Informatie tot nut van het algemeen – hoe informatiemanagement en samenleving elkaar kunnen versterken

Door Johan den Heijer

Collectievormers die impact willen maken, bouwen op de kracht van gemeenschappen vanuit het besef dat het uiteindelijke nut van collecties bestaat uit wat mensen – in al hun verscheidenheid en met soms tegengestelde belangen – eraan hebben, zo schreef Johan den Heijer, samen met Frank Hendriks, in het artikel ‘Informatiecollecties als maatschappelijke nutsvoorziening’ in IP #9-2023. Het leverde vier aanbevelingen op met betrekking tot de mogelijke maatschappelijke rol van de informatiesector. Hieronder vind je de uitwerking van deze vier punten.


In een wereld waarin technologie en data onze leefomgeving snel transformeren, wordt het steeds belangrijker om niet alleen data te beheren, maar ook betekenisvolle verbindingen te leggen tussen gebruikers en de informatie die voor hen relevant is. Het concept ‘de gebruiker centraal’ kan worden verrijkt door te kijken naar community archiving en history marketing, waarbij zowel particuliere als zakelijke belangen samenkomen in informatiemanagement.

Participerend archiveren

Community archiving is een participerende manier van archiveren, waarbij burgers zelf betrokken worden bij het vastleggen, beheren en delen van informatie die voor hun lokale, regionale of zelfs nationale gemeenschap van belang is. Dit kan gaan over culturele tradities, belangrijke gebeurtenissen in de omgeving of verhalen van buurtbewoners. De kracht van community archiving ligt in de collectieve inspanning en betrokkenheid: door een gemeenschappelijke visie te ontwikkelen op wat belangrijk is, ontstaat een rijke, diverse en authentieke informatiebron ‘van de mensen zelf’ die hen onderling verbindt.

Dit type archivering kan worden aangemoedigd door het opzetten van digitale platforms waar gebruikers zelf data kunnen uploaden en bewerken. Zo kunnen gemeenschappen hun eigen verhalen vastleggen, zonder regie van bovenaf, maar mét (vak)technische begeleiding door ervaren beheerders. Denk aan digitale archieven van stadswijken, die worden gevuld met foto’s, anekdotes en persoonlijke verhalen van bewoners. Dit creëert niet alleen een tastbare connectie met de geschiedenis van de gemeenschap, maar biedt ook een waardevolle bron van erfgoed die door volgende generaties kan worden gebruikt.

Community archiving sluit aan bij het ‘gebruikers centraal’-denken, omdat het directe waarde biedt aan diezelfde gebruikers door hun ervaringen en verhalen centraal te stellen. Het archief is hierdoor niet een passieve opslagplaats, maar een dynamische omgeving waar gemeenschappen samenkomen en elkaar versterken.

History marketing 

Terwijl community archiving vooral gericht is op particuliere en burgerbelangen, biedt history marketing een manier om archiefmateriaal te benutten voor zakelijke en organisatiebelangen. Bij history marketing worden historische bronnen en verhalen strategisch ingezet om merkidentiteit en merkloyaliteit te versterken. Het idee is om klanten te laten zien waar een bedrijf voor staat door een rijke historie en betekenisvolle verhalen uit te lichten. Dit kan bijzonder waardevol zijn voor bedrijven die zich willen onderscheiden door authenticiteit en duurzaamheid. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld hun merkverhaal versterken door terug te grijpen op hun roots en de oprichters, waarden en kernideeën die hen in het verleden hebben gevormd. Dit kan ook werken voor non-profitorganisaties en stichtingen, die hun impact willen tonen door historische projecten, partnerschappen en successen te presenteren. 

History marketing kan in diverse vormen naar voren komen, zoals het gebruik van oude logo’s, verhalen over iconische producten of anekdotes van medewerkers en klanten die de organisatie vormden. De voordelen voor bedrijven en organisaties liggen bij een grotere betrokkenheid en loyaliteit. Consumenten voelen zich vaak meer verbonden met een merk als ze de achtergrond en de missie van een organisatie begrijpen. In een tijd waarin merkvertrouwen cruciaal is, draagt history marketing bij aan geloofwaardigheid en vertrouwen. 

