Waar draait het tegenwoordig om voor informatieprofessionals? Wat moeten zij kennen en kunnen? En hoe sluit dit aan bij de trends die onze collega’s van human resources zien in hun vak? De redactie van IP vroeg tien collega’s in het veld naar de survival skills voor informatieprofessionals.
Door: Matthijs van Otegem
De trends in het informatieveld komen regelmatig in de kolommen van IP aan bod. We werken met linked open data, geo-refereren, social media, papierloos vergaderen, noem het en er zit een informatiecomponent aan vast. De explosieve toename van de hoeveelheid informatie, digitalisering… vanzelfsprekend hebben deze trends ook gevolgen voor de eisen die aan informatieprofessionals worden gesteld.
Daarnaast is er steeds meer aandacht voor de context waarin informatieprofessionals werken. Nu onze gebruikers de bibliotheek of het archief in de meeste gevallen op hun desktop hebben en niet meer naar een fysieke locatie hoeven te komen, worden vaardigheden om het contact met de klant op te bouwen en te onderhouden ook belangrijker. Anders vallen informatieprofessionals er gewoon tussenuit.
Deze trends stellen dus allemaal eisen aan informatieprofessionals. Maar als we willen weten waar het heen gaat met de competenties en opleiding van de informatieprofessional kunnen we in plaats van naar ons eigen vak ook eens kijken bij wat onze collega’s bij human resourcemanagement (HR) als trends beschouwen. Waar denken zij dat het heen gaat komend jaar?
HR-trends
HR is bezig met een opmars van een formele administratieve functie naar een strategische rol in organisaties. Niet alleen in bibliotheken en archieven maar in elke branche gaan de veranderingen hard en zijn er aanpassingsproblemen. Strategisch personeelsbeleid, oftewel het vormgeven van deze strategische adviesfunctie, staat in de top-3 van onze collega’s bij HR.* In een kenniseconomie zijn de medewerkers het nieuwe kapitaal en hoe kan een organisatie zich hierop onderscheiden? Wat moet je doen aan personeelsbeleid om de doelen van de organisatie te halen? Dit gaat veel verder dan de traditionele reorganisaties, meestal gedreven door financiële nood. Steeds vaker dringt het besef door dat dit niet de manier is voor organisatieverandering: in plaats van eens in de paar jaar een grote reorganisatie zou het mogelijk moeten zijn om continu en veel geleidelijker te veranderen.
Een tweede trend is daarom dat er beweging mogelijk moet zijn om snel in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen. Een flexibele schil is het toverwoord. Om een kleine kern van medewerkers met een vast contract zit een groep met tijdelijke krachten die aangepast kan worden naar behoefte. Minder in economisch slechte tijden, groter als het voor de wind gaat of met andere vaardigheden als de organisatie een nieuwe koers inslaat. Soms hebben zij een tijdelijk contract, soms zijn het zzp’ers met kennis die tijdelijk nodig is.
Een derde trend is talentmanagement. Na de strategische koers en de mogelijkheid om hierop in te spelen is natuurlijk een beleid nodig om dit ook daadwerkelijk te kunnen doen: hoe ontwikkel je de kennis die nodig is om een volgende slag te maken? Een kenmerk hiervan is dat steeds meer organisaties uitgebreide interne opleidingstrajecten hebben. Het is niet vanzelfsprekend dat de opleiding het brevet verschaft voor een succesvolle carrière. Hiermee zijn we weer terug bij de opleiding en de eisen die aan informatieprofessionals gesteld worden.
En de bibliotheken en archieven?
Hoe doen bibliotheken en archieven het op deze trends uit HR? Als ik om me heen kijk, is het vertrekpunt vaak niet al te gunstig. Doorgaans zit er weinig beweging in informatieprofessionals. Ze werken vaak lang bij dezelfde werkgever en wisselen zelden van branche. Het vaste contract wordt vaak als het hoogst haalbare gezien, de flexibele schil is er meestal niet. Als die er is, dan is deze meestal ingegeven uit financiële in plaats van strategische overwegingen.
Talentmanagement is doorgaans alleen weggelegd voor de grote instellingen. Zo had de Koninklijke Bibliotheek enkele jaren geleden een traineeprogramma en heeft UKB, het samenwerkingsverband van universiteitsbibliotheken en de KB, ook een eigen trainingsprogramma gehad. In internationaal verband is er het young executives-programma van LIBER. Binnen bedrijfsbibliotheken kunnen medewerkers meedoen aan het company brede talentprogramma als de organisatie tenminste groot genoeg is. Binnen de openbare bibliotheken en archieven ken ik geen dergelijk initiatief.
Nieuwe competenties
Waar draait het eigenlijk om voor de informatieprofessional anno nu? Vakkennis of vaardigheden? We vroegen tien professionals uit het informatievak wat ze belangrijker vinden.
