Kostenbesparingen door gericht te versturen: optimaal IBL- en herverdelingsbeleid voor bibliotheekboeken

Iedere bibliothecaris heeft zijn eigen ideeën over hoe de kosten van interbibliothecair leenverkeer (IBL) omlaag kunnen. Ook de wetenschap probeert nu een steentje bij te dragen aan de discussie. Promovendus Gerlach van der Heide en prof. dr. Kees Jan Roodbergen van de Rijksuniversiteit Groningen hebben onderzoek gedaan naar de optimalisatie van IBL. Een aanzienlijke kostenbesparing blijkt mogelijk te zijn: naar schatting wel 20 procent. 

Door: Gerlach van der Heide

Met de lancering van de nationale bibliotheekcatalogus (NBC) kan elk lid van de openbare bibliotheek binnenkort eenvoudig online bibliotheekitems uit iedere Nederlandse bibliotheek reserveren. Dat zal naar verwachting uitmonden in een toename van interbibliothecair leenverkeer (IBL). Enkele regionale pilots, waarbij klanten de vrijheid kregen om vanuit ieder filiaal binnen de regio te bestellen, laten namelijk een verdrievoudiging van de IBL-stroom in die regio zien. Dit leidt tot kostenstijgingen, voornamelijk door de extra tijd die het bibliotheekpersoneel steekt in het verzorgen van IBL en door de toename van het aantal transportbewegingen. Om deze kosten in de hand te houden, is het belangrijk te bepalen hoe IBL zo efficiënt mogelijk gecoördineerd kan worden.

Ons onderzoek is onderdeel van het DINALOG R&D-project ‘Cross chain order fulfilment coordination for internet sales’, waarin een apart deelproject^* is gewijd aan de optimalisatie van bibliothekennetwerken. Het Sectorinstituut Openbare Bibliotheken (SIOB) is als consortiumpartner nauw bij dit onderzoek betrokken. Het deelproject is gericht op het vinden van een zo efficiënt mogelijke manier om IBL te versturen. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen twee onderdelen van IBL: bepaling van de verzendlocatie en het terugstuurbeleid. Nu worden IBL-aanvragen toegewezen aan bibliotheken op basis van een vaste lijst: bijvoorbeeld op alfabet of op volgorde van wie het snelst kan leveren. Als de lezer het boek weer inlevert, gaat het vrijwel altijd terug naar de oorspronkelijke locatie. Dit kan slimmer.

Stel je eens voor dat we boeken niet terugsturen naar de bibliotheek die geleverd heeft, maar naar de plek waar de kans het grootst is dat de volgende lener ze wil hebben? Alleen… hoe weet je waar dit is? We hebben een model ontwikkeld dat precies dit doet. Ten eerste helpt onze methode bij het bepalen van de verzendlocaties.Ten tweede hebben we een nieuw terugstuurbeleid onderzocht waarbij het, naast terugsturen naar de leverende locatie, ook mogelijk is om boeken op de aanvraaglocatie te houden (floating collecties) of zelfs naar geheel andere locaties te sturen (herverdelen). Dit alles leidt tot een model dat ons laat zien hoe het verzenden terugstuurbeleid idealiter in elkaar zit.

Aannames

• Om het IBL-vraagstuk goed te kunnen modelleren zijn enkele aannames gedaan. Een aanname geeft een versimpeling van de werkelijkheid, die soms afwijkt van de dagelijkse praktijk. De volgende aannames zijn gedaan:
• Alle exemplaren van een boektitel worden gedeeld tussen de locaties. Een boek heeft in het model geen vaste eigenaar.
• Er zijn vaste kosten per IBL-verzending, die gelijk zijn tussen elke twee locaties. Dit is een goede aanname als de personeelskosten per verzending de bepalende kostenfactor zijn of wanneer IBL via de post wordt verzonden voor een vaste prijs per boek.
• Het herverdelen van boeken is goedkoper dan het verzenden via IBL. De reden hiervoor is dat een IBL-verzending gauw na de aanvraag moet gebeuren, terwijl herverdelen kan plaatsvinden wanneer het rustig is.
• De (online) vraag naar een boektitel vindt plaats gedurende de dag. Op een vast moment op de dag wordt de totale vraag bekeken en dan pas worden IBL-beslissingen gemaakt, in plaats van direct na de aanvraag. De beslissing wordt centraal gemaakt.
• Bestellingen van klanten worden voor zover mogelijk direct vervuld; de mogelijkheid om het boek te reserveren in plaats van te verzenden is (nog) niet meegenomen.

