Steeds meer collecties van archieven, bibliotheken, media, musea en kennisinstellingen komen digitaal en online beschikbaar. En moeten duurzaam toegankelijk blijven. Dat vraagt veel van de verantwoordelijke erfgoedinstellingen. Het NDE biedt hulp met een handig model.
Door Marlene Rooseman
Stel je voor. Je bent projectleider bij het Schoenenmuseum en hebt net objecten uit je collectie gedigitaliseerd. De resultaten staan als TIFF-bestanden op een harddisk van 1 TB. Het Schoenenmuseum verwacht dat er de komende jaren meer gedigitaliseerd en born digital materiaal bij komt. Naar schatting 2 tot 3 TB per jaar. Het museum wil dit voor de lange termijn bewaren: minimaal een lokale versie en een versie in de cloud, met een periodieke fixity check. Je bent gevraagd om binnen twee jaar deze storage te realiseren.
‘Dan liggen er opeens veel vragen op je bordje’, stelt Marcel Ras, programmamanager Digitaal Erfgoed Houdbaar bij het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE). ‘Met welke beleidskaders en wetgeving moet je rekening houden? Ga je dit als instelling zelf doen of uitbesteden? Wat is nodig om de eigen ambities te realiseren? En wat gaat dat allemaal kosten?’
Het Big Picture-model
Duurzaam digitaal archiveren roept in de hele erfgoedsector nog veel vragen op. Het NDE zoekt daarom naar antwoorden waar iedereen iets aan heeft. Het Big Picture-model is daarvan een voorbeeld. ‘Bovenstaande casus van het fictieve Schoenenmuseum komt uit dit model’, vertelt Ras. ‘We hebben er een vragen- en opdrachtenspel in opgenomen dat archiefprofessionals kunnen doorlopen om antwoorden te vinden op vragen over duurzame digitale toegankelijkheid. We hopen ook dat het model helpt om goed onderbouwde keuzes te maken en passende oplossingen te vinden.’
De Big Picture komt voort uit drie eerdere projecten van het NDE. Ras: ‘Zo houden we ons al jaren bezig met duurzaamheidsbeleid. We hebben bijvoorbeeld de Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid ontwikkeld, die al veel erfgoedinstellingen gebruiken. Ook hebben we meer dan eens onderzoek gedaan naar infrastructuur. Bijvoorbeeld naar e-depots en andere tooling die instellingen gebruiken om digitale informatie duurzaam toegankelijk te houden. Daarnaast ontwikkelden we een kostenmodel om de prijskaartjes te berekenen die hangen aan het duurzaam bewaren van digitale informatie. Al die losse aspecten – beleid, infrastructuur en kosten – komen nu samen in de Big Picture.’
Onderbouwd kiezen
Volgens Ras baseren veel instellingen hun keuzes nu nog te vaak op historische informatie of op gevoel. ‘Resultaten behaald in het verleden bieden geen garantie voor de toekomst. Die uitspraak is er niet voor niets. In deze tijd van digitalisering is het belangrijker dan ooit om keuzes over archivering te onderbouwen. Bijvoorbeeld als je een subsidieaanvraag doet. Of wanneer je als organisatie besluit een heel nieuw systeem te bouwen. Of als je juist liever de kennis en infrastructuur van een collega-instelling gebruikt.’
Ras geeft het Nationaal Archief als voorbeeld. ‘Zij zijn verantwoordelijk voor uiteenlopende bestanden, waaronder audiovisueel materiaal. Denk aan videoverslagen van de Tweede Kamer. Een uitdaging, zowel qua kennis als infrastructuur. Het Nationaal Archief was wel in staat het materiaal op te slaan, maar de infrastructuur is minder geschikt om beeldmateriaal beschikbaar te stellen. Daarom zocht het Nationaal Archief de samenwerking op met het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid. Die hebben de systemen, kennis en ervaring in huis om dit goed te doen. Het Nationaal Archief had een andere keuze kunnen maken. Bijvoorbeeld de eigen infrastructuur uitbreiden en investeren in de benodigde kennis. Maar door de samenwerking met Beeld en Geluid benutten zij kennis en ervaring op een specifiek onderdeel én de bestaande infrastructuur. De kosten waren dus niet de enige overweging. Maar het scheelt wel.’
Kosten slechts deel van het verhaal
Kosten zijn nog te vaak een doorslaggevende factor in beslissingen van erfgoedinstellingen over digitaal archiveren. Terwijl kosten een resultante zouden moeten zijn van weloverwogen keuzes. Keuzes gebaseerd bijvoorbeeld op beleid en infrastructuur. Ras: ‘Eigenlijk kun je het zien als drie knoppen waaraan je kunt draaien. Als je het budget en de mensen in huis hebt om hét instituut te worden dat alles weet over duurzame digitale toegankelijkheid, wat betekent dat dan voor de infrastructuur die je kiest? En als je juist moet bezuinigen op de kosten, wat betekent dat dan voor je beleid?’
