Door Suzan Folkerts en Lotte Savelsberg
Hoe maakt de Athenaeumbibliotheek Deventer haar collecties bruikbaar en zichtbaar, en hoe gaat ze om met recente ontwikkelingen op het gebied van metadatering en catalogisering? Een kijkje achter de schermen van een organisatie die onlangs transformeerde van een wetenschappelijke naar een erfgoedbibliotheek.
De Athenaeumbibliotheek in Deventer is de oudste stadsbibliotheek van Nederland. In 1560 kocht het stadsbestuur de boeken van de overleden priester Johannes Phoconius, liet daarvoor een kast timmeren en richtte op die manier een bibliotheek op voor de geleerde stedelingen. Aan het einde van de zestiende eeuw werden de boeken uit de geconfisqueerde kloosters aan de stadsbibliotheek toegevoegd. Na de oprichting in 1630 van het Athenaeum Illustre (een hogeschool) werd de stadsbibliotheek ook hogeschoolbibliotheek – vandaar de huidige naam.
Niet alleen in de eerste decennia na haar ontstaan, maar ook in de meer recente geschiedenis, maakte de Athenaeumbibliotheek veel ontwikkelingen door. Zo werd ze in 1969 een van de openbare bibliotheken met een Wetenschappelijke Steunfunctie, later Plusfunctie geheten. Daarnaast diende ze als hogeschoolbibliotheek voor de diverse hogescholen die in Deventer werden opgericht en in 2000 samengingen onder de naam Saxion Hogeschool. In die periode groeide de collectie uit van 80.000 naar circa 300.000 items.
Bewaarbibliotheek voor Overijssel
De collectie van de Athenaeumbibliotheek bestaat dus enerzijds uit de erfgoedcollectie van de stad Deventer en de provincie Overijssel (circa 40.000 handschriften en drukken tot 1900 en evenzoveel archivalia) en anderzijds uit een groot bestand van wetenschappelijke literatuur. Dat bestand bestrijkt de vakgebieden theologie, literatuur, filosofie en geschiedenis, in het bijzonder de geschiedenis van Overijssel en de Moderne Devotie – de religieuze hervormingsbeweging die zich vanaf de veertiende eeuw vanuit Deventer verspreidde.
Deze veelzijdige collecties en de daaraan gekoppelde dienstverlening veranderden drastisch rond 2015, toen Saxion Hogeschool uit het samenwerkingsverband met de Athenaeumbibliotheek stapte, de provincie Overijssel de subsidiëring van de Plusfunctie staakte en de Athenaeumbibliotheek, tot dan een gemeentelijk onderdeel, met de Openbare Bibliotheek Deventer fuseerde. De Athenaeumbibliotheek heeft sindsdien niet langer een wetenschappelijke functie, maar is een erfgoedbibliotheek (en uiteraard ook onderzoeksbibliotheek voor haar erfgoedcollecties). In die functie is ze tevens de bewaarbibliotheek voor Overijssel.
Collectiebeleid en catalogisering
De Athenaeumbibliotheek acquireert sinds de transformatie naar erfgoedbibliotheek op de thema’s Deventer (alles uit en over Deventer, ook de kranten en tijdschriften), Moderne Devotie en boekgeschiedenis, waar die de Deventer-collectie raakt. Er worden zowel antiquarische als nieuwe materialen aangeschaft. Daarnaast ontvangt de Athenaeumbibliotheek veel schenkingen. De titels worden in huis gecatalogiseerd, wat in de openbare bibliotheken nauwelijks nog gebeurt. De redenen hiervoor zijn dat we veelal oude en soms unieke werken verwerven, dat we veel regionale en lokale titels moeten beschrijven die landelijk nog niet zijn ontsloten, en dat we de analytische bibliografie, het nauwkeurig en systematisch beschrijven van titels, hooghouden.
In de periode van de Plusbibliotheken was de catalogus van de Athenaeumbibliotheek omwille van het interbibliothecair leenverkeer aangesloten op een gezamenlijk catalogussysteem met de andere Plusbibliotheken (de zogenoemde 13, later 14 onder 1 knop). Zij catalogiseerden net als de Koninklijke Bibliotheek en de universiteitsbibliotheken in het Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem (GGC). De bijbehorende publiekscatalogus was Picarta, dat sinds 2020 is overgeheveld naar Worldcat (picarta.on.worldcat.org).