Tenslotte voegt history marketing een educatief aspect toe aan een merk. De consument kan een merk zo veel beter plaatsen in de context waarin het is ontstaan en tot bloei is gekomen, zie Ikea.

Elkaar versterken

Er is een groeiend besef dat community archiving en history marketing elkaar kunnen versterken. Denk aan een bedrijf dat een platform opzet waar zowel de ontstaansgeschiedenis als de verhalen van werknemers en klanten als de omgeving waarbinnen het bedrijf actief was bij elkaar komen. Een organisatie kan bijvoorbeeld gebruikers betrekken bij het aanvullen van haar geschiedenis door persoonlijke herinneringen of ervaringen te delen. Dit creëert een dynamisch archief waar verschillende perspectieven samenkomen en een divers, levend verhaal vormen dat zowel particuliere als zakelijke belangen vertegenwoordigt.

Een voorbeeld van een dergelijke synergie is een gemeentearchief dat samenwerkt met lokale bedrijven om historische foto’s, advertenties en verhalen digitaal te bewaren en toegankelijk te maken voor het publiek. Lokale inwoners kunnen deze data verrijken met hun eigen verhalen, terwijl bedrijven het materiaal gebruiken om te laten zien hoe hun merk verweven is met de omgevingsgeschiedenis.

Hybride strategieën 

Voor de toekomst betekent dit dat informatiemanagers en organisaties streven naar hybride strategieën die zowel community archiving als history marketing omarmen. Door samenwerkingen tussen gemeenschappen en bedrijven te faciliteren en technologie voor gebruiksvriendelijke platforms in te zetten, kunnen zowel burgerlijke als commerciële belangen effectief worden bediend. Dit betekent ook dat organisaties zich meer bewust moeten worden van hun rol als hoeders van erfgoed en gemeenschapsbetrokkenheid, en niet alleen als bewaarders van objecten, ‘oud papier’ en afgesloten statische data.

Samenvatting
Community archiving en history marketing bieden unieke mogelijkheden om de gebruiker centraal te stellen in informatiemanagement. Ze geven gebruikers een actieve rol en creëren waardevolle verbindingen tussen individuen, gemeenschappen en merken. Het is tijd voor een informatiestrategie waarin de gebruikers niet alleen centraal staan, maar waarin hun verhalen en ervaringen fundamenteel zijn aan de manier waarop wij data verzamelen, bewaren en inzetten.


In de huidige digitale en gedecentraliseerde informatiesamenleving en door de snellere omlooptijd van organisaties ontstaan steeds meer verspreide en verweesde archieven. Daarnaast ontstaan er archieven bij niet-gebruikelijke archiefvormers, zoals informele gemeenschappen, tijdelijke projectgroepen en digitale platforms. Het beleid rond deze archieven richt zich op het beheer en behoud van deze waardevolle informatiebronnen.

Het behoud en de borging van historische waarde staan hierbij centraal, met als doel verspreide en verweesde archieven, evenals materialen van minder gebruikelijke archiefvormers, veilig te stellen en toegankelijk te maken. Daarnaast ligt de focus op het verhogen van de toegankelijkheid door de vindbaarheid en beschikbaarheid van deze archieven en materialen te verbeteren. Verder wordt sterk ingezet op het bevorderen van samenwerking en ondersteuning, waarbij samenwerkingen tussen diverse organisaties en gemeenschappen worden gefaciliteerd om de duurzaamheid van deze informatie te waarborgen.

Beleidsuitgangspunten

Verspreide, verweesde en informele archieven bevatten vaak unieke informatie die niet bekend is bij traditionele instellingen, zoals de gevestigde stads- en streekarchieven. Het werken aan het identificeren van verspreide en verweesde archieven vereist een open houding, interesse in wat er in de samenleving speelt, onderling vertrouwen én nauwe samenwerking met lokale gemeenschappen, erfgoedorganisaties en digitale platforms. Archiefinstellingen die volgens dit beleid te werk gaan, stellen een inventarisatie op en ondersteunen de niet-gebruikelijke archiefvormers om de aanwezige informatie bij de bron te beschrijven, zodat de beschikbaarstelling later eenvoudiger te realiseren is. Waar mogelijk worden archieven gedigitaliseerd en beschikbaar gesteld via openbare platforms – met inachtneming van privacy- en gebruiksrechten. Voor verweesde archieven is een standaard juridische procedure wenselijk om rechten en toegang vast te leggen, bijvoorbeeld via een openaccessmodel of Creative Commons-licenties.

