Gemeente Houten zoekt recordmanager/adviseur Kwaliteitszorg Informatiebeheer

Ben jij die bevlogen collega die het team Vastgoed en Interne Dienstverlening zoekt? Voor het cluster Digitale Informatievoorziening wordt gezocht naar een:

recordmanager/adviseur Kwaliteitszorg Informatiebeheer

Wat ga je doen?

• Je onderhoudt contacten, zowel binnen als buiten de organisatie, en begeleidt veranderprocessen.
• In nauw overleg werk je samen met collega’s van het team Informatie (ICT) voor het beheren en verbeteren van de informatiestromen en -opslag, zodat het behoud en de toegankelijkheid van informatie zijn gewaarborgd.
• Je neemt deel aan het strategisch informatie overleg (SIO).
• Naast het analyseren van applicaties op het gebied van informatiebeheer maak je beheerafspraken met functioneel/applicatiebeheerders.
• Je adviseert collega’s binnen het cluster en de hele gemeentelijke organisatie over de ontwikkelingen op het gebied van informatiemanagement en de inrichting van het digitale informatiebeheer.
• Naast het opstellen van kaders en richtlijnen gericht op de informatiehuishouding zie je erop toe dat er wordt gewerkt in lijn met deze principes en je evalueert deze om te komen tot verbetering.
• Je coördineert de kwaliteitscontroles.
• Aan de ontwikkeling, verbetering en implementatie van de ordeningsstructuur draag jij je steentje bij.
• Je stelt instrumenten op voor recordmanagement, zoals procedure voor vernietiging en diverse kwaliteitscontroles.
• Als opsteller van het Handboek Kwaliteitszorg Informatiebeheer zorg je dat dit up-to-date blijft. 
• Je zorgt voor het vormgeven en beheren van het digitale archief door middel van het opstellen en uitrollen van een ordeningsplan en metadataschema.
• Je stelt werkprocessen over het informatiebeheer op en levert een bijdrage aan de bewustwording met betrekking tot vindbaarheid van informatie, onder andere in het kader van de Wet open overheid (Woo).
• Je begeleidt en traint medewerkers en zorgt voor de samenwerking en afstemming tussen de verschillende betrokken collega’s.
• Samen met collega’s stel je verbetertrajecten voor en brengt die tot uitvoer.
• Jaarlijks breng je in het kader van interbestuurlijk toezicht verslag uit aan het college en de raad over de uitvoering van de archieftaak; je overlegt hierover met collega’s, de archiefinspecteur en de provincie. 
• Als accounthouder ben je verantwoordelijk voor het contact tussen de gemeente Houten en de regionale archiefdienst RAZU en ben je voortdurend in gesprek met hen, zodat deze organisatie haar taken kan uitvoeren voor de deelnemende gemeenten. Ook ben je verantwoordelijk voor de informatie van RAZU richting bestuur en ambtelijke organisatie en andersom. 
• Je stelt vernietigingslijsten op en stemt deze af met de archiefinspecteur en de gemeentearchivaris.
• In het kader van de implementatie van het e-depot speel je een belangrijke rol bij de afstemming en de samenwerking van de gemeenten met RAZU.
• Je schrijft raads- en collegevoorstellen en stemt de voortgang in jouw projecten af met de verantwoordelijke bestuurders.
• Je bent verantwoordelijk voor periodieke kwaliteitscontroles en doet op basis van de resultaten voorstellen voor verbeteringen.
• Periodiek lever je financiële gegevens (cijfers en tekst) aan over RAZU en maakt hierbij gebruik van de financiële systemen Lias en Key2 Financiën.
• Je bent vraagbaak voor je collega’s van het cluster en begeleidt de dagelijkse aansturing. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor de teammanager voor ontwikkelingen die het cluster aangaan.

Hoe ziet je werkdag eruit?
Geen dag ziet er hetzelfde uit. Zo krijg je het ene moment vragen van collega’s over de postregistratie en heb je een afspraak met de projectgroep over de implementatie van de Woo. Daarna werk je aan een collegevoorstel over de uitvoering van de archieftaak. Tussendoor beantwoord je nog een mail van de burgemeester over onze archiefdienst en informeer je je teammanager over bedrijfsvoeringsvraagstukken. Kortom: het werkaanbod is zeer gevarieerd.

