Door Petra Otten
De bibliotheek van Wageningen University & Research (WUR) organiseerde onlangs een studiemiddag over deselectie van fysieke collecties. Zo’n 44 deelnemers, merendeels afkomstig van universiteits- en hogeschoolbibliotheken, bezochten deze bijeenkomst en ontdekten dat ze veelal met dezelfde problemen kampen. En dat ze ook graag een vervolg willen voor meer zicht op deze materie.
In de eerste presentatie vertelt Errol Graf, hoofd divisie Centrale Bibliotheek Diensten Universiteit van Amsterdam/Hogeschool van Amsterdam (UvA/HvA), hoe de universiteitsbibliotheek voor de uitdaging staat om vijftien kilometer boeken van de in totaal honderd kilometer vrij te maken. Dat gebeurt enerzijds door de ruimte die er is efficiënter te gebruiken en anderzijds door banden daadwerkelijk te deselecteren. Dat deselecteren vindt plaats door onder meer het ontdubbelen van monografieën, het afstoten van proefschriften waar meer dan twee exemplaren van zijn en het afvoeren van kranten. Voor delen van de collecties die de UvA afstoot, zoekt ze in eerste instantie een plek bij andere bibliotheken of erfgoedinstellingen waar ze beter in de collectie passen.
Opvallend aan de benadering van de UvA is dat zij eerst met een beperkt aantal titels handmatig bepaalt wat weg kan en wat moet blijven. Als hier voldoende ervaring mee is opgedaan, worden deze handelingen vertaald in beslisregels die dan voor de betreffende deelcollectie gelden.
‘Digital first’-benadering
Vervolgens komt Jasper Faasse, projectmanager Innovatie Projecten bij de KB, aan het woord. De focus van zijn presentatie ligt niet op deselecteren, maar op het totale collectiebeleid van de nationale bibliotheek, vooral gezien vanuit een steeds digitaler wordende wereld. De KB zet hierbij in op een ‘digital first’-benadering. Het deselectiebeleid is een onderdeel van het collectiebeleid. Bij deze deselectie wordt onderscheid gemaakt tussen de behoudscollectie (de collectie die de KB gezien haar taak moet bewaren) en de gebruikscollectie in de studiezalen. Alleen bij deze laatste collectie wordt actief gedeselecteerd.
Focus op seriële publicaties
Bij de laatste presentatie is het woord aan informatiespecialisten Corrie Snijder en Petra Otten (projectteam Deselectie magazijn WUR Library). Zij vertellen over de vraag die de bibliotheek kreeg of het mogelijk is om vier kilometer van de in totaal 22 kilometer boekenkast in het magazijn vrij te maken. Al in een vroeg stadium besloot het projectteam te focussen op seriële publicaties, omdat daar de meeste meters te maken zijn. In de eerste fase van het project is uitgezocht of die vier kilometer haalbaar is en wat daarvoor zou moeten gebeuren. Op basis van een steekproef met vijfhonderd titels werd geconcludeerd dat het mogelijk is, mits de bibliotheek alleen die titels houdt die zij volgens het bewaarbeleid van UKB (samenwerkingsverband van Nederlandse universiteitsbibliotheken en de KB) moet bewaren, en de titels die uniek zijn binnen UKB.
Bij het maken van de selectielijst kwam het projectteam erachter dat het moeilijk is om de gegevens die nodig zijn voor de deselectiebeslissingen (zoals HOOP-gebied) uit WorldCat te halen. Binnen de WUR-bibliotheek is daarom een tool ontwikkeld die deze lacune enigszins opvangt, maar er is wel veel handmatig werk voor nodig. De volgende fase van het Wageningse project is het maken van een methodiek voor betrouwbare deselectielijsten voor de hele collectie seriële publicaties. Medio 2026 moet de deselectie een feit zijn.
Rol van de organisatiecultuur
Na de pauze gaan de deelnemers in kleine groepen met elkaar in discussie over wat de grootste uitdaging is die ze bij de deselectie zijn tegengekomen. Hierbij komen onderwerpen aan de orde als de rol van de organisatiecultuur bij het deselecteren, hoe draagvlak te creëren binnen de organisatie, hoe om te gaan met gebrek aan (betrouwbare) informatie over de collectie en hoe überhaupt te bepalen wat weg kan. Dit zijn grote vragen waar geen pasklare antwoorden voor zijn, en zeker niet in het korte tijdsbestek van de discussies, maar vaak helpt het de deelnemers al om te merken dat andere instellingen met dezelfde problemen kampen.
Aan het eind van de middag concludeert dagvoorzitter Claudia Böhme (hoofd Collectie WUR Library) dat de bijeenkomst laat zien dat er grote behoefte is bij bibliotheken aan informatie-uitwisseling over dit onderwerp. Ze roept dan ook op om een vervolg op deze middag te organiseren.
Petra Otten is projectleider en coördinator WMS bij Wageningen University & Research Library.
Deze bijdrage komt uit het digitale magazine IP #9-2022. Klik op de onderstaande button om het hele nummer te lezen.
