In opdracht van ZyLAB, leverancier van eDiscovery en intelligent information governance oplossingen, heeft ibt marktonderzoek onderzoek verricht naar e-mailarchivering bij organisaties. Aanleiding voor het onderzoek was de recente commotie rondom het e-mailgebruik van voormalig Amerikaanse minister van buitenlandse zaken Hillary Clinton. ’E-mail bij helft van de bedrijven niet automatisch gearchiveerd.’
Het onderzoek ’E-mail archivering in het Nederlandse bedrijfsleven’ werd door ibt marktonderzoek uitgevoerd onder organisaties met meer dan 200 geautomatiseerde werkplekken. In totaal hebben 163 organisaties aan het onderzoek meegewerkt. Binnen elke organisatie is gesproken met diegene die (eind)verantwoordelijk is voor e-mail archivering.
Een overzicht van de resultaten:
- Twee derde van de organisaties is van mening dat zij een duidelijk e-mail beleid binnen de organisatie hebben. Bijna de helft overlegt ook met collega’s van andere afdelingen over het e-mail beleid. Naarmate de organisatie groter wordt, is er vaker sprake van een duidelijk e-mail beleid, waar ook andere afdelingen bij betrokken zijn of worden.
- Werknemers mogen in overgrote meerderheid geen privé account gebruiken voor zakelijke e-mail (73% van de organisaties). 10% geeft aan dat er geen probleem in wordt gezien (hoe kleiner de organisatie, hoe meer kans hierop), 8% geeft aan dat soms of onder voorwaarden wordt toegestaan en bijna 10% heeft geen beleid hiervoor – ongeacht de bedrijfsgrootte.
- Bijna driekwart van de ondervraagde verantwoordelijken voor e-mail archivering heeft zelf een privé account op de telefoon staan. Gebruik van privé account door hen voor zakelijke e-mail verkeer vindt sporadisch plaats.
- Een derde van de ondervraagde organisaties heeft op dit moment geen technische oplossing in huis voor het automatisch archiveren van e-mail. In de meeste gevallen wordt dit opgelost door geregeld back-ups te maken of het aan de gebruiker zelf over te laten hoe de mail te archiveren.
- 1000+ bedrijven hebben vaker al een oplossing gevonden. Het al dan niet hebben van een formeel e-mail beleid heeft geen invloed op het al dan niet hebben van een technische oplossing.
- In geval van een juridisch onderzoek maakt ruim eenderde zich geen zorgen: ze verwachten geen onderzoek of issues, mocht het toch zover komen, dan is de verwachting dat er wordt goed of is gearchiveerd. Als er problemen worden verwacht, hebben deze te maken met de toegankelijkheid van de bestanden (formaat, locatie, etc) of met privacywetgeving.
- Bijna de helft van de organisaties archiveert / maakt back ups op continue of dagelijkse basis. Daartegenover staat dat 1 op de 6 organisaties de afgelopen 15 jaar niet 1 keer de e-mail gearchiveerd heeft – ongeacht de bedrijfsgrootte.
- Bijna éénderde van de organisaties overweegt het archief naar de cloud/Office 365 te migreren (of zit daar al) – 1000+ organisaties zelfs nog wat vaker
Lees de volledige uitkomsten van het onderzoek (pdf).
(Beeld: Maria Elena)