Archieven laten steeds vaker het digitaal erfgoed ontsluiten door de crowd. Marc Holtman, projectleider digitalisering Stadsarchief Amsterdam, en Carel Berenschot, erfgoedcoördinator bij Ajax, vertellen over hun ervaringen met twee ‘VeleHanden’- projecten: Amsterdamse monumenten en Vele Ajacieden. ‘De crowd haalt een productie die we intern niet kunnen evenaren.’
Door: Ronald de Nijs
Amsterdamse monumenten
‘Het Stadsarchief Amsterdam heeft inmiddels veel ervaring opgedaan met crowdsourcingprojecten,’ vertelt projectleider digitalisering Marc Holtman. De projecten verlopen veelal via VeleHanden.nl, een door digitaliseringsbedrijf Picturae – in samenwerking met het Stadsarchief Amsterdam – ontwikkelde crowdsourcingwebsite voor de erfgoedsector. Op deze site kan een erfgoedinstelling een project ter ontsluiting aanbieden aan het grote publiek. Ook het meest recente crowdsourcingproject van het Stadsarchief Amsterdam, Amsterdamse monumenten, verloopt via dit platform.
Puzzelwerk
‘Tot nu toe hebben we vooral registerachtige zaken via VeleHanden laten indexeren. Dat komt neer op het overtikken van een register of andere informatie,’ legt Holtman uit. ‘Het VeleHanden-project Amsterdamse monumenten, in september 2014 van start gegaan, is echter heel anders qua werkzaamheden. Deelnemers wordt gevraagd de foto’s van de negatievencollectie van bureau Monumenten en Archeologie (bMA) te beschrijven. bMA heeft deze collectie aangelegd in de periode 1950-1990 en vorig jaar aan ons overgedragen; het grootste deel van het materiaal is gemaakt door fotografen die het bureau in dienst had. Het betreft niet alleen straatbeelden en gevelfotografie, maar ook heel technische zaken zoals foto’s van balken en steunpilaren. Om bijvoorbeeld de locatie van de foto te kunnen benoemen, moet je echt van puzzelen houden. Bovendien komt het goed van pas als je de stad goed kent en visueel bent ingesteld,’ aldus Holtman.
Omdat het werk anders is dan voorgaande projecten, heeft het Stadsarchief Amsterdam bewust geworven bij verenigingen op het vlak van erfgoed en architectuur. ‘Driekwart van de circa driehonderd deelnemers aan Amsterdamse monumenten heeft niet eerder aan onze crowdsourcingprojecten meegewerkt. Maar verder passen de deelnemers wel zo’n beetje in de traditionele crowdsourcedoelgroep voor dit soort projecten: echt geïnteresseerden in Amsterdam, die ook in de stad wonen. Verder betreft het voornamelijk mannen, die veelal de vijftig zijn gepasseerd.’
En nog zo’n standaard gegeven: bij dit project zijn circa honderd deelnemers ook daadwerkelijk actief. ‘Drie daarvan kun je beschouwen als de daadwerkelijk projecttrekkers. Ze verzorgen ook controlewerkzaamheden, beantwoorden vragen van anderen et cetera,’ zegt Holtman.
Hoge kwaliteit
‘Ik ben al jaren projectleider bij de Beeldbank van het Stadsarchief Amsterdam. Als ik het werk van de crowd afzet tegen ons eigen werk, dan doet dat er niet voor onder. Het niveau ligt over het algemeen bijzonder hoog,’ zegt Holtman.
‘We zetten daartoe wel een aantal middelen in. Registers worden bijvoorbeeld twee keer ingevoerd, waarna de eerste en de tweede invoer automatisch met elkaar worden vergeleken. Als het hetzelfde is, dan is het goed ingevoerd; zijn er afwijkingen dan kun je die markeren en vergelijken met het origineel. Daarnaast is er nog een derde persoon die alles nog een keer controleert.’
Bij het lokaliseren van de beelden bij Amsterdamse monumenten is de ingevoerde informatie wat moeilijker na te gaan. ‘Een medewerker voert de gegevens in, dan komt de controleur en die voegt indien nodig iets toe, wijzigt iets of zegt dat het is goed. We hebben bij dit project twee soorten gebruikers: mensen konden zich inschrijven als deelnemer of als controleur. Bij de laatste groep zitten, zeg maar, de fanatiekelingen. Die scheiding van taken werkt in de praktijk heel goed.’