Robuuste opslagmethoden 

Daarnaast is het beleid gericht op het stimuleren van samenwerking met oorspronkelijke archiefvormers en gemeenschappen door technische ondersteuning en advies te bieden op het gebied van archivering en digitalisering. Gemeenschappen worden aangemoedigd om hun verhalen en context toe te voegen met persoonlijke ervaringen, zodat de archieven een rijk en divers perspectief weerspiegelen. Om de duurzaamheid van archieven te waarborgen wordt gebruikgemaakt van robuuste opslagmethoden voor zowel digitale als fysieke materialen, met een sterke focus op langdurige beschikbaarheid en toegang.

Implementatiestrategie

Wat is een hanteerbare manier om volgens deze aanpak te gaan werken? In de eerste plaats: voer onderzoek uit naar plaatsen en mensen waar mogelijk verspreide en verweesde archieven aanwezig kunnen zijn, evenals materiaal van niet-gebruikelijke archiefvormers. Maak gebruik van lokale netwerken om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen. Stel vervolgens richtlijnen op voor het beheer, behoud en toegankelijk maken van deze archieven. Richtlijnen kunnen betrekking hebben op de selectiecriteria, de metadatastandaarden en het rechtenbeheer. Dit heeft een tweeledig doel: voor de eigen organisatie is het duidelijk wát eventueel waarom verworven wordt. Bij de archiefvormer kan het helpen vertrouwen op te bouwen dat het eventueel over te dragen materiaal in goede handen blijft en verantwoord wordt bewaard en ontsloten.

Digitaal platform bouwen

Een andere stap is een digitaal platform bouwen waar verweesde en verspreide archieven kunnen worden geïnventariseerd en waar informatie over de vindplaats en toegankelijkheid kan worden gedeeld. Dit platform kan dienen als een verzamelplek voor niet-gebruikelijke archiefvormers om hun materiaal in te voegen en het voor onderzoekers interessant te maken contact op te nemen. En verder: start samenwerkingen tussen overheidsinstellingen, erfgoedorganisaties en maatschappelijke organisaties om kennis en middelen te bundelen en ondersteuning te bieden aan gemeenschappen en organisaties met verspreide en verweesde archieven. Voer ook regelmatig evaluaties uit om het beleid en de implementatiestrategie te beoordelen en bij te stellen waar nodig. Dit helpt om het beleid relevant en effectief te houden in een veranderende maatschappij.

Samenvatting
Dit beleid biedt een kader voor het identificeren, beheren en behouden van verspreide en verweesde archieven en materiaal bij niet-gebruikelijke archiefvormers. Door middel van samenwerking, toegankelijkheid en duurzaam beheer kan de waarde van deze archieven behouden blijven voor toekomstige generaties, terwijl de gebruikers en de gemeenschappen waarin deze informatie is ontstaan centraal staan.


In de context van informatiemanagement en archivering wordt de herkomst van documenten vaak als een cruciale factor beschouwd, omdat die inzicht biedt in de context, waarde en authenticiteit van de informatie. Traditioneel wordt bij archieven veel nadruk gelegd op het materiaal dat door overheidsinstellingen is geproduceerd, omdat dit als publiek goed wordt beschouwd en veelal bijdraagt aan het collectieve geheugen en de verantwoording aan burgers. Echter, particulier materiaal – afkomstig van burgers, bedrijven, stichtingen en andere niet-overheidsinstanties – is minstens zo waardevol en noodzakelijk om een volledig en inclusief beeld van de geschiedenis en de samenleving te bewaren.

Belang particuliere archieven

Het opnemen van particuliere documenten in een collectie biedt een uniek perspectief op persoonlijke en collectieve ervaringen buiten het institutionele kader van de overheid. Dit kan gaan over brieven, dagboeken, foto’s, bedrijfsarchieven, erfgoed van gemeenschappen en digitale content van sociale media. Dit materiaal heeft niet alleen historische en culturele waarde, maar speelt ook een belangrijke rol in het begrip van maatschappelijke, economische en culturele ontwikkelingen die de samenleving vormgeven.

