Begin dit jaar kwam een nieuw leerboek uit, Maak het vindbaar, op schijven, sites en SharePoint, over het toegankelijk maken van informatie. Omdat het zich richt op verschillende doelgroepen, is aan een drietal gebruikers om een oordeel gevraagd.
‘Maak het vindbaar’ vanuit docentperspectief
Door: Leen Liefsoens, senior informatiespecialist bij de bibliotheek van de Haagse Hogeschool en redacteur van IP
Maak het vindbaar: op schijven, sites en SharePoint biedt een uitgebreid overzicht van instrumenten en technieken om ongestructureerde content toegankelijk te maken. Het boek kan door informatieprofessionals in de praktijk worden gebruikt, maar het is in eerste instantie bedoeld als studieboek voor het hbo-onderwijs. Het wordt dan ook voorgeschreven bij GO opleidingen en enkele hogescholen.
In tijden van onderwijsdigitalisering kan de vraag worden gesteld of een klassiek boek nog wel op zijn plaats is. Omdat er in het Nederlandse taalgebied geen vergelijkbare werk bestaat, is het een goede zaak dat (vrijwel) alle facetten van de toegankelijkheidsleer (toch het hart van ons informatievak!) in een overzichtswerk worden beschreven en toegelicht. Bovendien is het boek digitaal beschikbaar (waarover later meer) en in de digitale versie zijn alle hyperlinks aanklikbaar. Wellicht zouden de auteurs als volgende stap een database van alle bronnen kunnen aanmaken en die (laten) aanvullen met ander materiaal, waardoor het boek nog rijker wordt.
De auteurs zijn erin geslaagd om de materie zodanig helder te beschrijven dat studenten er vanaf het eerste studiejaar mee uit de voeten kunnen. Toch denk ik niet dat het een ervaren informatieprofessional snel zal vervelen. Het boek kent namelijk een grote mate van afwisseling en voldoende diepgang. De opbouw van het boek is helder: als eerste worden enkele basisbegrippen besproken waarna klassieke, maar nog steeds relevante, instrumenten als thesaurus en classificatie aan de orde komen. Vervolgens zijn de moderne toepassingen zoals zoekmachines, automatisch klasseren en semantische oplossingen aan de beurt. Deze opbouw wordt onderbroken door een speciaal hoofdstuk over SharePoint. De keuze daarvoor is misschien niet onomstreden, maar het hoofdstuk sluit goed aan bij het onderwijs waarbij SharePoint als leerplatform wordt gebruikt.
De eerste ervaringen met het boek in het onderwijs zijn positief. Vrijwel alle onderwerpen worden geïllustreerd aan de hand van voorbeelden, waardoor de lezer zich snel een concreet beeld kan vormen. De studenten geven aan dat het boek prettig leest en dat de materie helder wordt uitgelegd. Voor de docenten vormt het boek niet alleen een belangrijke bron voor hun lessen, ze kunnen studenten ook bij stages en afstudeeropdrachten met een gerust hart verwijzen naar dit standaardwerk.
Bijzonder aan het boek is dat de auteurs ervoor hebben gekozen om het complete werk, in het kader van open education, digitaal onder Creative Commons-licentie beschikbaar te stellen. Wie toch een hardcopy wil, kan het tegen kostprijs als print-on-demand bestellen. Wat mij betreft is dit een prijzenswaardig initiatief van onze collega-informatieprofessionals die het motto ‘practice what you preach’ ter harte nemen. Dat het boek gratis is, betekent overigens niet dat er is beknibbeld op redactie en afwerking. Integendeel: zowel de digitale versie als de hardcopy ogen zeer verzorgd. De vormgeving is fraai en tekstueel heb ik geen storende fouten kunnen ontdekken.
Het onderwijs voor informatieprofessionals staat onder druk. De opleidingen die zich weten te handhaven beschikken met dit boek in ieder geval over een publicatie die het vakgebied krachtig vertegenwoordigt.
Door: Richard Visscher, informatie-expert bij de bibliotheek van Hogeschool Inholland.
De auteurs zijn erin geslaagd om mij, als niet-bibliotheekmens, mee te nemen in de wetenschap van het toegankelijk maken van informatie. De titel is voor mij een oproep: zorg ervoor dat iedereen in een digitale context de juiste informatie vindt. Dit boek geeft aan hoe. Meteen in het eerste hoofdstuk worden de technieken die daarvoor nodig zijn helder uitgelegd. Dit wordt in de daarop volgende hoofdstukken concreet uitgewerkt. Het instrumentarium en de methoden om informatie vindbaar te maken zijn zo beschreven dat ze uitnodigen om gebruikt te worden. De voorbeelden en de aanvullende informatie in kaders helpen daarbij.
De waarde van deze uitgave zit op de eerste plaats in de vertaling van de aloude ontsluitingsprincipes en -concepten naar de toepassing ervan in de digitale wereld. Maak het vindbaar maakt inzichtelijk hoe het komt dat we onszelf zo vaak de vraag stellen ‘waar zou dat ene document staan’. Vervolgens bieden de auteurs met de methoden en technieken handvatten om de toegankelijkheid in de digitale wereld te verbeteren.
