Door Anneke de Maat
Annelot Vijn wist na een stage bij Stadsarchief Amsterdam meteen dat ze in het archiefwerk verder wilde. Ze houdt erg van het structureren van informatie, van metadata, en van nadenken over hoe je archieven toegankelijk maakt voor een breed publiek. Ze werkt al 24 jaar bij Het Utrechts Archief en heeft een antenne voor nieuwe technologische ontwikkelingen. ‘Ik ken de collectie heel goed, en ik ben een soort knooppunt tussen archivistiek, techniek en publiek.’
Het beroep van informatieprofessional is zeer divers – van vakgebied en werkgever tot functie-inhoud en takenpakket. Om de breedte van het vak te laten zien, lichten we in de rubriek IProfiel een informatieprofessional door.
IPaspoort
Naam en leeftijd: Annelot Vijn (52)
Opleiding: kunstgeschiedenis en archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam
Huidige functie: specialist digitaal collectiebeheer bij Het Utrechts Archief
Wordt blij van: mijn werk, de fijne collega’s, en buiten mijn werk klassieke muziek en cello spelen in het Bergens Symfonieorkest
Ergert zich aan: dikdoenerij, egotripperij
Inspiratiebron: kunst, Venetië en tuinen
HOE BEN JE IN DIT VAK GEROLD?
‘Tijdens mijn studie kunstgeschiedenis volgde ik veel middeleeuwse hulpvakken en liep ik stage bij Stadsarchief Amsterdam. Ik maakte daar regesten [een eenregelige samenvatting van de inhoud, red.] van middeleeuwse oorkondes en werkte mee aan het conserveren van oorkondes. Ik was meteen verkocht: ik wilde het archiefwerk in. En ik ben een echte geluksvogel … Toen ik tijdens de opleiding archiefwetenschap stage liep bij Het Utrechts Archief (HUA), kon ik al tijdens mijn stage aan het werk op de studiezaal. Een halfjaar later kon ik doorstromen naar een functie als gegevensbeheerder. Daarna werd ik applicatiebeheerder voor verschillende systemen, en nog weer later informatiemanager voor de collectie. Nu ben ik sinds anderhalf jaar specialist digitaal collectiebeheer. Ik werk al 24 jaar met heel veel plezier bij Het Utrechts Archief.’
WAT MAAKT DIT WERK ZO LEUK?
‘Ik begon met archiefwerk op het ideale moment: in 1999. Ik heb de opkomst van het internet en van het digitaliseren van de collecties meegemaakt. En de technologie blijft zich razendsnel vernieuwen. Daardoor blijft het werk interessant en uitdagend. Tot 2012 werkte ik vooral in de dienstverlening op de studiezaal. Daarna ben ik me meer gaan bezighouden met digitalisering en technische innovatie. Ik volg de ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie op de voet. Bij alles wat ik doe werk ik samen met collega’s van verschillende afdelingen van HUA. Daardoor verbind ik de afdelingen van HUA met elkaar. Ook werk ik samen met collega’s van andere archiefdiensten en met de leveranciers van onze systemen. Een collega omschreef mijn functie als “voelspriet”. Ik ken de HUA-collectie heel goed, ik ben analytisch en ik kan inhoud, techniek en strategie goed combineren.’
WAT DOE JE NU ALS SPECIALIST DIGITAAL COLLECTIEBEHEER?
‘Bij Het Utrechts Archief verzamelen en bewaren we de bronnen van de Utrechtse geschiedenis en maken die toegankelijk voor een breed publiek. We beheren ook de archieven van de provincie Utrecht, van diverse gemeenten in deze provincie en van particulieren. Onze taak is om die archieven te bewaren voor de eeuwigheid. Vroeger ging het om perkament en papier, maar tegenwoordig zijn de stukken steeds meer digital born. HUA moet ervoor zorgen dat de overheidsarchieven gezond, goed toegankelijk, volledig en betrouwbaar zijn én blijven. Een groot project waaraan ik samen met collega’s werk, is het inrichten van een e-depot. Vorig jaar hebben we een aanbesteding gedaan, en we doen nu met de provincie en enkele gemeenten pilots voor het inrichten van het e-depot. Om ervoor te zorgen dat de digitale archieven vindbaar en doorzoekbaar zijn, zijn goede metadata nodig. We onderzoeken hoe goed de gebruikte metadatastandaarden van gemeenten en de provincie aansluiten bij de metadatastandaard van HUA. We kijken naar welke soorten bestandsformaten en software ze gebruiken en of die wel duurzaam toegankelijk zijn. Ook moeten we inhoudelijke en technische controles doen om vast te stellen of materiaal bijvoorbeeld volledig is, of goed geordend. We adviseren en maken beleid om ervoor te zorgen dat het materiaal duurzaam bewaard en toegankelijk blijft.’
