Door Frank van Outvorst
Het begrip informatiemanagement wordt in de praktijk vaak op verschillende manieren ingevuld. Zo kan het gaan over businessinformatiemanagement (BIM), maar ook over informatiehuishouding (IHH), ofwel informatiedienstverlening. Dit kan leiden tot verwarring en dat is jammer, meent Frank van Outvorst. Beide zijn namelijk nauw met elkaar verbonden, en BIM- en IHH-professionals moeten juist samenwerken voor het beste resultaat.
Om maar ‘met een open deur in huis te vallen’: gegevens, informatie en de systemen waarin gegevens worden verwerkt en waarmee informatie beschikbaar wordt gesteld, zijn voor veel organisaties al uitermate belangrijk, en dit belang zal de komende jaren alleen maar toenemen. Steeds meer organisaties komen tot de conclusie dat er datagestuurd moet worden gewerkt, of dat informatieverwerking binnen de organisatie een directe invloed heeft op de corebusiness. Dit betekent dat het noodzakelijk is om te komen tot een goede sturing of regievoering op de wijze waarop een organisatie omgaat met data, informatie en informatiesystemen.
Informatiemanagement heeft de verantwoordelijkheid om invulling te geven aan deze sturing en regievoering, maar in de praktijk blijkt vaak onduidelijkheid over de term, en daarmee over de invulling ervan. Dit is vooral het geval in organisaties waar ook het begrip informatiehuishouding een belangrijke rol speelt.
Definities
In het Nederlandse taalgebied bestaan diverse definities van informatiemanagement; ze komen uit de kokers van auteurs als Bemelmans, Looijen, Maes, Starreveld of Van der Pols – om maar een paar namen te noemen. Deze definities worden gehanteerd in de werelden en de opleidingen op het gebied van bestuurlijke informatiekunde, business- en informatiemanagement, bedrijfsinformatica en IT. Op zich komen ze allemaal tot dezelfde kern: informatiemanagement is de vertaling van de behoefte aan informatie binnen een organisatie naar een adequate informatievoorziening.
De informatiebehoefte van een organisatie komt voort uit de doelstellingen van de organisatie en de wijze waarop de organisatie met processen en structuren is ingericht en waarop de organisatie wordt bestuurd. Informatievoorziening (IV) bestaat uit het geheel van mensen en middelen waarmee de informatiebehoefte van de organisatie wordt ingevuld: informatie, informatiesystemen, IT-infrastructuur en dienstverleningsprocessen. Informatievoorziening is volgens deze definitie dus veel meer dan alleen het verstrekken van informatie, zoals in het geval van de website van een automerk waarop de verschillende automodellen staan beschreven. Nog afgezien van het feit dat de definitie spreekt van het invullen van de informatiebehoefte van een organisatie – voorlichting aan consumenten of burgers valt daarmee niet onder de definitie van IV.
In het Engelse taalgebied wordt deze vorm van informatiemanagement ook wel aangeduid met de term ‘business IT alignment’: het afstemmen van de IT op de business (en omgekeerd).
Informatiebehoeften
Binnen informatiemanagement is sprake van continue afstemming tussen business en IT. Informatiebehoeften kunnen wijzigen. Hier kunnen allerlei redenen voor zijn: veranderende bedrijfs- of werkprocessen, veranderende organisatiestructuren of -sturing, wijzigingen in wet- en regelgeving waaraan men zich dient te houden (compliance) of nieuw organisatiebeleid waaraan men zich graag wil houden (conformance).
Het is de taak van informatiemanagement om de (veranderde) informatiebehoeften te (onder)kennen. Hierbij worden organisatie, processen, informatiesystemen en data met elkaar in verbinding gebracht. Naast de vertaling van deze behoeften naar (aanpassingen van) de informatievoorziening is een belangrijke taak van informatiemanagement ook om de consequenties van nieuwe informatiebehoeften in kaart te brengen en met de organisatie te bespreken. Deze consequenties worden uitgedrukt in termen als baten, kosten, investeringen, risico’s, inspanningen, doorlooptijden et cetera. Een dergelijk gesprek moet resulteren in een voor alle betrokkenen aanvaardbare formulering van de informatiebehoefte.
