie en het beleid daarop uitdragen. Omdat we veel contact hebben met erfgoedspecialisten in het algemeen en met kleine erfgoedinstellingen in het bijzonder, hopen we de gebruikers van de wegwijzer goed te kunnen adviseren.’
Hoe helpt deze wegwijzer een erfgoedinstelling verder?
‘Nadat je beleid geformuleerd hebt, kun je heel concreet aan de slag met een van de tien aandachtspunten. Zo kun je starten met het aandachtsgebied metadata, dat overzichtelijk is ingedeeld in originele, beschrijvende, preserverings- en structurele metadata. Vervolgens zijn er discussievragen die je jezelf kunt stellen, zijn er voorbeelden van hoe andere instellingen deze vraagstukken hebben opgepakt en komen risico’s en definities aan bod.’
Wat: Wegwijzer Voorkeursformaten (wegwijzervoorkeursformaten.nl)
Beheerder: elf samenwerkende Regionale Historische Centra (RHC’s)
Projectleider: Hans Laagland (opdrachtregisseur Duurzame toegankelijkheid fysieke en digitale informatieobjecten Tresoar)
Wat is de Wegwijzer Voorkeursformaten in het kort?
‘Het is een hulpmiddel voor het maken van beleid voor voorkeursformaten, met een overzicht van bestandsformaten, en de wijze waarop andere instellingen daarmee omgaan. Het maken van beleid voor voorkeursformaten is geen kwestie van one size fits all. Dit is afhankelijk van het type collecties dat je beheert, met welk doel je dit doet en de doelgroep voor wie je dit doet.’
Voor wie is deze wegwijzer bedoeld?
‘Voor instellingen die digitale informatieobjecten voor langere termijn beschikbaar willen maken. Vaak beschikt zo’n instelling al over een digital repository of e-depot. De wegwijzer wil daarnaast producenten/depotgevers informeren over voorkeursformaten. Zo vergroot een digitaal archief de kans dat het ingestroomde digitale objecten duurzaam toegankelijk kan houden.’
Wat kun je ermee?
‘Via een interactief stappenplan kun je bestandsformaten onderzoeken en nagaan in hoeverre je als instelling dit bestandsformaat omarmt als voorkeursformaat. In andere woorden: of je als instelling garanties wilt of kunt afgeven voor het duurzaam bewaren van dat formaat.’
Hoe kan deze wegwijzer helpen bij het opstellen van beleid voor voorkeursformaten van je digitale archief?
‘Dit doet de wegwijzer via drie onderdelen: 1) met het interactieve stappenplan koppel je het belang van je instelling aan de houdbaarheid van een bestandsformaat, 2) in het register doe je onderzoek naar bestandsformaten, en 3) via de instellingspagina verzamel je je eigen beleid en ontdek je het beleid van andere instellingen. Deze drie onderdelen zijn met elkaar verbonden; uitkomsten van het stappenplan vind je terug op de instellingspagina en bij het betreffende bestandsformaat in het register.’
Waarom gaan elf RHC’s de wegwijzer beheren?
‘Door samen te werken worden kennis en expertise van de regionale historische centra in Nederland gebundeld en gedeeld met het erfgoedveld. Kennis uit andere sectoren levert dan weer inzichten op die van nut zijn voor de archiefsector.’
Hoe helpt deze wegwijzer een erfgoedinstelling verder?
‘Samen met de lancering van de wegwijzer start er een Expertisegroep Voorkeursformaten, een overleg van deskundigen op dit terrein. Het doel hiervan is om samenwerking en deskundigheid te bevorderen. Bovendien zorgt de Expertisegroep voor het inhoudelijke beheer van de wegwijzer. Zo creëert ze bewustwording bij de erfgoedinstellingen om met dit onderwerp aan de slag te gaan. De beheerder van de Wegwijzer coördineert de expertisegroep.’
Wat: Wegwijzer Certificering (wegwijzercertificering.nl)
Beheerder: Data Archiving and Networked Services (DANS)
Projectleider: Ilona von Stein (projectleider DANS)
Wat is de Wegwijzer Certificering in het kort?