Model in de praktijk

Op een vast moment kijken we wat de vraag is naar een bepaald boek op iedere bibliotheeklocatie in het systeem. Er zijn drie mogelijkheden:

1. Elke locatie kan in de eigen vraag voorzien. Er hoeft geen IBL plaats te vinden
2. Sommige locaties hebben te weinig boeken beschikbaar, andere hebben voldoende voorraad om iedere IBLaanvraag te vervullen.
3. Sommige locaties hebben te weinig boeken beschikbaar, andere hebben te weinig voorraad om iedere IBL-aanvraag te vervullen.

Situaties 2 en 3 leiden tot IBL. In situatie 2 moeten we kiezen waarvandaan we welke aanvragen vervullen. In situatie 3 is het totaal aan aanwezige boeken onvoldoende, waardoor sommige aanvragen moeten worden afgewezen.

Op onze beslissing over wie de IBL-aanvraag levert, heeft zowel aanwezige als uitgeleende voorraad invloed. Een locatie met veel aanwezige exemplaren is vaak een goede verzendlocatie. Een locatie met veel openstaande uitleningen kan ook gemakkelijk een gedeelte van haar huidige voorraad missen; de kans is immers aanzienlijk dat binnenkort exemplaren terugkomen. Een derde aspect speelt ook een rol: de gemiddelde vraaghoogte van locaties. Voor situatie 2 zien we meestal dat locaties met veel voorraad ten opzichte van hun gemiddelde vraag de beste verzendlocaties zijn. Na verzending van het exemplaar hebben deze locaties de laagste kans om het boek in de toekomst weer nodig te hebben, waardoor de kans op een toekomstige IBL-verzending klein is.

In situatie 3 gebeurt iets vergelijkbaars. We hebben een tekort, dus we moeten kiezen welke verzoeken we afwijzen. IBL-verzoeken voor locaties met weinig uitleningen ten opzichte van de gemiddelde vraag worden toegewezen, terwijl ze voor locaties met veel uitleningen juist worden afgewezen. Voor locaties met veel uitleningen is het gunstiger om te wachten op terugkomst van het boek. Een extra boek naar een dergelijke locatie sturen zou betekenen dat er een overschot aan voorraad ontstaat na terugkomst van de uitleningen. Daarom is het beter om IBL-aanvragen toe te wijzen aan locaties met relatief weinig uitleningen. Kortom, het model zorgt er dus voor dat boeken van locaties met hoge voorraden naar die met relatief lage voorraden gaan.

Terugsturen? Niet doen

Het is lang niet altijd slim om boeken terug te zenden naar de oorspronkelijke locatie. Zogenaamde floating collecties, waarbij het boek op de aanvraaglocatie blijft na een IBL-aanvraag, leveren lagere kosten op omdat boeken niet langer twee keer worden verzonden (heen en terug) bij elke aanvraag. Het aantal verzendingen en bijbehorende kosten dalen hierdoor substantieel: twintig procent lijkt zeer haalbaar.

Herverdelen

De kosten dalen nog verder als we gericht gaan herverdelen. Ontstaan er door het rondgaan van boeken in het systeem ergens overschotten, dan worden deze naar locaties verzonden met tekorten. Dit leidt tot minder IBL, omdat de boeken al op de juiste locatie liggen. Af en toe wordt er dus ingegrepen als er te veel op één locatie komt te liggen. Dat gebeurt alleen als de verwachte toekomstige verzendkosten groter zijn dan de kosten van herverdelen.