Informatiemanagement zorgt voor een afgestemde en eenduidige definitie van de informatiebehoefte. Bij een automatiseringsvraagstuk vult de IT-dienstverlener deze verder in. Gaat het om organisatorische of procedurele vraagstukken, dan doet de interne business of IV-organisatie dit.
Businessinformatiemanagement
Tegenwoordig wordt het vakgebied zoals hiervoor beschreven aangeduid als businessinformatiemanagement (BIM). Samenvattend omvat BIM het volgende:
- Continue evaluatie of de informatiesystemen, de informatiestromen en de informatieproducten de processen en de besturing van de organisatie nog adequaat ondersteunen;
- Continue evaluatie of de informatievoorziening voldoet aan alle eisen die vanuit wet- en regelgeving worden gesteld;
- Vertaling van de strategische veranderbehoefte naar programma’s en projecten om deze veranderingen te kunnen doorvoeren;
- Continue afstemming tussen vraag en aanbod van informatievoorziening en IT op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau.
IHH of informatiedienstverlening
Zoals hierboven aangegeven kom ik regelmatig begripsverwarring tegen. Deze lijkt te ontstaan doordat er nog een andere invulling van het begrip informatiemanagement is. Daarbij gaat het om het verzamelen en bewaren van informatie uit een of meer bronnen en het zorgdragen dat deze informatie naar de juiste afnemers wordt gedistribueerd. Hierbij zijn de volgende vijf onderdelen van belang:
- Verzamelen
- Opslaan
- Verspreiden
- Archiveren
- Vernietigen
Informatie kan daarbij bestaan uit gestructureerde en ongestructureerde informatie in allerlei vormen, zoals filmpjes, foto’s, losse spreadsheetbestanden of aantekeningen op een bierviltje. In de praktijk ligt de nadruk vooral op informatie gevat in documenten. Er wordt gezorgd dat deze informatie terug te vinden is en duurzaam toegankelijk wordt opgeslagen en beschikbaar wordt gesteld, en dat ze wordt vernietigd zodra de bewaartermijn is verstreken.
Juiste omgang met informatie
Om te zorgen dat met informatie op de juiste manier wordt omgegaan en dat ze op de juiste wijze wordt gedistribueerd, is een adequate informatiehuishouding noodzakelijk. Deze bestaat uit mensen, afspraken, processen en/of procedures en middelen. Onder middelen vallen onder meer workflowmanagement (WFM)-systemen die de stroom van informatie door een organisatie geleiden, enterprisecontentmanagement (ECM)-systemen voor ongestructureerde informatie, en documentmanagementsystemen (DMS) voor de ondersteuning van documenten.
Deze invulling van informatiemanagement wordt gehanteerd in de werelden en de opleidingen op het gebied van informatiedienstverlening en -management en documentaire informatievoorziening. Om begripsverwarring met businessinformatiemanagement te voorkomen wordt dit verder aangeduid met de termen IHH of informatiedienstverlening.
Vooral bij de overheid
Met name binnen overheidsorganisaties is de IHH/informatiedienstverlening-benadering uitermate belangrijk. We leven in Nederland in een democratie, en de overheid moet zich verantwoorden aan parlement, pers en burgers. Dit betekent dat de ze transparant moet zijn in haar beleidsvorming en besluitvorming. Om dit te regelen is wetgeving in het leven geroepen, denk aan de Wet open overheid (Woo) en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). (De AVG is natuurlijk ook van toepassing op organisaties buiten de overheid!)
Om te voldoen aan de doelen van deze wetten – actieve openbaarmaking en snelle beantwoording van vragen in het kader van openbaarmaking onder de borging van privacy – wordt binnen de Nederlandse overheid veel nadruk gelegd op het op orde brengen van de informatiehuishouding. Op dit moment worden veel IHH-gerelateerde programma’s en projecten uitgevoerd.