Crowdmanagement
‘We besteden veel tijd aan crowdmanagement. We moeten er veel energie in steken om de crowd te managen, om goed te luisteren naar hun behoeften,’ aldus Holtman. ‘Op het moment dat er vanuit de crowd bijvoorbeeld een vraag binnenkomt, proberen we die snel te beantwoorden; overigens is er speciaal voor dit project ook een forum op VeleHanden.nl.’ De vragen steken op verschillende niveaus in: functionele vragen zoals: waar is knop X op de site voor? Of inhoudelijke: volgens mij is op de foto dit te zien, maar ik weet het niet zeker.
Holtman: ‘Zoals bij veel van dit soort projecten zie je dat de mensen elkaar helpen. Bij Amsterdamse monumenten nemen drie fanatieke en heel kritische vrijwilligers een deel van dat werk van ons over. Dus het crowdmanagement wordt voor een deel door de crowd zelf gedaan. En als wij het zelf ook niet weten, dan verleggen we de discussie over een foto naar onze Facebookomgeving.’
Beloning
Evenals bij de andere crowdsourcingprojecten kunnen de deelnemers met de invoer van gegevens punten ‘verdienen’. Die punten kunnen ze gebruiken om scans uit de Archiefbank aan te schaffen. Specifiek voor het project Amsterdamse monumenten is het ook mogelijk om hoge kwaliteit fotoprints te bestellen. Holtman: ‘We merken dat de mensen het bij dit project minder voor de punten doen en veel meer voor het spel zelf. Het is ook best verslavend: je hebt grove metadata waar je als deelnemer iets mee kan, en vervolgens ga je aan de slag met Google Maps, met beelden van het Stadsarchief Amsterdam en gegevens uit andere (foto)bronnen.’
Verder organiseert het Stadsarchief Amsterdam activiteiten voor de vrijwilligers die aan VeleHanden-projecten meewerken. ‘Denk bijvoorbeeld aan evenementen en rondleidingen door het gebouw en door de stad. Ook al zijn de groepen soms heel klein, we merken dat er behoefte aan is. We doen het met alle plezier en creëren zo nog meer betrokkenheid.’
Resultaten snel live
De deelnemers aan VeleHanden willen graag zien wat het resultaat van hun werk is. ‘De productie die vandaag is goedgekeurd, is de volgende dag al online in de Beeldbank van het Stadsarchief Amsterdam te zien. We hebben dat bij Amsterdamse monumenten geheel geautomatiseerd. Het is ook praktisch: op het moment dat mensen voor VeleHanden onderzoek doen, kunnen ze meteen gebruik maken van de aanvullingen in de Beeldbank.’
Vast onderdeel
‘Het crowdsourcen is inmiddels een vast onderdeel geworden van wat we doen. Het werkt zo goed dat we ons bij digitaliseringsprojecten voor een groot deel heel gericht laten leiden door bronnen waar vanuit de gebruiker vraag naar is én die geschikt zijn om aan te bieden aan de crowd. Het is niet zozeer voor het wegwerken van achterstanden,’ zegt Holtman. ‘Ook al zijn de groepjes die aan de VeleHanden-projecten werken soms heel klein, ze halen een productie die we intern gewoon niet kunnen evenaren. Dat heeft crowdsourcing ons inmiddels wel geleerd.’
Vele Ajacieden
In tegenstelling tot andere VeleHanden-projecten is Vele Ajacieden niet openbaar toegankelijk; niet iedereen kan zich zomaar aanmelden om foto’s uit het Ajax-archief te beschrijven. ‘We hebben de deelnemers gerecruteerd uit leden van de Supportersvereniging Ajax,’ zegt erfgoedcoördinator Carel Berenschot. ‘We vreesden dat supporters van andere voetbalclubs misschien wel flauw commentaar – en dus onbruikbare informatie – bij de foto’s zouden zetten. Achteraf beseften we dat onze controleur snel genoeg kan zien of er een “saboteur” aan het werk zou zijn geweest. Het kan dus zijn dat we in de toekomst ook niet-leden toelaten.’
