Door Ton van Bedaf
Een verwaarloosd museaal archief kan veel relevante informatie herbergen waarvan betrokkenen geen weet hebben. Dat is niet alleen zonde, het gaat ook in tegen de plicht tot transparantie. Een pleidooi voor goede informatiehuishouding bij musea.
Als archivaris vind ik elk museum een oogstrelende, netjes verzorgde en zeer informatieve verzamelaarsplek. Ik realiseer me telkens weer dat er onzichtbaar in de backoffice een prachtige hoeveelheid documenten ligt met veel informatie over de museale objecten, waarvan de relevantie is ingevoerd in een collectiebeheersysteem. Graag zie ik in een fraai kenniscentrum goed ontsloten en toegankelijke analoge, digitale, magnetische en optische informatie uit bibliotheek en archief. Bij kleinere musea echter is dit nog lang niet altijd het geval – want in hun visie ‘een onhaalbaar verdienmodel’ – en tref ik grote dozen aan vol papier, foto’s, filmmateriaal, tekeningen en wat nog meer beter bewaard kan blijven voor ‘je weet maar nooit’. Het gevolg hiervan is dat niet alleen het aantonen van transparant handelen bij deze musea in het geding is, maar ook dat waardevolle erfgoedinformatie onopvallend in de massa blijft.
Documentstromen binnen musea
Een museum wil informeren en zijn verzamelde werken tonen aan wie het bezoekt, en een museum wil ook verbazen. Musea bezitten een schat aan onbewust verkregen en bewust verzamelde informatie in objecten en documenten. Als archivaris zie ik dat museale archieven doorgaans niet of laat naar behoren worden ingericht en dat informatie over erfgoed vaak in de mappen van de reguliere bedrijfshuishouding zit verstopt.
Een directeur van een museum wordt geconfronteerd met alle documenten over het museum als onderneming, terwijl een conservator zich richt op alweer de volgende tentoonstelling. Soms zijn oprichters, liefhebbers en verzamelaars zeer actief met het aandragen van informatie – input vanuit alle werelddelen, bezoekers die achteraf een wezenlijke toevoeging hebben en researchdocumenten die spontaan worden toegezonden. Analoog of digitaal ontvangen: hoe koester je vooral het erfgoedgerelateerde deel qua ontsluiting en beheer? Bij kleinere musea vinden we vaak meerdere rollen in één persoon en wordt archiveren beperkt tot een opruimdag, maar altijd weer is een goede documenthuishouding vereist om als museumondernemer verantwoording af te leggen én de liefde voor de museumcollectie uit te dragen.
Risico’s van niet goed archiveren
Musea kennen niet altijd prioriteit toe aan het creëren en beheren van een archief. Wie ontwerpt een rubriekenstelsel voor archivering nog vóórdat een museum start? Terwijl dit nodig is, is de praktijk vaak weerbarstig. Een informatiehuishouding begint met een informatiebeleidsplan, waarin een archiefplan – met wat te bewaren en hoe lang – is opgenomen. Als het museum door de overheid wordt gesubsidieerd, kan het volgen van de Archiefwet belangrijker worden dan de Erfgoedwet. Procedures om digitaal informatieverlies tegen te gaan worden steeds belangrijker. Intussen hanteren medewerkers hun eigen normen en waarden en vertrekken freelancers zonder toegankelijke digitale mappenstructuren achter te laten. Vaak worden verhuisdozen met alles van de vorige tentoonstelling of van de vertrekkende conservator gevuld, want we gaan immers direct door met werken aan de volgende tentoonstelling.
Waar met mappenstructuren wordt gewerkt, wordt informatie van verschillende informatieve waarde bijeen bewaard. De factuur voor het gebak van de lunchroom in de map ‘Facturen’, evenals de factuur voor de aanschaf van een prachtig antiek gebakservies. In het geval van museaal serviesgoed interesseren we ons echter voor de authenticiteit, herkomst, leeftijd, waarde en het eigendomsrecht. Bovendien geven musea informatie over museale objecten vaak verdekt weer; handmatig geschreven op aankoopbonnetjes, zijdelings beschreven in brieven, genotuleerd in overleggen of onderstreept op internetprintjes. Het grootste risico is wellicht dat museale verhalen later niet geloofwaardig kunnen worden verteld aan het publiek. Wat je niet hebt ontsloten, laat zich niet reconstrueren in een juiste context.