Het verschil in kosten tussen herverdelen en verzenden bepaalt de mate waarin herverdelen gunstig is. Als beide kosten gelijk zijn, wordt er nooit herverdeeld. In dat geval is het beter om te wachten tot de vraag zich voordoet dan van tevoren te herverdelen. Naarmate herverdelen goedkoper is, wordt er logischerwijs meer herverdeeld. In het hypothetische geval waar herverdelen gratis is, verdelen we de voorraad precies in verhouding met de verwachte vraag.

Tot slot

De combinatie van een nieuw verzend- en herverdeelbeleid zorgt ervoor dat voorraad de vraag volgt. IBL-aanvragen gaan naar locaties die het meeste profijt van extra exemplaren hebben. Als er toch een disbalans in de voorraad ontstaat, wordt dit opgelost door te herverdelen. Volgens het model leidt dit tot de laagste kosten: een besparing van circa 25-30 procent ten opzichte van nu lijkt haalbaar. Het floating-systeem is echter ook al een drastische verbetering ten opzichte van vaste collecties én het is praktisch gezien makkelijker te coördineren. De besparing is dan nog altijd circa 20 procent.

Kortom, door het gericht versturen van IBL en door af en toe te herverdelen kunnen het aantal verzendingen en de kosten aanzienlijk worden verlaagd. Dit vergt echter wel dat er uiteindelijke een meer gecentraliseerde bibliotheekstructuur opgezet wordt. Op dit moment zijn de resultaten het meest relevant voor locaties die gemakkelijk boeken met elkaar kunnen delen. In de praktijk betekent dit dat het model het beste toepasbaar is op gemeentelijk niveau. Daar is vaak al sprake van nauwe samenwerking tussen locaties en van gezamenlijke financiering. Voor het landelijk niveau geeft het model inzichten in hoe IBL idealiter geregeld kan worden.

Voorbeeld aanvraag toewijzen

Er zijn drie identieke bibliotheeklocaties A, B en C.

Locatie C heeft nu een tekort van één boek: dit leidt tot een IBL-aanvraag.

Locatie A en B hebben beide nog voorraad en kunnen de titel dus versturen.

Locatie A en B hebben evenveel voorraad, maar locatie A heeft nog een open uitlening.

Daarom versturen we de aanvraag vanaf locatie A.

Voorbeeld herverdelen

Net als in het voorbeeld voor IBL-aanvragen toewijzen, zijn er hier ook drie locaties. De vraag op locatie A, B en C is respectievelijk klein, gemiddeld en groot:

In dit geval is het verstandig om een exemplaar van locatie B naar C te sturen. Ook al heeft C nog één exemplaar op voorraad, door de grote vraag is de kans aanzienlijk dat binnenkort meer nodig zal zijn. Bovendien heeft B erg veel exemplaren liggen. Door van B naar C te sturen verlagen we het risico op een toekomstige IBL-verzending. Locatie A heeft geen voorraad, maar door de lage vraag en een hoog aantal uitleningen is er weinig risico op een tekort.

Gerlach van der Heide over zijn onderzoek horen spreken?

Op 1 november verzorgt Gerlach van der Heide tijdens het COPE-congres (Center for Operational Excellence) van de Rijksuniversiteit Groningen een presentatie rondom ‘Optimaal beheer van een bibliotheeknetwerk met een centraal depot’. De presentatie maakt onderdeel uit van een aparte track die gericht is op professionals uit de wereld van bibliotheek en onderzoek.

www.cope.nl

^*Zie ook: Steffens. T. (2012). ‘Wat kunnen bibliotheken leren van webwinkels? Logistieke optimalisatie van het bibliotheeknetwerk’. InformatieProfessional, 7/8, jrg. 16, pp. 18-21.

Referentie

Van der Heide, G., & Roodbergen, K.J. (2013). ‘Transshipment and rebalancing policies for library books’. European Journal of Operational Research, 228 (2), pp. 447-456.

Sinds eind 2011 doet Gerlach van der Heide promotieonderzoek naar voorraadbeheer en logistiek bij bibliotheken. Hierbij kijkt hij onder andere naar optimalisering van het beleid op het gebied van interbibliothecair leenverkeer (IBL) en de invoering van een centraal depot.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 7 / 2013. Het gehele nummer kun je hier lezen