ICTU heeft voor Archief 2020 een nulmeting uitgevoerd naar de stand van zaken van de digitale archivering van overheidsinformatie bij decentrale archiefvormers.
Archief 2020 is een landelijk innovatieprogramma met aanjaagfunctie voor de archiefsector. Het richt zich in de praktijk vooral op decentrale overheden. Het ministerie van OCW, VNG, IPO en UvW hebben afgesproken dat Archief 2020 een nulmeting uitvoert om in kaart te brengen hoever overheden waren gevorderd met digitaal archiveren bij de start van het programma, begin 2013.
Vorig jaar heeft Archief 2020 een soortgelijke meting laten uitvoeren naar de situatie bij archiefbeherende instellingen. Dit jaar heeft zij ICTU de opdracht gegeven om de situatie bij provincies, gemeenten en waterschappen te inventariseren. Het onderzoek is in juli van start gegaan.
Voor het onderzoek maakte ICTU gebruik van bestaand bronmateriaal zoals inspectierapporten en rapportages aan de gemeenteraad in het kader van horizontaal toezicht. Daarnaast heeft ICTU met deskundigen in het veld gesproken. Marco Aarts (ICTU) over het vergaren van brongegevens: “Het bleek lastig om informatie over digitale archivering bij decentrale overheden boven water te krijgen. Men is erg voorzichtig met het delen van inspectieverslagen. Op waarstaatjegemeente.nl publiceerden slechts 14 gemeenten informatie over archieftoezicht. Raadstukken over de stand van zaken van archivering konden wij slechts in 10 procent van de gevallen vinden op de gemeentelijke websites. Transparantie op dit gebied verdient aandacht.”
De onderzoeksresultaten zijn beschreven in het eindrapport: ‘Nulmeting digitale archiefvorming en -beheer bij decentrale archiefvormers: door de oogharen bekeken’.
Volgens het eindrapport werkt in 2013 vrijwel geen enkele overheidsorganisatie volledig digitaal. Daarnaast blijkt digitale archivering nog nauwelijks van de grond te zijn gekomen en zijn procedures en afspraken daarover vaak onduidelijk of niet vastgelegd. De nadruk ligt sterk op de technologie en niet op de inrichting van processen voor duurzame toegankelijkheid.
Van structurele samenwerking tussen archiefvormers enerzijds en archivarissen en archiefinspecteurs anderzijds is in 2013 vaak geen sprake. Strategisch overleg op decentraal niveau vindt in beperkte mate plaats en de invulling hiervan is zeer divers. CIO’s (chief information officers) zijn nog bij slechts weinig decentrale overheden benoemd of zijn een ‘functie in ontwikkeling’.
Actieve openbaarheid van informatie die daarvoor in aanmerking komt is bij geen van de decentrale overheden de praktijk. Vervroegde overbrenging om informatie eerder publiek toegankelijk te maken komt ook niet vaak voor. Cijfermateriaal over kosten van en investeringen in digitale archivering is lastig te vinden.