Voorbeeld rubriekenstelsel
Een museum is een onderneming, een verzamelplaats voor cultureel erfgoed en vooral een plek waar geïnteresseerden bijeenkomen en waar evenementen en workshops worden georganiseerd. In de stroom aan documenten uit het verleden bevindt zich vaak onverwacht cultureelerfgoedgerelateerde informatie. Op zolder of in de kelder in grote dozen om ooit uit te zoeken. Een rubriekenstelsel kan helpen om deze documenten te rubriceren. De volgende rubrieken zijn redelijk generiek toepasbaar in een museum:
1 = Oprichting
2 = Bestuurlijk
3 = Verwerving & Collectie
4 = Activiteiten (4.1 = Tentoonstellingen, 4.2 = Educatie, 4.3 = Publieksactiviteiten)
5 = Marketing
6 = Financiën
7 = Personeel & Organisatie
8 = Facilitair & Informatiesystemen
9 = Vastgoed
E-mailberichten en Officedocumenten kunnen eveneens op die manier worden gerubriceerd, zodat één uniforme ontsluiting ontstaat. Dit vergemakkelijkt niet alleen archiveren en terugvinden, maar verkleint ook het risico op digitaal informatieverlies.
Toekomst van museale archieven
Het archief zal steeds meer een integraal onderdeel vormen van het gezicht dat het museum naar buiten wil tonen. Samen met de bibliotheek en de informatieve website kan dit in een kenniscentrum van het museum de betrokkenheid van geïnteresseerden vergroten en de klantenbinding versterken. Wanneer de totale culturele kennis van het museum ter inspiratie dient voor jongere creatieve generaties, kan het zijn missie in een olievlekwerking gaan terugzien. Handgeschreven teksten laten zich al steeds beter intelligent scannen en gelijktijdig ontsluiten, terwijl ook het simpel scannen van images goedkoper wordt. Research en copyrights kunnen een verdienmodel worden voor het museum, en informatie uit archiefdocumenten kan creatief op museale wijze worden getoond.
Transitie naar goed ontsloten informatie
Zoeksystemen klinken minder leuk dan vindsystemen, maar het helpt om eerst te overdenken waarin iemand in bijvoorbeeld 2051 geïnteresseerd zou kunnen zijn. Zoekt hij of zij verhaallijnen zoals een tentoonstelling in de context van de maatschappelijke ontwikkelingen? Of feiten over personen en hun verrichtingen? Of beleidskeuzes die het museum heeft gemaakt en de gevolgen daarvan? Voor de mate van inhoudelijke ontsluiting heeft dit grote gevolgen.
Achterstallig onderhoud start met een voorinventarisatie door je in te leven in de toekomstige bezoeker en met het ontwerp van een concept-rubriekenstelsel dat gaandeweg zal worden verrijkt. Vervolgens gaan het rubriceren en beschrijven vooraf aan het reconstrueren van verhaallijnen en het bepalen van de betekenis ervan in de historische context. Hetgeen relevant is voor de toekomst eindigt op de plek waarnaar de inventaris verwijst; in duurzame omslagvellen en dozen.
Een verwaarloosd archief kan veel relevante informatie bevatten waarvan betrokkenen geen weet hebben. Aan de hand van de methode van inleven, schonen, ordenen, ontsluiten, inventariseren en inpakken kan dit eenvoudig en relatief goedkoop worden aangepakt – met een goed doorzoekbaar archief als resultaat.
Ton van Bedaf werkte 38 jaar in Achmea’s documentmanagement en gaf 25 jaar les bij GO, nu is hij pleitbezorger voor betere fysieke ontsluiting van museale archieven.
Deze bijdrage komt uit IP #6/2021. Het hele nummer kun je hieronder lezen of downloaden.