Materiaal ligt er in elk geval genoeg. De deelnemers aan Vele Ajacieden, door Berenschot ‘taggers’ genoemd, hebben inmiddels zo’n 40.000 foto’s beschreven. Er zijn er nog zo’n 60.000 te gaan, waarvan er nog zo’n 20.000 eerst door Picturea gedigitaliseerd moeten worden. ‘Daarnaast hebben we nog het archief van huisfotograaf Louis van de Vuurst, die sinds eind jaren tachtig al zo’n 1,5 miljoen foto’s heeft gemaakt. Het beeldmateriaal, dat door hemzelf is gedigitaliseerd, hoeft “alleen” nog beschreven te worden. Een gigantische klus – en mogelijk ook een VeleHanden-project.’
‘Bij het inschakelen van de crowd hebben we ons vooral door praktische overwegingen laten leiden. Picturea bood ons toegang tot het platform VeleHanden zodat de foto’s konden worden getagd én we konden putten uit het grote ledenbestand van de Supportersvereniging Ajax,’ aldus Berenschot.
Inhaalslag
Berenschot wil maar zeggen: Ajax is bezig met een inhaalslag. De aanleiding was de sluiting in 2013 van de verliesgevende Ajax Experience aan het Rembrandtplein in Amsterdam. Het historische materiaal dat twee jaar lang dit aan Ajax gewijde museum had gesierd, keerde in dozen terug naar de erfgoedruimte in de Arena in Amsterdam Zuidoost. ‘In diezelfde periode overleed Ajax-archivaris Wim Schoevaart. Toen heeft het bestuur van de Vereniging Ajax gedacht: we moeten ons erfgoed beter gaan beheren dan we dat tot dusver hebben gedaan,’ zegt Berenschot. ‘Daarvoor ben ik als erfgoedcoördinator aangetreden.’
De fysieke erfgoedcollectie, variërend van de oprichtingsbrieven uit 1900, de vele wereldbekers tot dozen vol clubcadeaus, wordt met de hulp van stagiairs en een tijdelijke medewerker geïnventariseerd en beschreven in Adlib. Ook is een voorzichtige start gemaakt met een project ‘oral history’: oud-verenigingsleden en oud-spelers van Ajax halen voor de camera herinneringen op. En dan is er ook nog het bovengenoemde Vele Ajacieden, het eerste VeleHanden-project van Ajax.
Eén controleur
Van de 150 gerecruteerde vrijwilligers voor Vele Ajacieden zijn er zo’n 70 actief, waarvan 25 het meeste werk doen, zegt Berenschot. ‘Het betreft vooral mannen én een klein aandeel vrouwen. De jongste is 22, de oudste 70.’ Het is hun taak om de spelersnaam, de wedstrijd, het stadion, de spelsituatie en nog veel meer te beschrijven.’
Over de kwaliteit van hun werk is Berenschot ‘tevreden’. ‘Ajax-voetbal is geen rocket science, het betreft allemaal feitjes. En als we het zelf niet weten, dan zoeken we het op in onze bibliotheek met alle Ajax-handboeken of in ons grote archief met krantenknipsels.’
Is een foto door twee vrijwilligers getagd, dan komt de controleur in beeld. Berenschot noemt deze controleur ‘een genie met een fotografisch geheugen’. ‘Toon hem een foto uit bijvoorbeeld november 1963 en hij dreunt moeiteloos de bijbehorende gegevens op: locatie, wedstrijduitslag, welk stadion, de weersomstandigheden et cetera. Hij controleert het werk van de taggers bijna alleen op zijn geheugen en dat gaat lekker snel. Andere controleurs moesten steeds de boeken erop naslaan en dat kost de nodige tijd. Hoewel we wel regelmatig onderling overleg hebben, laten we de controle voorlopig grotendeels in één hand en ik houd steekproefsgewijs de vinger aan de pols. Als we in de toekomst meer taggers hebben – en dat willen we graag – nemen we er misschien nog een paar controleurs bij.’
