Dit verslag is geschreven vanuit het besef dat de sluiting en herhuisvesting van de bibliotheek van het Koninklijk Instituut voor de Tropen (KIT) zich relatief onzichtbaar en geruisloos heeft voltrokken.
Door: Hans van Hartevelt
Als manager van de afdeling KIT ILS en lid van het Managementoverleg van het KIT acht ik het mijn professionele plicht om het proces van sluiting van de bibliotheek en herhuisvesting van de collectie vast te leggen en te verantwoorden en ook om aan te geven waarom de collectie vanuit het KIT is verwijderd en bij welke locaties deze (in delen) is ondergebracht. Voor de beëindiging en overdracht van de informatieproducten en -diensten verwijs ik naar het KIT jaarverslag 2013.
Herhuisvesting collectie, pre- en post 1950
In het eerste kwartaal kreeg ik de opdracht van de Raad van Bestuur om vóór 1 november 2013 herhuisvesting te zoeken en te vinden om de collectie voor vernietiging te behoeden omdat definitief gebleken was dat de bibliotheek m.i.v. 2014 niet langer meer kon rekenen op output- of programmafinanciering en ook niet in aanmerking zou komen voor financiering op basis van aanbestedingen. Voorafgaand aan de herhuisvesting heb ik een position paper geschreven als leidraad voor een verantwoorde herhuisvesting: ‘Ensemblewaarde en herhuisvesting’. Dit stuk is getoetst door Gert-Jan van der Vossen als voormalig lid van de Raad voor Cultuur.
Op diverse fronten is gewerkt aan het behoud van de bibliotheek, die zijn oorsprong vindt in 1752 met de oprichting van de Hollandsche Maatschappij der Wetenschappen en officieel gevestigd werd in 1864 in ‘De Boekerij’ van het Koloniaal Museum te Haarlem door Frederik Willem van Eeden. Vanwege de belangrijke positie die de collectie altijd heeft ingenomen, is op diverse fronten door diverse belanghebbenden gestreden voor behoud van deze unieke collectie in het KIT en in Nederland. Het belang van deze collectie is op politiek niveau, op beleidsniveau en zelfs in de media regelmatig onder de aandacht gebracht. Inspanningen om de bijna 11 km strekkende collectie van de bibliotheek (ca. 1.000.000 documenten) te behouden voor het KIT of om deze integraal onder te brengen bij een Nederlandse instelling zijn, helaas, zonder succes gebleven. Het management van KIT ILS heeft vervolgens al het mogelijke in het werk gesteld om de collectie waarin zolang is geïnvesteerd in termen van aanschaf, verwerving, verwerking, beheer en beschikbaarstelling in delen (thematisch) onder te brengen. In deze pogingen is het management wel geslaagd en heeft uiteindelijk de volledige collectie onder weten te brengen bij een twintigtal instellingen, waarvan twee buiten Nederland, te weten in Egypte en Duitsland (zie hiervoor de overzichtstabel op pag. 4).
Het proces van herhuisvesting is moeizaam van start gegaan om uiteindelijk in een stroomversnelling te geraken en kende de volgende stadia:
1
Vanwege de dreigende ontmanteling van de bibliotheek heb ik de directeur van de Koninklijke Bibliotheek gevraagd om een onafhankelijke commissie in het leven te roepen voor advies aan het KIT in het bijzonder en om de Rijksoverheid te wijzen op de noodzaak van beleid op het gebied van ontmanteling van bibliotheken in het algemeen. Volgend op dit verzoek is de commissie ‘Verweesde Collecties’ opgericht bestaande uit de Koninklijke Bibliotheek, de Universiteit van Amsterdam, Wageningen University en de Koninklijke Nederlandse Academie voor Wetenschappen. De commissie heeft een rapport uitgebracht op 1 april 2013. Dit rapport is aangeboden aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) en het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). In het rapport werd de bibliotheekcollectie ingedeeld in een pre-1950 collectie (‘het koloniaal erfgoed’, bestaande uit ca. 10% van het totaal, inclusief kaarten) en een post-1950 collectie (‘de moderne collectie’, bestaande uit 90% van het totaal). De commissie heeft aanbevelingen gedaan en gewezen op (a) de zorgplicht van het Rijk t.a.v. het koloniaal erfgoed en (b) op de noodzaak van een zorgvuldige ontmanteling van de collectie van na 1950 zodat geen materiaal verloren zou kunnen gaan dat in Nederland uniek is; dit unieke materiaal besloeg ca. 40% van de post-1950 collectie.
2
Op basis van het advies (a) van de commissie is het erfgoed overgegaan in handen van de Rijksoverheid (OCW) die het in bruikleen heeft gegeven aan de bibliotheek van de Rijksuniversiteit Leiden. In november vond de verhuizing van het erfgoed en de 25.000 kaarten naar Leiden plaats, inclusief alle hierbij behorende digitale bestanden, metadata en 2.000.000 gescande pagina’s erfgoed.
3
De Rijksoverheid heeft de tweede aanbeveling (b) niet opgevolgd, erop wijzende dat herhuisvesting van het deel van de collectie dat niet tot het erfgoed gerekend wordt tot de verantwoordelijkheid van het KIT behoort. Dit is niet in overeenstemming met de conclusie van de commissie die stelde ‘dat de Rijksoverheid, c.q. het Ministerie van BZ als opdrachtgever tot 2011 tot het opbouwen van deze collectie, de zorgplicht heeft afstoting vergezeld te laten gaan door een zorgvuldige catalogus-controle op papieren materiaal dat niet elders aanwezig is in de landelijke informatie-infrastructuur.’
