Evenementen in de IP-sector zijn door de gevolgen van het coronavirus stopgezet. Verder hebben openbare, wetenschappelijke en hogeschoolbibliotheken, maar ook archieven tijdelijk hun deuren voor het publiek gesloten. Een rondgang leert dat er ook (digitale) kansen liggen.
Door de redactie
Geen VOGIN-IP-lezing
‘Drie buitenlandse sprekers van de VOGIN-IP-lezing 2020 moesten afzeggen van hun werkgevers; ze mogen geen buitenlandse reizen meer maken,’ vertelt Eric Sieverts, een van de organisatoren. Last minute vond hij twee nieuwe sprekers en een van de buitenlanders was bereid zijn lezing online via Zoom te verzorgen. Maar tevergeefs, want op 12 maart kondigden de minister-president en het RIVM nieuwe maatregelen aan tegen verspreiding van het coronavirus. Alle bijeenkomsten met meer dan honderd personen worden in heel Nederland tot en met 31 maartafgelast. Bovendien sluiten publieke instellingen op last van de overheid hun deuren. Eric: ‘We konden sowieso niet meer terecht in de Openbare Bibliotheek Amsterdam. Dus hebben we tot onze grote spijt – en met volle overtuiging – de uitverkochte VOGIN-IP-lezing moeten afgelasten.’
‘Een vervelend gevolg is er ook nog voor de vierde uit het buitenland afkomstige spreker,’ aldus Eric. ‘Keynote spreker Christiaan Triebert was al enige dagen in Nederland. Maar door de inreisbeperkingen die Trump voor de VS heeft ingesteld, is het nog maar de vraag wanneer hij weer terug mag naar zijn werkplek bij de New York Times.’
En is er al zicht op een nieuwe editie van de VOGIN-IP-lezing? ‘Onduidelijk is nog of er later dit jaar een herkansing georganiseerd kan worden, of dat we tot volgend jaar moeten wachten.’
Studiereis O&O afgelast
Ook de studiereis naar Londen, georganiseerd door de interessegroep O&O van de KNVI, is afgeblazen. ‘Daar spelen de maatregelen die door de regering/RIVM zijn afgekondigd, een rol bij,’ zegt Marjo Bakker van de O&O-reiscommissie. ‘Maar ook raden veel van de instellingen waar we werken buitenlandse dienstreizen ten sterkste af, of verbieden die zelfs. Bovendien heeft een aantal van de te bezoeken instellingen in Londen ons gemeld dat ze sluiten of geen bezoek ontvangen vanwege de coronacrisis. We zijn van plan om de reis te verplaatsen naar het voorjaar van 2021.’
KB gesloten, online diensten wel beschikbaar
‘De leeszalen van de Koninklijke Bibliotheek zijn dicht tot 31 maart,’ aldus Lode Kulik, senior communicatieadviseur. ‘Dit betekent dat fysiek collectiemateriaal tijdens deze periode niet beschikbaar is. Wel blijven onze online diensten, zoals Delpher, DBNL en de online Bibliotheek beschikbaar. Ook hebben we alle publieksgerelateerde activiteiten tot 31 maart opgeschort. Medewerkers die voor hun werk niet in het gebouw hoeven te zijn zullen tot die datum vanuit huis werken. Voor sommige noodzakelijke werkzaamheden moeten medewerkers fysiek in het gebouw aanwezig zijn, maar dit wordt tot een minimum beperkt.’
Bibliotheek Haagse Hogeschool maakt meters
‘De bibliotheek van de Haagse Hogeschool is voorlopig dicht,’ vertelt Unitmanager Bibliotheek Tecla ten Berge. ‘Voor de gebruikers zijn we digitaal bereikbaar en de digitale collectie is 24/7 beschikbaar. Verder is de inleverdatum van boeken verlengd. Het interbibliothecair leenverkeer is grotendeels stil komen te liggen door de onderlinge (personele) afhankelijkheid van bibliotheken.’
‘De bibliotheekcollega’s zijn nagenoeg allemaal thuis aan het werk. En dat geeft een andere dimensie. Deze situatie biedt bij uitstek de gelegenheid om docenten te ondersteunen met informatie over de databanken en de mogelijkheden hoe deze zijn in te zetten bij online learning. Het digitale onderwijs krijgt een enorme boost en daar kunnen wij als bibliotheek van profiteren door onze bronnen met dit perspectief onder de aandacht te brengen.’