Erwin la Roi, eigenaar van werving- en selectiebureau Hatch, kiest voor vaardigheden: ‘De “vakinhoud” is sowieso al dichter bij de eindgebruiker zelf komen te liggen. We (de eindgebruiker) archiveren immers zelf al al onze e-mail in de juiste mappen, en zoeken onze weg in een documentmanagementsysteem. En bij vooruitstrevende organisaties slaan we al onze (project)informatie ook al op met de daarbij horende metagegevens. Al of niet automatisch. De IP’er is nu degene die al deze mogelijkheden faciliteert. Daarvoor is het meer dan ooit noodzakelijk dat hij leert wat die eindgebruiker wil. En als die eindgebruiker dat niet precies kan duiden, moet hij die eindgebruiker helpen met het nemen van de juiste keuzes. Dat vergt vooral vaardigheden in de omgang met collega’s. Vakinhoud komt dan op nummer twee.’ Ap de Vries, directeur van de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB), ondersteunt deze stelling: ‘Het gaat er niet meer om dat je als informatieprofessional op een bepaald terrein meer kennis hebt dan anderen, maar wat je voor hen kunt betekenen.’
Toch zijn er ook andere geluiden. Harm Drent, manager Research & Market Intelligence bij Deloitte, stelt dat het meer dan ooit draait om de inhoud: ‘De IP’er moet namelijk een serieuze gesprekspartner van de interne klant zijn. Om de gedachtegang van de interne klant te begrijpen, is kennis van de materie van essentieel belang. Tools en systemen zijn tegenwoordig redelijk self explanatory zodat de interne klant gemakkelijk zelf zijn weg kan vinden in het overweldigende informatieaanbod. De meerwaarde van de IP’er is gelegen in het beantwoorden van complexe vraagstukken, waarbij inhoudelijk kennis erg belangrijk geworden is.’
Onder de gevraagde informatieprofessionals is er een neiging naar vaardigheden boven inhoud, maar het is maar net welke kant je opkijkt. Volg je de trends van onze HR-collega’s, dan lijken vaardigheden het belangrijkst. Meekunnen in de ontwikkeling van de organisatie, flexibel inspelen op de vraag van de klant, om zo een wezenlijke bijdrage te leveren aan de strategie van de organisatie als geheel. Als je kijkt naar de ontwikkelingen in het vakgebied, zijn de eisen aan de inhoud omhoog gegaan. Door de digitalisering kan iedereen zoeken en moet je beter zijn dan de rest. Hans Beek, informatiespecialist bij Stenden Hogeschool Leeuwarden, stelt dat zonder kennis van analoge informatiehuishouding de digitale informatiestromen niet goed te beheren zijn: ‘zonder vakinhoud geen vaardigheden’.
Survival skill
Voor je het weet is de informatieprofessional een alleskunner, het bekende zeldzame schaap met de vijf poten. IP vroeg daarom naar de unieke survival skill die de IP’er hoe dan ook nodig heeft.
Op dit punt was er een hoge mate van consensus die neerkwam op twee skills. In de eerste plaats zijn informatieprofessionals in staat om hun expertise te laten werken in de benodigde context. De vorm die dit aanneemt, is afhankelijk van de branche waarin de informatieprofessional werkt. Erna Winters, directeur Bibliotheek Kennemerwaard, ziet daarom graag nieuwsgierige informatieprofessionals. Volgens Michiel Nijhoff, bibliothecaris bij het Stedelijk Museum Amsterdam, is de informatieprofessional soms ook het historisch geweten van een organisatie. Hij verbindt de politieke, bestuurlijke context met de inhoud. Hij kan een probleem of vraag net zo lang analyseren en herformuleren totdat het antwoord binnen handbereik komt. Frans Smit, senior beleidsadviseur bij de gemeente Almere, kreeg onlangs te horen: ‘Je begrijpt altijd wat ons probleem is en vanuit je expertise kun je ons op een prettige, rustige manier bijstaan in het bedenken wat we moeten gaan doen. Het is daarom erg belangrijk dat je er bent.’
De tweede survival skill is het vermogen om je aan te passen en nieuwe mogelijkheden te creëren. Erwin la Roi noemt het ‘adaptievermogen’. Volgens Josje Calff, directeur van de UB van de Vrije Universiteit: ‘het vermogen om kansen te zien voor IP’ers als experts op het gebied van contentmanagement’. Zolang je kansen blijft zien voor nieuwe toepassingen van je expertise, blijf je telkens weer waarde toevoegen.
Betekenis voor de opleidingen
Ondertussen wordt het voor de opleidingen niet gemakkelijker om studenten voor te bereiden op deze snel veranderende professie. Wat je vandaag leert, is misschien morgen alweer verouderd. Moet de opleiding zich nu richten op vaardigheden of kennis of allebei? Ap de Vries ziet veel in probleemgestuurd leren: ‘op praktijk gerichte opdrachten die zelfstandig en in samenwerking met collega-studenten dienen te worden uitgevoerd. Het resultaat van zo’n opdracht telt bij de beoordeling, maar evenzeer de aanpak ervan.’ Wat betreft de inhoud lijkt het erop dat IT en informatiemanagement steeds meer naar elkaar toe groeien. IT is met een beweging bezig van de T van techniek naar de I van informatie. De techniek is steeds vaker buiten de deur gezet met applicaties en servers in de cloud. IT richt zich daarom steeds meer op de informatiearchitectuur.