4
Omdat de Rijksoverheid geen verantwoordelijkheid heeft genomen voor de post-1950 collectie is een zoektocht gestart in Nederland om deze collectie te herhuisvesten. Naar aanleiding van Kamervragen over de KIT bibliotheek antwoordde de minister van OCW op 19 juni 2013 de vaste Kamercommissie OS en maakte melding van het feit dat de gehele bibliotheek van het KIT zou overgaan in handen van het Rijk. De minister stelde dit zelfs expliciet als een van de voorwaarden voor de overleving van het Tropenmuseum. N.a.v. deze uitspraak werd de zoektocht naar alternatieve huisvesting gestaakt in de wetenschap dat de bibliotheek was gered.
5
Een maand nadat de minister het besluit had kenbaar gemaakt kwam er een telefonische toelichting van het ministerie van OCW aan de Raad van Bestuur van het KIT en aan de commissaris belast met erfgoedzaken waarin werd medegedeeld dat de minister van OCW bij de beantwoording van de Kamervragen alleen had gedoeld op het erfgoed en geen verantwoordelijkheid draagt of wenst te dragen voor de post-1950 collectie. De zoektocht om 90% van de collectie te kunnen herhuisvesten werd nadien derhalve weer opgestart; er resteerden op dat moment nog slechts drie maanden om herhuisvesting te regelen. Ofschoon diverse bibliotheken in Nederland belangstelling hadden om delen van de collectie over te nemen, vorderde het proces moeizaam omdat de geïnteresseerde instellingen over onvoldoende middelen beschikten om delen van de collectie over te nemen. Geëigende overnamekandidaten zoals de universiteiten van Amsterdam (UvA en VU), Wageningen, Nijmegen en Rotterdam haakten om financiële redenen af. Aan het einde van het derde kwartaal was slechts 30% van de post-1950 collectie ondergebracht en dreigde er vernietiging voor ca. 750.000 documenten, bestaande uit boeken, tijdschriften en brochures, waaronder (in Nederland) veel uniek materiaal.
6
Er is als laatste reddingspoging één maand voor de deadline een zoektocht gestart in het buitenland om de collectie voor vernietiging te behoeden. Een klein deel (sociale wetenschappen Z-O Azië) kon hierdoor in november verhuizen naar de Goethe Universität in Frankfurt, Duitsland. In dezelfde maand heb ik het North African and Middle East Science Centers Network (NAMES) benaderd met het verzoek om (delen van) de collectie over te nemen. Hierop werd gereageerd door de Bibliotheca Alexandrina (BA) uit Egypte. BA was bereid om de collectie in zijn geheel over te nemen en de transactie te bekostigen. Op 31 oktober werd een Memorandum of Understanding door BA en het KIT getekend om de resterende ca. 6,5 km aan boeken, tijdschriften en brochures over te dragen aan de Egyptische bibliotheek, inclusief onderdelen van de informatiedienstverlening en de informatieproducten (portals, internetdossiers en het elektronische dossier voor ontwikkelingsrapporten Search4Dev). Alle voorbereidingen voor de verhuizing en de overdracht zijn in november en december getroffen zodat dit deel in januari 2014 naar Egypte zal verhuizen, m.u.v. Nederlandstalig materiaal.
7
Nog voorafgaand aan de benadering van NAMES heb ik op 16 oktober 2013 het ministerie voor Ontwikkelingssamenwerking (per e-mail) benaderd met het verzoek om de collectie op het gebied van internationale samenwerking en ontwikkelingssamenwerking te huisvesten. Dit verzoek werd aan het departement gericht omdat dit onderdeel van de collectie de gehele geschiedenis van de Nederlandse ontwikkelingssamenwerking bevat die nergens anders aanwezig is en uniek is in Nederland en ook documenten van het departement zelf bevat die ooit aan het KIT zijn overgedragen om deze te huisvesten en beschikbaar te maken voor onderwijs en onderzoek. Eén week na het verzoek voor huisvesting werd ik (per e-mail) geïnformeerd dat het ministerie geen mogelijkheden ziet om deze collectie te huisvesten en geen ‘bewaarplicht’ voor het eigen geheugen heeft. Ook dit onderdeel wordt per januari 2014 naar Egypte verhuisd.
8
In november is een zoektocht gestart om het resterende, Nederlandstalige materiaal, dat niet naar Egypte gaat, onder te brengen bij Nederlandse bibliotheken. Hiervoor is een uniciteitsoverzicht gemaakt om vast te stellen welk materiaal in Nederland uniek is; de Koninklijke Bibliotheek heeft dit materiaal op 20 december overgenomen.
9
Van de ca. 1.000.000 documenten (metend 11 strekkende km) bleef het KIT ultimo december achter met zo’n 20.000 boeken (ca, 2% van het geheel) waarvoor instellingen geen belangstelling hadden omdat deze in andere bibliotheken aanwezig zijn, deze documenten hebben, vooral vanwege het niet unieke karakter (relatief) weinig waarde.
10
N.a.v. berichten in de pers heeft het KIT duizenden verzoeken van particulieren gehad om resterende boeken niet te vernietigen maar ter beschikking te stellen aan het publiek. De laatste stap in het proces van ontmanteling was derhalve openstelling van een ruimte eind december om het publiek de gelegenheid te geven de laatste boeken te herhuisvesten. Zoals uitvoerig in de media is bericht heeft het publiek zich in groten getale gemeld en hebben nagenoeg alle resterende werken onderdak gevonden. Boeken die nu nog resteren kennen institutionele noch particuliere belangstelling en zullen vermoedelijk na uitdiensttreding van het voltallige KIT ILS personeel worden vernietigd, dit is een te verwaarlozen aantal.