HOE WERKEN JULLIE AAN DIGITALE TOEGANKELIJKHEID?
‘We werken hard aan het toegankelijk maken van de collectie als linked (open) data. Via linked data willen we onze collectie verbinden met andere erfgoedcollecties en geschikt maken voor hergebruik. Het doel is dat als mensen in ons archief zoeken naar informatie over een bepaald onderwerp of een bepaalde persoon, bijvoorbeeld een Utrechtse kunstenaar, ze meteen zien welke instellingen in Nederland ook informatie over die kunstenaar in hun collectie hebben. Ik zit in de Architectuurraad die werkt aan de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA). In deze Architectuurraad vertalen we de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed van OCW/NDE naar een blauwdruk voor het inrichten van je processen, systemen en collecties. Dit doen we onder andere door gebruik te maken van linked (open) data waarmee je collecties kunt verbinden, intern, maar ook over instellingen heen.’
WELKE NIEUWE TECHNOLOGIEËN GEBRUIKEN JULLIE VERDER NOG?
‘Samen met collega’s binnen en buiten Het Utrechts Archief onderzoek ik wat de mogelijkheden zijn van nieuwe AI-technieken, zoals handwritten text recognition (HTR), named entity recognition (NER) en large language models (LLM’s). Een deel van de ruim 33 kilometer archieven en collecties van HUA bestaat uit handgeschreven teksten. Van slechts een klein deel daarvan is de inhoud bekend. In 2019 hebben we met Transkribus – een AI-tool voor handschriftherkenning – zo’n duizend brieven van Margaretha Turnor (kasteelvrouwe van Amerongen) uit de zeventiende eeuw getranscribeerd naar digitaal leesbare tekst. De transcripties zijn nog niet helemaal foutloos, maar het is geweldig dat we met HTR heel snel veel materiaal kunnen ontsluiten. We hebben ook een eerste pilot gedaan met de open source transcriptiesoftware Loghi die ontwikkeld is door het KNAW Humanities Cluster en het Nationaal Archief.
HTR maakt digitale bestanden doorzoekbaar op trefwoord. Om de doorzoekbaarheid te verbeteren, experimenteren we nu met het extraheren van informatie (entiteiten) via NER. Dit is een op natural language processing gebaseerde techniek waarmee je informatie in tekstdocumenten kunt identificeren en categoriseren. De meeste mensen zoeken namelijk op categorieën als persoon, plaats en tijd. Met NER kunnen termen uit de tekst op een (semi)automatische wijze worden gekoppeld aan linked open data authorities, zoals thesauri.
Daarnaast onderzoeken we hoe LLM’s zoals ChatGPT kunnen worden ingezet om de data te structureren op onderdelen en onderwerpen. Hiermee kun je nog meer doen dan alleen extraheren. Via een LLM kun je bijvoorbeeld naast entiteiten ook de rollen van personen in relatie tot elkaar uit de tekst halen. Denk bijvoorbeeld aan een vader, een kind, een echtgenote. Aan het inzetten van ChatGPT zitten alleen wel wat haken en ogen, zoals die van bias en privacy.’
WAARAAN WERK JE MET DE COLLEGA’S BUITEN HET UTRECHTS ARCHIEF?
‘Ik overleg veel met collega’s uit het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE). Ik ben lid van de NDE-werkgroep Preservation Watch. We volgen de ontwikkelingen in de samenleving, techniek, en wetgeving die invloed kunnen hebben op de duurzame toegankelijkheid van digitaal erfgoed. We huren ook techwatchers in. We kijken vooral naar de ontwikkelingen op het gebied van bestandsformaten, preserveringstools en metadatamodellen. Ik zit ook in een groepje dat zich buigt over AI en bias.’
HOE MAKEN JULLIE DE COLLECTIE BETER BRUIKBAAR VOOR HET PUBLIEK?
‘Het verbeteren van de digitale dienstverlening is een belangrijk onderdeel van ons meerjarenbeleidsplan. Zoals we de archieven nu online presenteren, zijn ze nog niet goed genoeg vindbaar en doorzoekbaar voor het publiek. We hebben gebruikersonderzoek gedaan en hieruit is gebleken dat veel mensen het best ingewikkeld vinden om archiefonderzoek te doen via de website. Ze willen het liefst een Google-zoekfunctie. Dat is lastig, want archieven zijn op een bepaalde manier gevormd en ook in die structuur, volgens bepaalde internationaal gehanteerde standaarden, beschreven. Dus hier ligt nog een grote uitdaging.’
Anneke de Maat is freelance tekstschrijver en communicatieadviseur.
Deze bijdrage komt uit de papieren IP #8-2023. Het hele nummer kun je hieronder lezen of downloaden.