Een veld waar informatieprofessionals wel affiniteit mee hebben. Albert van Harling, teamleider DIV, I&A en Applicatiemanagement (DIA) bij de gemeente Westland, ziet hier een rol voor de opleiding: ‘Het niveau is hbo/hbo+ geworden. De nadruk moet meer komen te liggen op het goed kunnen lezen van werkprocessen en de architectuurplaten en -principes die hieraan gerelateerd zijn. Ook dient er vanuit processen/ketens naar informatiemanagement gekeken kunnen worden. Op basis van deze invalshoeken maakt de ip’er zijn/ haar adviezen, richt hij/zij het informatiemanagement in.’
Bettina de Jong, head Patent Analysis bij Shell, ziet geen duidelijk verband met de informatieopleiding. De technische kennis doen haar nieuwe collega’s op door een universitaire studie en de informatievaardigheden worden vervolgens via een basiscursus op een goed startniveau gebracht. Pierre Meere, head of knowledge & collaboration KPMG: ‘Ik haal mijn teamleden tegenwoordig overal vandaan, de ene keer heb ik een “techneut” nodig, de andere keer een hele sterke adviseur. Maakt me niet uit waar ze vandaan komen “as long as they get the job done”.’
Een opleiding tot informatieprofessional hoeft niet op te leiden tot informatieprofessional en andersom kan iedereen informatieprofessional worden als hij of zij maar de juiste vaardigheden meebrengt. En vooral blijft bijleren: de echte talent manager van jouw competenties ben je zelf.
*In: Performa, Onderzoek HR Trends, pag. 14-15; touchpoint.adp.nl/publicaties/hr-trends/
Reacties vanuit het werkveld
Zet in op (communicatieve) vaardigheden
‘Ik denk dat de informatieprofessional die het best in staat is zijn toegevoegde waarde duidelijk te maken en zijn expertise binnen de organisatie op juiste manier weet te “verkopen”, de meest rooskleurige toekomst heeft. Daarom worden aspecten als adviesvaardigheden, marketing & communicatie, storytelling, schrijven van doeltreffende nota’s en klantgerichtheid steeds belangrijker.’
‘Helaas zien we nog wel vaak dat informatieprofessionals kiezen voor “veiligheid”; liever een vakinhoudelijke cursus dan “iets” met communicatie en rollenspellen. Wij proberen deze situatie in onze opleidingsadviezen wel te veranderen. Een informatieprofessional kan zich juist onderscheiden van zijn collega’s met goede (communicatieve) vaardigheden. Als je binnen een organisatie iets voor elkaar wilt krijgen, dien je een goed verhaal te hebben. Wie wel de juiste vakkennis heeft, maar niet het vermogen dit doeltreffend over te brengen is jammer genoeg toch vaak onzichtbaar binnen de organisatie. Neemt niet weg dat een informatieprofessional wel moet weten waar hij het over heeft. Anders valt hij, vroeg of laat, door de mand.’
Eric Kokke, marketingmanager GO opleidingen
Opleiding voor T-shaped professionals
‘In september 2015 start de Haagse bachelor HBO-ICT waar IMS (Information & Media Studies, voorheen IDM) van de Haagse Hogeschool deel van uitmaakt. De opleiding leidt op tot “T-shaped professionals” en beslaat het volledige ICT-domein op hbo-niveau door, naast IMS, ook vier andere studierichtingen aan te bieden. Deze professional beschikt over algemene ICT-kennis, professionele skills en kijkt over zijn specifieke vakgebied heen. Hij heeft het noodzakelijke “adaptievermogen”, zoals Erwin la Roi in bovenstaand artikel aangeeft, en is gespecialiseerd in een van de studierichtingen.’
‘Bij IMS staat ongestructureerde content van informatiesystemen centraal. Vanuit de beheerseisen van de content en de informatiebehoefte van de gebruikers richt de informatieprofessional/ adviseur systemen in die bijdragen aan een snelle beschikbaarheid en vindbaarheid van betrouwbare informatie. Het technisch ontwerp en het bouwen van een applicatie besteedt hij uit.’
‘Beheer van content vereist echter uitgebreide kennis en vaardigheden ten aanzien van toegankelijkheid, wetgeving, duurzaamheid en governance. De professional moet onder andere als leidinggevende veranderingen in organisaties vorm kunnen geven. Hij moet draagvlak creëren onder gebruikers én hij staat midden in het proces van stakeholders en management. Het is een noodzakelijke mix van kennis en vaardigheden: ze liggen duidelijk in elkaars verlengde.’
Willy van der Kwaak, teamleider IDM/BIM (Business IT & Management) bij de Haagse Hogeschool
Matthijs van Otegem is redacteur van IP.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 9 / 2014. Het gehele nummer kun je hier lezen