Particuliere bronnen geven stem aan de diversiteit binnen de samenleving. Waar overheidsarchieven vaak formeel en op beleidsniveau vastleggen, bevatten particuliere archieven persoonlijke verhalen en ongefilterde ervaringen. Deze bronnen laten het dagelijks leven zien en geven inzicht in sociale structuren, waarden en veranderingen die anders onopgemerkt blijven.

Omdat gebruikers steeds vaker op zoek zijn naar context en betekenis in de informatie die ze raadplegen, bieden particuliere archieven waardevolle aanvullingen die helpen bij het invullen van de ‘menselijke kant’ van geschiedenis. Gebruikers waarderen informatie die niet alleen feitelijk, maar ook emotioneel en sociaal resoneert, wat vaak beter mogelijk is door particuliere bronnen.

Weerspiegeling maatschappij

De herkomst van bedrijfsmatig en organisatorisch materiaal levert een schat aan informatie op die relevant is voor sectorale geschiedenis, innovatie, productontwikkeling en cultuurgeschiedenis. Bedrijfsarchieven kunnen inzicht bieden in industriële en technologische vooruitgang, terwijl archieven van culturele of maatschappelijke organisaties inzicht geven in de evolutie van sociaal engagement en culturele ontwikkeling. Het particulier erfgoed biedt vaak een complementair perspectief op het overheidsbeleid en op overheidsinitiatieven. Zo kunnen particuliere archieven de impact van beleid op burgers documenteren, wat overheidsarchieven zelf soms missen. Deze informatie is waardevol bij het evalueren en verfijnen van beleid en bij het verbeteren van de responsiviteit naar burgers toe.

Door de opkomst van digitale technologieën ontstaan ook nieuwe vormen van particulier archiefmateriaal, zoals sociale media en digitale gemeenschappen. Deze bronnen zijn een weerspiegeling van de hedendaagse maatschappij en bevatten waardevolle data over moderne communicatie en interactiepatronen.

Grotere bewustwording nodig

Het belang van particuliere archieven vraagt om specifiek beleid en een duurzame aanpak om dit materiaal veilig te stellen, toegankelijk te maken en te beheren. Er is behoefte aan een grotere bewustwording bij particulieren, bedrijven en niet-overheidsorganisaties over de waarde van hun archieven. Educatie over het belang van archivering en de voordelen van samenwerking met archiefinstellingen kan helpen om dit besef te versterken.

Particulier materiaal kan gevoelige informatie bevatten, wat vraagt om duidelijke richtlijnen en afspraken met betrekking tot privacy, gebruiksrechten en bewaartermijnen. Hierin kan worden gebruikgemaakt van Creative Commons-licenties en andere standaardovereenkomsten, die zowel bescherming bieden als toegang vergemakkelijken.

Om particulier erfgoed breed toegankelijk te maken is digitalisering van groot belang. Dit vergt investeringen in infrastructuur en technologie, evenals een aanpak voor langdurig digitaal beheer. Particuliere archieven kunnen bijvoorbeeld worden opgenomen in gedigitaliseerde netwerken en platforms, waardoor ze beter beschikbaar komen voor zowel onderzoekers als het grote publiek.

Een hybride model van samenwerking tussen overheid en particuliere sector kan ervoor zorgen dat zowel overheids- als particuliere informatiebronnen worden behouden. Door gezamenlijke programma’s en subsidies kan een integrale benadering ontstaan voor het behoud van zowel publiek als particulier erfgoed, met oog voor de unieke eisen en waarden van elke bron.

Samenvatting
Benadruk het belang van een inclusieve benadering bij het archiveren van informatie. Overheidsarchieven en particuliere archieven vullen elkaar aan: terwijl overheidsarchieven het formele en bestuurlijke kader tonen, bieden particuliere archieven unieke perspectieven op het sociale en bedrijfsleven, en persoonlijke ervaringen. Beide zijn cruciaal voor een volledig en divers beeld van de samenleving. Door beleidsmaatregelen te ontwikkelen voor behoud, toegankelijkheid en beheer van particuliere bronnen en door samenwerking tussen publieke en private instellingen te stimuleren, kan informatiemanagement bijdragen aan een rijke, gebruikersgerichte informatie-infrastructuur.