IHH verschaft de organisatie kaders voor de te gebruiken informatiedragers, voor de opslagstructuren om deze informatiedragers zodanig op te slaan dat ze teruggevonden en gedistribueerd kunnen worden, en voor richtlijnen voor het bewaren van informatie, zoals vernietigings- of bewaartermijnen, of richtlijnen om informatie duurzaam toegankelijk te maken (DUTO-richtlijnen).
De relatie tussen BIM en IHH
Natuurlijk is de zorg voor de informatiehuishouding een integraal onderdeel van de totale regie op de informatievoorziening waarvoor businessinformatiemanagement is opgesteld. En de in het kader van IHH in te zetten middelen zijn ook informatiesystemen die onder het aandachtsgebied van BIM vallen. Maar de scope van BIM is breder. Naast IHH heeft BIM ook de verantwoordelijkheid voor alle andere bedrijfsapplicaties die aanwezig zijn en ook voor alle andere gestructureerde datasets. BIM zal hierbij steeds de brug tussen business en IT slaan vanuit een benadering van het complete proceshuis en het totale applicatie- en datalandschap van de organisatie.
Diverse specialisten betrokken
Het is belangrijk om in het IV-beleid en in de businessinformatieplannen ook IHH op te nemen als geprioriteerd onderwerp. IHH-projecten kunnen een grote impact hebben op de organisatie en/of een groot beslag leggen op de beschikbare menscapaciteit, de financiële middelen of het verandervermogen van de organisatie. Daarom moeten IHH-projecten samen met andere IV- of automatiseringsprojecten worden geprioriteerd en bewaakt op voortgang en samenhang.
Natuurlijk zijn bij de uitvoering van BIM diverse specialisten betrokken. Dit zijn bijvoorbeeld informatiemanagers en inhoudelijk domeindeskundigen die samen met IT-specialisten in een IT-project een informatiesysteem aan het ontwikkelen zijn, maar het kunnen ook enterprise- of IT-architecten zijn. Verder zijn bijvoorbeeld security- en IHH-specialisten betrokken bij BIM. Afstemming tussen deze rollen is cruciaal.
Risico’s
In de praktijk worden businessinformatiemanagement en IHH/informatiedienstverlening geregeld gezien als twee vakgebieden die losstaan van elkaar. Of er wordt onvoldoende onderkend dat de zorg voor de totale informatievoorziening binnen een organisatie breder is dan alleen de zorg voor IHH. In dergelijke situaties kan zich een aantal risico’s voordoen.
Te veel aandacht naar één aspect
Door toenemende politieke en maatschappelijke druk kan binnen de organisatie grote aandacht voor archivering en (actieve) openbaarmaking ontstaan. Bij de Rijksoverheid is dit momenteel het geval. Met een sterke impuls vanuit de door de regering aangestelde Regeringscommissaris Informatiehuishouding zijn programma’s opgestart om de informatiehuishouding van de Nederlandse overheid te verbeteren. Dat is natuurlijk uitermate nuttig en noodzakelijk; dergelijke programma’s blijven hopelijk resultaten opleveren. Er bestaat echter ook een risico: deze aandacht kan de aandacht voor de rest van de informatievoorziening volledig overschaduwen. Het kan gebeuren dat alle aandacht en energie gaan naar IHH, waardoor de sturing op de totale informatievoorziening tijdelijk stil komt te liggen.