‘Deze wegwijzer helpt erfgoedinstellingen die aan de slag gaan met certificering van digitale archieven door te ondersteunen bij het opzetten en uitvoeren van een certificeringstraject. Zo bevat de wegwijzer zowel een plan van aanpak als een overzicht van beschikbare hulpmiddelen en biedt hij praktische ondersteuning in de vorm van voorbeelden, tips en vertalingen.’
Voor wie is deze wegwijzer bedoeld?
‘De wegwijzer richt zich op erfgoedinstellingen in diverse fases van het certificeringstraject. Waar startende instellingen handvatten krijgen voor het opzetten van het traject, worden andere juist ondersteund bij de uitvoering ervan. Aan de hand van de wegwijzer kunnen ze hun werkzaamheden op het gebied van digitale duurzaamheid professionaliseren en door middel van certificering het bewijs van betrouwbaarheid leveren.’
Wat kun je ermee?
‘Met de wegwijzer word je als erfgoedinstelling bij alle aspecten van het certificeringstraject ondersteund. De focus ligt hierbij op CoreTrustSeal-certificering, wereldwijd de meest gebruikte standaard voor betrouwbare digitale archieven.’
Hoe kan deze wegwijzer helpen bij het certificeren van je digitale archief?
‘De wegwijzer biedt een plan van aanpak voor het plannen en doorlopen van het certificeringstraject en geeft instellingen daarbij de mogelijkheid om met een bredere blik en met wat afstand naar certificering te kijken zonder direct in de CoreTrustSeal Requirements te hoeven duiken.’
Waarom gaat jouw instelling de wegwijzer beheren?
‘Als nationaal expertisecentrum en repository voor onderzoeksdata helpt DANS onderzoekers om hun data beschikbaar te maken voor hergebruik. De FAIR-principes zijn hierbij van belang: data moeten Findable, Accessible, Interoperable en Reusable zijn. DANS is dan ook nauw betrokken bij de ontwikkeling van wereldwijde standaarden voor certificering van digitale archieven. De expertise die wij opdoen binnen nationale en internationale samenwerkingsverbanden delen we graag.’
Hoe helpt deze wegwijzer een erfgoedinstelling verder?
‘Met de wegwijzer delen we informatie die instellingen graag voorafgaand aan het certificeringstraject hadden willen weten. Dat doen we onder andere met best practices van Nederlandse instellingen. De wegwijzer verwijst ook naar de CoreTrustSeal-website waar je de goedgekeurde CoreTrustSeal-aanvragen vindt. Deze informatie dient ter inspiratie voor vergelijkbare instellingen wereldwijd.’
De drie wegwijzers kwamen tot stand dankzij samenwerking binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) door DANS, RCE, de RHC’s, Regionaal Archief Zutphen, Nationaal Archief, IISG, Koninklijke Bibliotheek, Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid, EYE Filmmuseum, Stadsarchief Amsterdam, Universiteit Leiden en Tresoar. Op 25 maart, van 11 tot 16 uur, kun je online aanhaken bij de officiële lancering van de wegwijzers met een vragenuur en aansluitend drie workshops. Meer hierover vind je op netwerkdigitaalerfgoed.nl.
Wat is certificering?
Archieven, musea en bibliotheken beheren steeds meer digitale informatie en vervullen daarmee de rol van digitaal archief. Subsidiegevers en financiers, maar ook dataproducenten en gebruikers moeten erop kunnen vertrouwen dat deze beheerders de digitale collecties voor de lange termijn veiligstellen en toegankelijk houden. Met een certificering van hun digitaal archief maken zij inzichtelijk dat de duurzaamheid en betrouwbaarheid van hun archief gewaarborgd is.
Marcel Ras is domeinmanager Digitaal Erfgoed Houdbaar bij het Netwerk Digitaal Erfgoed.
Deze bijdrage komt uit IP #2/2021. Het hele nummer kun je hier lezen.