In een snel veranderende wereld, waarin informatie continu wordt gecreëerd, aangepast en soms verloren gaat, is het tijdig en duurzaam veiligstellen van waardevol erfgoed cruciaal. Cultureel, intellectueel, industrieel en technisch erfgoed – evenals belangrijke datacollecties – vormen het collectieve geheugen van onze samenleving. Zonder een bewuste inspanning en zonder samenwerking met archiefvormers dreigen waardevolle bronnen verloren te gaan, en daarmee ook de kennis en inzichten die deze bevatten.

Het belang van tijdig behoud

Veel erfgoed is vergankelijk en kan verloren gaan door veroudering, technische achteruitgang of simpelweg het ontbreken van een bewaarstrategie. Bijzonder aan intellectueel, cultureel, industrieel en technisch erfgoed en aan datacollecties is dat deze bronnen vaak buiten traditionele archiefinstellingen worden bewaard. Dit maakt ze extra kwetsbaar. Zonder tijdig ingrijpen kunnen deze bronnen verdwijnen, wat leidt tot lacunes in het historische en maatschappelijke geheugen. Door vroegtijdig in actie te komen is het mogelijk om kennisverlies te voorkomen.

Bijdragen aan creativiteit, weerbaarheid en verdieping van de samenleving: erfgoed en datacollecties verrijken niet alleen het heden zelf, maar bieden ook inspiratie en kennis voor anderen buiten de eigen groep en toekomstige geïnteresseerden.

Soorten erfgoed en datacollecties

Anders dan binnen de traditionele archiefvorming gebruikelijk was, wordt bij community archiving veel breder verzameld, zoals intellectueel erfgoed. Denk hierbij aan manuscripten, publicaties, kunstwerken en ideeën (‘krabbels, notitieblokken’) die zijn voortgebracht door individuen, gemeenschappen of instellingen. Ze vormen een belangrijke bron van kennis, bijvoorbeeld over het ontstaan van kunstwerken.

Wat cultureel erfgoed betreft kun je denken aan documenten en objecten die inzicht bieden in de cultuur en geschiedenis van gemeenschappen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om foto’s, brieven en geluidsopnames die persoonlijke en gemeenschappelijke verhalen vertellen. Ook industrieel en technisch erfgoed vallen binnen de scope. Dit erfgoed omvat de geschiedenis van industrie en technologie, zoals ontwerpen, bedrijfsdocumenten, productmodellen en technische handleidingen. Dit type erfgoed biedt een uniek perspectief op de technologische en economische ontwikkeling.

Vaak vergeten bronnen zijn datacollecties. Ongestructureerde, niet altijd even systematisch opgeslagen digitale informatie die grote hoeveelheden waardevolle data uit bijvoorbeeld wetenschappelijk onderzoek, bedrijfsresultaten en socialemediaplatforms bevat. Deze bronnen bieden waardevolle inzichten in trends en ontwikkelingen die onze moderne samenleving vormgeven.

Samenwerking met archiefvormers

Archiefvormers – de partijen en personen die erfgoed en data genereren – zijn essentieel voor het duurzaam veiligstellen van informatie. Vaak zijn zij de enigen die beschikken over de context en kennis van de informatie en kunnen zij helpen bij het identificeren van wat relevant en waardevol is om te bewaren. Veel archiefvormers zijn zich niet bewust van het belang van hun informatie. Door hen voor te lichten en te ondersteunen kan bewustwording worden gecreëerd over de waarde van hun collecties en het belang van duurzaam beheer. Niet alle archiefvormers hebben overigens de middelen hiervoor. Door het opzetten van fondsen, subsidies en partnerschappen kunnen deze barrières worden verlaagd, zodat belangrijke data en erfgoed op de juiste manier worden bewaard. Door specifieke programma’s op te zetten die gericht zijn op het veiligstellen van erfgoed en data binnen specifieke domeinen, zoals cultuur, technologie of industrie, kan het behoud effectiever worden gerealiseerd. Dit vereist nauwe samenwerking tussen archiefinstellingen, universiteiten, bedrijven en gemeenschappen.

