Data Matters en VHIC hebben een gezamenlijke oplossing gelanceerd om het pre-ingest proces voor gestructureerde en ongestructureerde data te faciliteren: Strongroom pre-ingest. Voordelen volgens de twee partijen zijn kostenbesparing, want geen opslag van onnodige data, en betere terugvindbaarheid en beter beheer van informatie.
Het pre-ingest proces omvat alle voorbereidingen, beslissingen, stappen en acties die nodig zijn voordat digitale bestanden in het archiefbeheersysteem van een organisatie kunnen worden opgenomen.“
De Strongroom pre-ingest is zowel te gebruiken voor gestructureerde data (in zaaksystemen, documentmanagementsystemen of vakapplicaties) als voor ongestructureerde data (bestanden die op persoonlijke en netwerkschijven staan, maar die zich bijvoorbeeld ook binnen de Microsoft 365-omgeving bevinden). Deze informatie wordt door middel van een online of fysieke datatransfer opgeslagen op een beveiligde opslagomgeving in de Strongroom-cloudomgeving. Met de RMtool voert de gebruiker vervolgens de noodzakelijke bewerkingen uit en worden de data geprepareerd voor opname. Denk hierbij aan het opschonen, selecteren en structureren van data en het voorzien van of aanvullen van metadata (al dan niet geautomatiseerd). Deze metadata helpen voor een goede ontsluiting en terugvindbaarheid van de informatie, maar dienen ook voor het beheren van de data. Op deze manier worden (on)gestructureerde data met behulp van de RMTool snel en efficiënt getransformeerd tot controleerbare informatiepakketjes die klaar zijn voor opname (ingest) in Strongroom.
Online dienst
De kracht van een dergelijke pre-ingest ligt volgens de partijen in de combinatie van de beveiligde en duurzame opslagcapaciteit van Strongroom en de online functionaliteiten van de RMTool binnen deze opslagomgeving. ‘Door gebruik te maken van Strongroom pre-ingest kan eenvoudig data worden opgeschoond en geordend en van metadata worden voorzien, waardoor alleen die data in het e-depot (of digitale archief) terechtkomen die duurzaam bewaard moeten blijven. Bovendien kunnen oude applicaties (zogenaamde legacy-applicaties) na de datatransfer worden uitgeschakeld. Dit zorgt voor efficiëntie binnen de IT-omgeving waardoor de kosten voor dataopslag en -beheer beperkt blijven. De informatie staat gedurende het hele proces in een beveiligde opslagomgeving.’
Data Matters en VHIC bieden deze dienst gezamenlijk online aan, waarbij niet geïnvesteerd hoeft te worden in hardware en software en de klant maar met één contractpartij hoeft te schakelen. De data blijven juridisch eigendom van de klant. Bij beëindiging van de Strongroom-clouddienst worden de gegevens overgezet naar een door de klant gekozen opslagmedium en worden ze onomkeerbaar verwijderd uit de Strongroom-opslagomgeving.