Ook brengen de auteurs de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van het ontsluiten van informatie in kaart. Dat is de tweede waarde van dit boek. Deze ontwikkelingen – technieken voor kennissystemen, semantische netwerken, nieuwe computertalen en standaarden – zijn essentieel om grip te blijven houden op de hoeveelheid informatie in de internetwereld die onstuitbaar blijft groeien. Een moedige stap want juist deze hoofdstukken zullen binnen korte tijd weer herschreven kunnen worden.
De waarde van het boek ligt wat mij betreft ook in de ondersteuning van de overstap van de aloude boekenpraktijk naar de toepassing in de digitale werken van harde schijven, cloud drives, websites en webomgevingen. Het gekozen open textbook-concept maakt het mogelijk om deze kennis steeds up-to-date te houden. Dat de auteurs daarvoor gekozen hebben doet vermoeden dat zij deze ambitie hebben.
‘Maak het vindbaar’ is prettig leesbaar en overzichtelijk opgezet. Het is duidelijk dat de auteurs niet alleen kunnen schrijven over toegankelijkheid van informatie, maar het ook toegankelijk weten aan te bieden. Daarmee is, ook door de duidelijke opmaak met veel witruimte, voldaan aan het Drentse spreekwoord ‘Doe zoals-ie zegge, dan lieg-ie niet’. Het doen is aan ons, de lezers.
‘Maak het vindbaar’ vanuit het praktijkperspectief
Door: Eric Burger, compliance- en informatie-governance specialist
Het is een beetje de hartenkreet van managers die geconfronteerd worden met de complexiteit van een documentmanagement- of recordsmanagementproject: ‘metadata of hoe jullie dat allemaal noemen, kan me niet schelen, MAAK HET VINDBAAR!’ Een groepje moedige, Nederlandse zoek- en vindspecialisten heeft de handen ineengeslagen en presenteerde op 20 april jl. een Nederlandstalig standaardwerk over juist dat onderwerp. Moedig, omdat het ten eerste een moeizaam af te bakenen terrein is en ten tweede – zoals in alles waar digitale technologie aan te pas komt – aan voortdurende ontwikkeling onderhevig is. Een boekbespreking met vragen aan en antwoorden van een van de schrijvers: Joyce van Aalten.
De schrijvers, Joyce van Aalten, Peter Becker, Marjolein van der Linden en Eric Sieverts, beloven in de inleiding dat ‘alle belangrijke methoden en technieken om de informatie, en met name documenten, in de context van een organisatie vindbaar te maken’ aan de orde zullen komen. Het is dan ook een lijvig werk geworden (329 pagina’s). Het boek start met beschrijvingen van ‘de gebruikelijke instrumenten als taxonomie, thesaurus en classificatie’ inclusief stappenplannen om deze werkbaar toe te passen in je organisatie.
Zoals de titel aangeeft worden de toepassingen beschreven voor zowel fileshares, webomgeving én Microsoft SharePoint. Die laatste lijkt – als product – niet meteen in het rijtje thuis te horen, maar: ‘SharePoint is een veelgebruikt platform voor het beheren en delen van documenten’. Die verklaring moet afdoende zijn. Verderop worden ‘modernere vormen van kennisrepresentatie’ behandeld en ‘geavanceerde technische mogelijkheden als automatische classificatie, zoekmachines en de oplossingen van hyperlinking’.
Het eerste hoofdstuk beschrijft en definieert het veld: de verschillen en verbanden tussen data, informatie en kennis, toegankelijkheid en wat is metadata. Volgende hoofdstukken gaan in op:
- aspecten van zoeken: zoeksystemen, zoekvragen, zoektechnieken;
- ordening van informatie en taxonomie;
- toegankelijk maken van informatie via een thesaurus;
- (eigen-)namen in thesauri;
- classificatie;
- indexeren.
Alle hoofdstukken zijn voorzien van duidelijke voorbeelden in schema’s, afbeeldingen en schermafdrukken van websites. Ook zijn belangrijke begrippen in de marge van de pagina vetgedrukt opgenomen voor naslag. Ieder hoofdstuk bevat literatuurverwijzingen, URL’s en een samenvatting. Soms heb ik mij afgevraagd voor wie het boek nu is geschreven. Deze eerste zeven hoofdstukken wilden graag compleet zijn, is mijn indruk. Maar daardoor is er vaak enerzijds veel bekende informatie voor de gemiddelde informatie-specialist (wat is booleaans zoeken), anderzijds valt er juist veel te leren, over taxonomie, thesauri en classificatie. Er wordt neutraal gesproken over ‘organisaties’ en zowel in uitleg als voorbeelden is er voor informatiewerkers in bedrijven én overheidsinstellingen veel te halen.
Vervolgens schakelen de schrijvers vanuit alle aspecten van zoeken en vinden over naar een veelgebruikt product voor documentopslag: Microsoft SharePoint. Ik weet ook wel dat SharePoint een veelgebruikt product is, maar de onderbouwing in de inleiding van hoofdstuk 8 is verouderd (2011) en wat mager (‘naar alle waarschijnlijkheid’). Terwijl met een beetje zoeken (ja, die is flauw) meer actuele informatie beschikbaar is, internationaal (leden of betaald) en voor Nederland.