Door data te digitaliseren en metadata toe te voegen worden de vindbaarheid en bruikbaarheid verhoogd. Dit proces vereist wel input van de archiefvormers, omdat zij de beste kennis hebben over de inhoud, betekenis en herkomst van hun materiaal. Verder moet toegang tot en gebruik van het erfgoed worden bevorderd. Dit kan door middel van openaccessbeleid en deelbare digitale platforms die archieven breed toegankelijk maken.

Gemeenschappelijke platforms 

Bij het uitwerken van community archiving-initiatieven is het aanbieden van training en ondersteuning heel belangrijk. Archiefvormers zijn over het algemeen onbekend met de voor adequate archivering noodzakelijke do’s en don’ts. Organiseer daarom workshops en informatiesessies gericht op digitalisering, metadatabeheer en duurzame opslag. Zo krijgen zij de kennis en middelen om zelf een actieve rol te spelen in het beheer van hun erfgoed. Investeer verder in en adviseer over een goede infrastructuur; zorg voor de nodige digitale en fysieke infrastructuur om erfgoed duurzaam te bewaren.

Niemand weet alles: stimuleer daarom de vorming van gemeenschappelijke platforms waar erfgoed kan worden verzameld, beheerd en gedeeld met een breder publiek. Een online archiefplatform met open toegang kan een krachtige manier zijn om de toegankelijkheid van erfgoed te vergroten. Voer als archiefinstelling geen rigide controle, maar monitor en evalueer continu. Houd de voortgang bij en evalueer de resultaten om het initiatief te verbeteren en aan te passen aan veranderende behoeften en technologieën.

Samenvatting
Het tijdig en duurzaam veiligstellen van erfgoed en datacollecties is essentieel voor het behoud van ons collectieve geheugen. Dit omvat intellectueel, cultureel, industrieel en technisch erfgoed, evenals data die waardevolle kennis en inzichten bieden. Door vroegtijdig samen te werken met archiefvormers, zoals bedrijven, gemeenschappen en culturele instellingen, kan worden gezorgd dat deze bronnen toegankelijk blijven. Dit vraagt om initiatieven die archiefvormers ondersteunen via voorlichting, digitalisering, infrastructuur en gemeenschappelijke platforms. Op die manier wordt bijgedragen aan een veerkrachtige en inclusieve erfgoedinfrastructuur voor huidige en toekomstige generaties. 


‘Informatie is van essentieel belang voor iedereen om zo volledig mogelijk te kunnen deelnemen aan de samenleving’, aldus het KNVI Manifest Informatieprofessionals voor de Overheid.


Voordelen community archiving voor gebruikers en samenleving:

  • Inclusiviteit en representatie: iedereen kan een bijdrage leveren aan het archief, wat zorgt voor een breder en realistischer beeld.
  • Toegankelijkheid en gebruiksgemak: dankzij technologie is community archiving laagdrempelig, wat participatie stimuleert.
  • Versterking van gemeenschapsgevoel: mensen voelen zich betrokken bij de geschiedenis en de toekomst van hun leefomgeving.

Definities

  • Verspreide archieven: archieven die geografisch of digitaal versnipperd zijn en vaak buiten de traditionele archiefinstellingen worden bewaard.
  • Verweesde archieven: archieven zonder duidelijk eigendom of gebruiksrecht of zonder duidelijke beheerder, vaak door het verdwijnen (faillissement) of wijzigen van de archiefvormer (achtergebleven na een fusie of overname).
  • Niet-gebruikelijke archiefvormers (informele archieven): instellingen of entiteiten die normaal gesproken geen zelfgegeneerde informatie bewaren, zoals informele groeperingen (bijvoorbeeld actiecomités), tijdelijke projecten en vooral digitale gemeenschappen (communities) en groups op sociale media.

 Johan den Heijer is informatiespecialist en voorzitter van Stichting Informatie in Bedrijf, informatieinbedrijf@gmail.com.


Deze bijdrage komt uit het digitale magazine IP #9-2024. Klik op de onderstaande button om het hele nummer te lezen.