‘Onze leerlijn informatievaardigheden bestaat deels uit digitale trainingen, inclusief toetsen, en dat sluit goed aan bij de noodzaak om nu online onderwijs te verzorgen. Voor onderzoekers hebben we tools als Refworks en ATLAS.ti, en onlangs hebben we een uitgebreide digitale training open access-publiceren afgerond. Dat kwam mooi uit.’
‘Ik zie het ook als kans dat we andere zaken kunnen oppakken nu er geen trainingen op locatie gegeven worden, geen baliediensten zijn en overleggen een stuk minder tijd in beslag nemen. Dus nu tijd om meters te maken met de zaken, zoals attenderingen inrichten, kritisch onze linkresolver beoordelen, jaarplannen van faculteiten en lectoraten op raakvlakken bestuderen, enzovoort, enzovoort.’
‘Onlangs is er door de leden van het Samenwerkingsverband Hogeschoolbibliotheken (SHB) per mail uitgewisseld wat ieder zoal aan maatregelen heeft getroffen en dan blijkt dat we nagenoeg allemaal de locaties gesloten hebben en ons richten op digitale ondersteuning. De bibliotheken blijken goed terug te kunnen vallen op digitale collecties en het per mail beantwoorden van vragen. Het is nog wel even zoeken naar thuiswerkzaamheden voor ondersteunende medewerkers die doorgaans veel werkplek gebonden werkzaamheden verrichten en in de publieksdienst actief zijn. Maar ook daarin wisselen we tips uit; we gaan de SHB-site inzetten voor meer uitwisseling van ideeën.’
Historisch Centrum Overijssel: digital first
‘Vanaf het moment dat corona in Nederland geconstateerd werd, hebben we bij Historisch Centrum Overijssel (HCO) de situatie dagelijks gevolgd,’ vertelt directeur Vincent Robijn. ‘We hebben meteen een taskforce ingericht en met het managementteam scenario’s ontwikkeld. Op zondag 15 maart hebben we tijdens een MT-vergadering via FaceTime (een unicum voor ons) besloten de studiezalen in Deventer en Zwolle te sluiten voor publiek. De gezondheid van onze bezoekers, vrijwilligers en collega’s staat voorop en het is ook in het maatschappelijk belang dat we nu “sociaal verkeer” zoveel mogelijk beperken. We zijn overgaan op digitale dienstverlening, waarbij we bij spoedaanvragen van documenten en dossiers zo snel als mogelijk scans leveren. Met uitzondering van een paar collega’s die de scans maken en dus bij de fysieke stukken moeten, werkt iedereen thuis. We vergaderen digitaal en via appgroepen gingen de eerste dagen veel foto’s van thuiswerkplekken rond. Ik verwacht dat na deze crisis het digitaal werken in de archiefsector een behoorlijke stimulans gekregen heeft. Ook zie je al dat via het Netwerk Digitaal Erfgoed de eerste plannen ontstaan voor het “archiveren” van de coronacrisis. Bij HCO zetten we in ieder geval vol in op ons principe van digital first.’
GO opleidingen slaat nieuwe weg in
‘De meeste cursisten van GO opleidingen willen graag hun cursus/opleiding afmaken, mede omdat ze nu bezig zijn met het onderwerp van de gekozen opleidingsactiviteit. Dus toen we hoorden van de aangescherpte aanbevelingen in verband met het coronavirus, hebben we besloten om online lessen te gaan verzorgen,’ vertelt marketingmanager Eric Kokke. ‘We waren hier al enige tijd mee bezig, dus de technische infrastructuur stond min of meer klaar. Het was nu voornamelijk zaak om docenten en cursisten te laten wennen aan het idee van online lesgeven en de docenten te trainen in de applicatie Zoom. Dat is inmiddels gebeurd, dus starten we nu snel met het hervatten van zoveel mogelijk lessen.’
‘We kiezen voor Zoom omdat je hiermee de voordelen van traditioneel klassikaal lesgeven behoudt. Alleen zitten docenten en cursisten allemaal op een zelfgekozen externe plek. Met alle features die in Zoom beschikbaar zijn, kun je prima lesgeven, discussies voeren, groepsopdrachten laten maken en ervaringen uitwisselen. Wij denken dan ook dat de manier waarop wij samen met onze cursisten vorm gaan geven aan online onderwijs, een prima alternatief is.’
Deze bijdrage komt uit IP nr. 3 / 2020. Het gehele nummer kun je hier lezen.