Eind augustus is het vernieuwde Natuurmuseum Naturalis in Leiden geopend. Christel Schollaardt, afdelingshoofd Collectie, vertelt over de nieuwe interne organisatie.
Door: de redactie
Jullie hebben een paar jaar vanuit een ander gebouw gewerkt?
‘Klopt. Tijdens de verbouwing van ons oude pand hebben we twee jaar in een kantoorgebouw aan de overkant van de weg gezeten. Het nieuwe gebouw konden we letterlijk zien verrijzen. In die periode hebben we op diverse locaties niet alleen hard gewerkt aan de voorbereiding van nieuwe tentoonstellingen maar ook aan de voorbereiding van de collectieverhuizingen, want we zijn van vijf panden teruggegaan naar één. Het oude gebouw is geheel gestript en verbouwd tot collectiedepots en kantoorruimtes, het nieuwe gebouw is bestemd voor tentoonstellingen.’
Organisatorisch is er nogal wat veranderd?
‘De Sector Collecties was tot dit jaar “taxonomisch” ingedeeld. Dat wil zeggen: één afdeling per soortgroep in de natuur, dus: insecten, gewervelde dieren, ongewervelde dieren, botanie, geologie. Plus een algemene bibliotheek. Om een grotere efficiency te verkrijgen hebben we het werk nu procesmatig ingedeeld. Zo is er een “collectiebureau” voor alle zaken die centraal opgepakt kunnen worden: de front-officefunctie, transport en logistiek, leenbureau, projectmanagement en registratie. Daarnaast hebben we een “afdeling kennis” waarin alle gespecialiseerde kennis over de collectie is samengebracht. En tot slot is er de afdeling “collectie-informatie”, waarin de informatiespecialisten van de voormalige bibliotheek en de datamanagers een plek hebben gekregen. De datamanagers komen van de voormalige afdeling InformatieManagement (destijds ondergebracht bij ICT). Dankzij deze samenvoeging kunnen informatiespecialisten en datamanagers beter samenwerken; bovendien heeft hun afdeling een loketfunctie voor alle zaken rondom collectie-informatie in de organisatie.’
Datastromen spelen een steeds belangrijker rol?
‘Ja, Naturalis stelt zich ten doel om alle informatie die de medewerkers genereren of in huis hebben zo royaal mogelijk naar buiten te brengen. Digitalisering van onze enorme collectie vormt hier een groot onderdeel van en dat moet dus goed gemanaged worden. Vandaar ook die afdeling “collectie-informatie”.’
Nog verdere toekomstplannen?
‘De collectie is 100% digitaal ontsloten op bergplaatsniveau, maar nog niet geheel op objectniveau. Daar gaan we dus mee verder. Ook willen we archiefmateriaal, verhalen, objectinformatie, waarnemingen, et cetera aan elkaar gaan koppelen.’
Deze bijdrage komt uit IP nr. 7 / 2019. Het gehele nummer kun je hier lezen, de bijbehorende Smart Humanities-special 2019 special smart humanity 2019.