Onvoldoende samenwerking
Om te komen tot een adequaat functionerende informatievoorziening binnen de organisatie zullen alle betrokken professionals en specialismen moeten samenwerken. Daarvoor is het nodig om elkaars expertise optimaal te benutten door goed met elkaar af te stemmen. Vanuit BIM dient inzicht te bestaan over hoe informatiestromen door de processen van de organisatie lopen, en waar informatie of data worden gebruikt en opgeslagen. De IHH-specialisten stellen voor specifieke informatie(dragers) de procedures en richtlijnen op, zodat de informatie goed vindbaar en beschikbaar is voor de personen die haar nodig kunnen hebben, en zodat ze toegankelijk blijft gedurende de bewaarperiode en na afloop wordt vernietigd. De IHH-specialisten geven daarmee invulling aan een specifiek deel van de totale regievoering op de informatievoorziening binnen de organisatie. Helaas blijkt het in de praktijk regelmatig voor te komen dat BIM en IHH onvoldoende van elkaar weten (of snappen!) waar ze mee bezig zijn. Daardoor ontstaat voor alle partijen een gemiste kans. Men weet over en weer niet wat de ander te bieden heeft, of men weet zelfs niet eens van het bestaan van de ander af.
Eenzijdige benadering actuele onderwerpen
Onvoldoende samenwerking in combinatie met een mogelijk eenzijdige focus kan ook het risico opleveren dat actuele onderwerpen in een organisatie eenzijdig worden benaderd. Bij de implementatie van nieuwe wetgeving bijvoorbeeld kan het gebeuren dat de focus uitsluitend komt te liggen op de manier waarop transparantie van de uitvoering van de wet naar de maatschappij kan worden geborgd. Dat is natuurlijk een belangrijk en relevant aspect, maar evenzo belangrijk is het om te kijken op welke wijze de implementatie van de nieuwe wetgeving binnen de huidige informatievoorziening past. Is het wellicht nodig om nieuwe informatiesystemen of registraties te definiëren? Als men te laat dergelijke consequenties in beeld krijgt, kan dat vervelende gevolgen hebben voor de slagkracht van de uitvoering van de nieuwe wetgeving. In tweede instantie kan later, na de implementatie van nieuwe informatiesystemen, blijken dat er onvoldoende is nagedacht over de maatregelen die nodig zijn om openbaarmaking en andere transparantie te realiseren.
Expertise informatieprofessionals onduidelijk
Een ander risico ligt in het feit dat management en bestuurders binnen een organisatie onvoldoende duidelijk voor ogen hebben wat zij van de betrokken collega’s op het gebied van BIM en IHH kunnen verwachten. Het komt regelmatig voor dat iedereen in deze verschillende vakgebieden wordt aangeduid als informatieprofessional en op een generieke wijze wordt aangesproken. Dit kan leiden tot ergernis en frustratie bij de betrokken informatieprofessionals, omdat zij zich gedwongen voelen te acteren op gebieden waar hun expertise of interesse niet ligt.
Conclusie
Als het gaat om businessinformatiemanagement en IHH/informatiedienstverlening, dan lijken er, als je kijkt naar de opleidingen en de aandacht binnen de vakgebieden, twee losstaande aandachtsgebieden te bestaan die van elkaar verschillen. Het tegendeel is echter waar: beide zijn nauw met elkaar verbonden, waarbij IHH een onderdeel vormt van BIM.
BIM- en IHH-professionals hebben voor de uitvoering van hun werk veel met elkaar te maken. Het is belangrijk om van elkaars bestaan en expertises te weten en te zorgen dat de verschillende onderwerpen die door BIM en IHH worden afgedekt, allemaal voldoende aan bod komen. Dat kan alleen vanuit een goede samenwerking tussen BIM en IHH worden gerealiseerd. Deze samenwerking biedt de garantie voor een passende prioritering en besturing van IHH-projecten te midden van het grote geheel van alle IV-projecten.
Managers en bestuurders van organisaties hebben een grote verantwoordelijkheid en spelen een belangrijke rol in het faciliteren van de samenwerking tussen BIM- en IHH-professionals. Alleen door goede samenwerking worden de expertises van deze professionals optimaal benut en is er sprake van twee zijden van dezelfde (gouden) medaille.
Frank van Outvorst is consultant, trainer businessinformatiemanagement en onderzoeker bij de Hogeschool Utrecht.
Deze bijdrage komt uit de papieren IP #8-2024. Het hele nummer kun je hieronder lezen of downloaden.