Het hoofdstuk begint met een te onderschrijven pleidooi voor zorgvuldige voorbereiding van site-architectuur, metadata-architectuur en pagina-architectuur. De balans tussen detail en oppervlakkigheid is met zo’n groot onderwerp als SharePoint search moeilijk te vinden. Een opmerking als ‘Technisch gezien zijn er nauwelijks beperkingen en kun je zoveel sites maken als je wilt’ is in het licht van SharePoint-architectuur gevaarlijk oppervlakkig en ook niet juist. Bovendien: het hoofdstuk gaat over ‘SharePoint’, maar welke? Juist de limits en boundaries van SharePoint on premise verschillen van de cloudvariant Sharepoint Online. Verder gaat het hoofdstuk in op de inzet van verschillende bouwstenen in SharePoint om informatie en document te ordenen en vindbaar te maken: sitecollectie, site, documentenbibliotheek, metadata (zowel kolommen als managed metadata) en inhoudstypen.
Waarom juist ook SharePoint in dit boek, Joyce, het is zó in beweging?
Joyce: ‘Toen we 1,5 jaar geleden begonnen met schrijven, besloten we een apart hoofdstuk te besteden aan SharePoint. Niet alleen omdat SharePoint veel gebruikt wordt bij organisaties (terecht punt, we hadden recentere cijfers kunnen gebruiken), maar vooral ook omdat de vindbaarheid binnen SharePoint vaak verre van optimaal is. We besloten het risico te nemen tijdens het schrijven ingehaald te worden door SharePoint/Microsoft-technologische ontwikkelingen. Om dat zo goed mogelijk op te vangen, hebben we gekozen voor een SharePoint-versie-neutrale insteek (dus niet specifiek 2013/2016/Online/Office 365).’
Aan het einde van dit hoofdstuk aangekomen was ik enigszins teleurgesteld dat juist de verschillende facetten van SharePoint- en Office 365 search (onder andere Office Graph, integratie van FAST search met functionaliteiten voor vraagsturing, bronbeperking, weergavemanipulatie, resultaatverfijning et cetera, hybride search on premise/online) in het geheel niet aan bod komen. Dat zou een omvangrijke, maar noodzakelijke aanvulling betekenen. Die functionaliteiten van Office 365 om informatie en documenten geautomatiseerd te vinden en aan te bieden (zoals Delve, op basis van Office Graph) ontbreken ook in het volgende hoofdstuk, over kennisrepresentatie (waarin wel ruimte voor Google Knowledge Graph). Gevolg is dat het SharePoint-hoofdstuk een wat ‘traditioneel’ beeld geeft van de inrichting van sites, waar Microsoft met Exchange Online en Office Graph nu juist mikt op verdergaande automatisering van ordening (bijvoorbeeld via Groups) en vindbaarheid (bv via Delve).
Maar misschien verwacht ik te veel, Joyce?
Joyce: ‘We hebben onszelf ook de uitdagende beperking opgelegd om niet meer dan één hoofdstuk aan SharePoint te wijden. De nadruk moest liggen op vindbaarheid en niet SharePoint. Maar we hadden er met gemak, zoals je ook al zegt, een heel boek aan kunnen wijden. Dat had wel als gevolg dat we keuzes moesten maken. Daarom behandelen we de (essentiële, maar niet voor iedereen vanzelfsprekende) basis rondom de SharePoint informatie-architectuur zo grondig en duidelijk mogelijk. Jammer genoeg hebben we de metadatatoepassingen in search, Delve en Office Graphs daarmee onderbelicht gelaten. Achteraf gezien hadden we die best in een extra paragraaf kunnen opnemen. Maar wees gerust, het is mijn bedoeling deze in mijn trainingen, blogs, tijdschriftartikelen, of misschien inderdaad in een deel II uitgebreid(er) aan de orde te laten komen!’
Daar kijk ik naar uit! Maak het vindbaar is HET Nederlandse leerboek voor iedereen die in bedrijf en organisatie met het vindbaar maken – en houden – van informatie is belast. Duidelijke uitleg met duidelijke praktische voorbeelden van begrippen als ‘taxonomie’, ‘theasaurus’ en ‘classificatie’.
Joyce: ‘Wow, wat een mooi compliment om “Maak het Vindbaar” HET Nederlandse leerboek op het gebied van vindbaarheid van informatie noemen! Na al het werk dat we hier als auteurs aan besteed hebben, is dat uiteraard fijn om te horen.’
En ik ga vast voor jullie lobbyen voor een deel II, exclusief over SharePoint search!
GEGEVENS BOEK
Joyce van Aalten, Peter Becker, Marjolein van der Linden, Eric Sieverts
Maak het vindbaar, op schijven, sites en SharePoint (2017)
Udoc Publishing Systems, ISBN 9789492388001
Het boek is gratis als pdf te downloaden op
Een gedrukte versie is voor € 15 te bestellen op 1boek.nl