Wie je bent 

• Je hebt minimaal vier jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
• Je beschikt over een hbo-werk- en denkniveau.
• Je hebt de opleiding Informatie- en Archiefmanagement, (leergang) Recordmanager/Informatiespecialist of gelijkwaardig gevolgd. 
• Je bent op de hoogte van de Archiefwet, Kwaliteitsnormen Informatiebeheer en andere relevante wet- en regelgeving.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden (zowel in woord als geschrift), bent resultaatgericht, flexibel en organisatorisch sterk en hebt adviserende vaardigheden.
• Je bent doortastend ingesteld en werkt nauwkeurig. Je bent in staat met creatieve oplossingen te komen, denkt met de klant mee en adviseert daarbij breder dan gevraagd wordt. Daarnaast ben je zelfstandig, sta je stevig in je schoenen en ben je stressbestendig.
• Het is een pre als je ervaring hebt met het schrijven van collegevoorstellen.
• Het is een pre als je ervaring hebt in een gemeentelijke omgeving.
• Je hebt bij voorkeur werkervaring met organisatie- en ordeningsstructuren.
• Je loopt warm voor bedrijfsvoering- en verbeterprocessen,
• Je hebt ervaring met het werken met DMS/RMA’en en hebt ruime ervaring met Zaaksystemen en SharePoint, Teams, etc.

Werken bij gemeente Houten

De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en is de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van bijna 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.

In welk team kom je terecht?

Je maakt onderdeel uit van het cluster Digitale Informatievoorziening. Binnen dit cluster zijn enkele primaire aandachtsvelden, namelijk: invoering, advisering en bewaking kwaliteitszorg informatiebeheer en informatie- en archiefmanagement, verwerking van in- en uitgaande (digitale) post, en archivering, controle, selectie, bewaring en wettelijke vernietiging van analoge en digitale informatie, zodat het behoud, de volledigheid, verantwoording en toegankelijkheid van informatie zijn gewaarborgd.

Gelet op ontwikkelingen binnen de organisatie loopt er een onderzoek om te kijken of het cluster Digitale Informatievoorziening mogelijk in de toekomst onder een ander team zal worden gepositioneerd.

Dit krijg je van ons 

We belonen jouw inzet graag met:

• Een salaris dat afhankelijk is van je opleiding en ervaring. Als je voldoet aan de gestelde eisen kunnen wij je inschalen in functieschaal 11.
• Het bruto maandsalaris in deze schaal bedraagt minimaal € 4.020 en maximaal € 5.725 gebaseerd op een fulltime dienstverband (36 uur per week). Wanneer je nog niet aan de gestelde functie-eisen voldoet, vindt inschaling plaats in aanloopschaal 10. Het bruto maandsalaris is in deze schaal minimaal € 3.396 en maximaal € 5.009 gebaseerd op een fulltime dienstverband (36 uur per week).
• Bij wederzijdse tevredenheid kom je na een jaar in aanmerking voor een vast dienstverband.
• Vakantiegeld en eindejaarsuitkering in de vorm van een Individueel keuzebudget (IKB). Je kunt dit vrij inzetten, bijvoorbeeld voor extra verlof of door het te laten uitbetalen.
• De mogelijkheid om (deels) tijd- en plaatsonafhankelijk te werken, met bijbehorende middelen, zoals laptop en mobiele telefoon, en thuiswerkvergoeding.
• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, tegemoetkoming in de kosten van de zorgverzekering en pensioenregeling.
• Opleidings- en ontwikkelmogelijkheden, bijvoorbeeld via ons interne opleidingscentrum de Houten Academie.
• Mogelijkheid om te sporten met korting via Bedrijfsfitness Nederland.

Enthousiast geworden? 

Vul het digitale formulier in en solliciteer met een motivatiebrief en recent cv. Je kunt solliciteren tot en met maandag 15 mei 2023. Vermeld bij je sollicitatie het vacaturenummer 2023-028-VID. Wil je meer weten over de functie of heb je vragen? Schroom niet om contact op te nemen met Eric Surstedt, tel. 06-53 19 47 87.
Verwachten wij dat we een goede match kunnen zijn, dan nodigen we jou uit voor een gesprek op maandag 22 mei 2023. Eventueel vindt een tweede gesprek plaats. Wij zien je sollicitatie met interesse tegemoet!

Integriteit vinden we belangrijk. We vragen je daarom een VOG aan te leveren.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.