Vier belangrijke K’s
Met het nieuwe model pluis je dit soort vragen heel nauwkeurig uit. Met daarbij in het achterhoofd altijd de vier belangrijke K’s: kwaliteit, kwetsbaarheid, kansen en kosten. Kwaliteit gaat over de uitvoering van het proces duurzame digitale toegankelijkheid. Welke vorm werkt het meest doeltreffend? Is dat zelf doen, uitbesteden of samenwerken? Kwetsbaarheid gaat over de kwaliteit van de dienstverlening. Is die continu en betrouwbaar? En hoe kwetsbaar is dit in termen van organisatie, technologie en middelen? Als instellingen kiezen voor een bepaalde manier van werken ontstaan verschillende kansen om het duurzaamheidsbeleid uit te voeren. En natuurlijk worden vervolgens kosten gemaakt om de ambities waar te maken.
Kijk naar het grote plaatje
Door het inzicht dat het Big Picture-model geeft wordt het voor erfgoedinstellingen duidelijker waarin zij moeten investeren. Zij ontdekken bijvoorbeeld welke middelen nodig zijn en welke kosten te verwachten zijn. Zodra bekend is waar de kosten zitten, kunnen instellingen ook kijken of zij daarin efficiënter kunnen worden en welke kansen er voor ze liggen. Door bepaalde aspecten van het werk te automatiseren bijvoorbeeld. Of door samen te werken met andere instituten – en infrastructuren te gebruiken die er al zijn. ‘Het hebben van een eigen digitaal archief is misschien leuk, maar je schiet er niets mee op als niemand weet hoe het werkt’, zegt Ras. ‘Je bespaart dan kosten voor uitbesteden, maar moet weer investeren in personeel of scholing. Het is dus belangrijk om verder te kijken en slimme keuzes te maken.’
Droomscenario
Samenwerking tussen erfgoedinstellingen is het droomscenario van het NDE. Ras: ‘Ons netwerk is opgezet zodat de erfgoedsector gezamenlijk een stelsel van landelijke voorzieningen en diensten kan ontwikkelen voor het verbeteren van de zichtbaarheid, bruikbaarheid en houdbaarheid van digitaal erfgoed. Het is ons doel om voorzieningen en hulpmiddelen voor erfgoedinstellingen te maken, zodat zij hun werk nog beter kunnen doen. Dit nieuwe model gaan we verspreiden zodat instellingen de komende jaren – met dit model in de hand – steeds makkelijker slimme keuzes maken. Niet “jij moet dit en jij moet dat”, maar elkaar helpen vanuit het netwerk.’
Matroesjkapoppetje
Het Big Picture-model helpt erfgoedinstellingen om strategische beslissingen te onderbouwen. Operationele en tactische overwegingen helpen daarbij. Deze combinatie zorgt voor beredeneerde keuzes, waarbij het effect op de organisatie en het beleid is meegewogen.
Heel eenvoudig is dat volgens Ras nog niet. ‘Het model is uitgebreid en vrij complex. Ik vergelijk het wel eens met een matroesjkapoppetje. Je opent iets en dan zit er weer iets anders verstopt waarmee je ook rekening moet houden. Het is dus geen kant-en-klaar model waarmee je in een dag je hele beleid aanpakt of al je kosten in kaart brengt. Het is wel een methode om met je bedrijfsvoering en besluitvorming aan de slag te gaan. Om verder te kijken dan je tot nu toe hebt gedaan en om de samenwerking met andere instellingen op te zoeken.’ Ook daarbij helpen Ras en zijn collega’s graag. ‘Als wij weten dat organisatie A een groot vraagstuk heeft en organisatie B een antwoord, zijn wij met alle liefde het digitale-duurzaamheids-datingbureau.’
Meer informatie over het Big Picture-model? Lees dan ook het artikel ‘De Big Picture van duurzame digitale toegankelijkheid’, geschreven door Barbara Sierman (Koninklijke Bibliotheek), Tamar Kinkel (BMC), Joost van der Nat (Netwerk Digitaal Erfgoed) en Herman Uffen (BMC).
Mail voor meer informatie, vragen of ondersteuning naar marcel.ras@netwerkdigitaalerfgoed.nl.
Deze bijdrage komt uit IP #4/2020. Het gehele nummer kun je hier lezen.