Database
Als het project is afgerond, wordt het getagde fotomateriaal in een eigen database overgezet en hoogst waarschijnlijk toegankelijk gemaakt voor het publiek. ‘We zijn er nog niet over uit onder welke gebruiksvoorwaarden dat gaat gebeuren.
Kranten en tijdschriften kunnen nu al tegen betaling gebruik maken van foto’s uit de Ajax-beeldbank. We denken erover de doelgroep uit te breiden met particulieren.’
Uit de anonimiteit
‘We vinden het fantastisch wat de taggers voor Ajax doen, maar eerlijk gezegd kregen ze dat door tijdgebrek en onderbemensing nooit van ons te horen,’ zegt Berenschot met enige schaamte in zijn stem. ‘Daarom hebben we onlangs 25 toptaggers uitgenodigd. En ook al bleek dat driekwart van deze groep de wedstrijden bezoekt, een rondleiding door het stadion stelden ze zeer op prijs, en dat geldt ook voor de rondgang langs het erfgoed. Ze waren echt dolenthousiast. Toen ik vroeg of ze wilden meehelpen met het invoeren van de fysieke collectie in Adlib, gingen er meteen drie handen de lucht in,’ zegt Berenschot.
‘We gaan uitzoeken hoe we de communicatie met deze groep kunnen verbeteren en structureel kunnen maken zodat de taggers niet het idee hebben dat ze hun werk in volledige anonimiteit doen. We hebben van dit bezoek geleerd dat je er een dagdeel in de week voor vrij moet maken.’
Beloning
‘Laatst hebben we ook de vijf beste taggers in het zonnetje gezet. Zo reikte Dick Schoenaker tijdens een wedstrijd een boek aan hen uit en ook bezochten de taggers de ruimte waar de voetballers verblijven. Dit soort bijeenkomsten beschouwt men als een “beloning”,’ aldus Berenschot. ‘Tijdens het inventariseren van ons erfgoed komen we dingen tegen waarvan we nu al zeggen: dat gaan we niet bewaren. Dat geldt in elk geval voor de honderden fraaie afdrukken van foto’s die we al digitaal hebben. Ooit sierden ze ingelijst de kantoren van oud-Ajaxmedewerkers – om uiteindelijk in het archief te belanden. Misschien gaan we die wel cadeau doen aan de taggers.’
Jaap Moos, ‘toptagger’ van Vele Ajacieden
Jaap Moos (67) heeft al zijn kennis van Ajax met de paplepel ingegoten gekregen. ‘Ik bezoek sinds 1956 de wedstrijden. Bovendien heeft mijn vader zelf bij Ajax gespeeld, ik ging altijd met hem mee.’ Hij hoefde dus niet lang na te denken toen hij in een van de notulen van Supportersvereniging Ajax las dat leden zich konden aanmelden voor het project Vele Ajacieden.
Inmiddels is Moos vier maanden verder en hij heeft al meer dan 17.000 foto’s getagd. Volgens Carel Berenschot, erfgoedcoördinator bij Ajax, behoort Moos tot de top-5 van taggers bij Vele Ajacieden. Amsterdammer Moos blijft er nuchter onder. Vanaf zijn vijftiende tot aan zijn pensioen heeft hij bij De Telegraaf in allerlei administratieve functies gewerkt en nu hij heeft alle tijd van de wereld; behalve op vrijdag, want dan is het ‘klaverjasdag’. ‘De ene dag tag ik 100 foto’s, de andere dag 400.’ Soms is het lastig om bijvoorbeeld de tegenspelers te indentificeren. ‘Dan pak ik mijn naslagboeken erbij of ik ga zitten googlen.’ Maar over het algemeen vindt hij het een makkelijk en plezierig werkje om de foto’s te beschrijven.
‘Als de gedigitaliseerde fotocollectie straks helemaal is getagd, schijnen er nog zo’n 1,5 miljoen foto’s van Ajax’ huisfotograaf Louis van de Vuurst te wachten. Bij leven en welzijn ga ik met dit werk door,’ zegt Moos monter.
Ronald de Nijs is eindredacteur van IP.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 5 / 2015. Het gehele nummer kun je hier lezen