Landelijke richtlijnen volgen
Ook na de fusie in 2016 met de Openbare Bibliotheek Deventer en haar bibliotheeksysteem BicatWise catalogiseert de Athenaeumbibliotheek, net als de KB, nog altijd in GGC, omdat dat systeem voor de oude en bijzondere titels de meeste mogelijkheden biedt. Daardoor zijn de titels van de Athenaeumbibliotheek ook zichtbaar in Worldcat. Wanneer de KB overgaat naar een nieuw landelijk catalogiseersysteem, zal de Athenaeumbibliotheek hopelijk kunnen volgen. Ons beleid is dat we zo veel mogelijk landelijke richtlijnen volgen en ons aansluiten bij landelijke systemen, databanken en platforms. Op die manier proberen we te voorkomen dat de rijke collectie van de Athenaeumbibliotheek terugvalt in een verbrokkelde lokale omgeving en dat haar zichtbaarheid en bruikbaarheid afneemt. Dat geldt voor de titelbeschrijvingen en andere metadata en voor de gedigitaliseerde collecties.
Internationale databank
Een voorbeeld van een landelijke databank waarin we onze data opnemen, is de Short Title Catalogue of the Netherlands (STCN). Dit is de nationale bibliografie van Nederland voor de periode 1540-1800. De STCN heeft als doel om beschrijvingen op te nemen van alle boeken die tot 1800 in Nederland zijn verschenen en van alle boeken die buiten Nederland in de Nederlandse taal zijn gepubliceerd. Deze database is in beheer van de KB. Drukken worden in de STCN enorm gedetailleerd beschreven en de database bevat geavanceerde zoekmogelijkheden; het is dan ook een nuttig instrument voor historisch onderzoek. Bovendien zijn de metadata van de STCN vrij toegankelijk en te downloaden voor onderzoek en digitalisering.
Daarnaast zijn we begonnen met een project om onze data op te nemen in een internationale databank voor vijftiende-eeuwse drukken, de database Material Evidence in Incunabula (MEI), die is opgezet vanuit het 15cBOOKTRADE-project van de University of Oxford en wordt onderhouden door het Consortium of European Research Libraries (CERL). MEI is ontworpen om de herkomstgeschiedenis en circulatie van vijftiende-eeuwse gedrukte boeken vast te leggen, met name aan de hand van fysieke kenmerken zoals decoratie, boekbanden en handgeschreven annotaties. De database is gelinkt aan de Incunabula Short Title Catalogue (ISTC), een internationale bibliografie van incunabelen die in beheer van de British Library is en waar de incunabelen van de Athenaeumbibliotheek al in opgenomen zijn. De bibliografische informatie in MEI wordt opgehaald uit de ISTC. Hierdoor kan er dus niet alleen op titel worden gezocht, maar ook op exemplaargebonden informatie.
Project met Google
De gedigitaliseerde handschriften en oude drukken van de Athenaeumbibliotheek worden beheerd en gepresenteerd in Memorix Maior van Picturae (athenaeumcollecties.nl). Ook op het gebied van digitalisering zoeken we naar landelijke samenwerking. De Athenaeumbibliotheek participeerde in een project van de KB met Google, waarin duizenden werken uit de Athenaeumbibliotheek door Google werden gedigitaliseerd. Ze zijn niet alleen via Google Books beschikbaar, maar ook in Delpher.
Een nieuw initiatief waaraan we deelnemen is eCodicesNL, een pilotproject waarin een team van HuygensING een landelijk platform voor gedigitaliseerde middeleeuwse handschriften wil creëren, naar voorbeeld van e-codices.unifr.ch, de virtuele handschriftenbibliotheek van Zwitserland. De metadata voor de beschrijvingen zouden uit onze catalogus (in GGC) kunnen komen, maar meer gedetailleerde beschrijvingen zijn in de landelijke databank Medieval Manuscripts in Dutch Collections (MMDC) te vinden. Het team onderzoekt of die gegevens kunnen worden gebruikt in de nieuwe virtuele handschriftenbibliotheek.
Suzan Folkerts is conservator en Lotte Savelsberg catalogiseerder/metadataspecial van de Athenaeumbibliotheek Deventer.
Deze bijdrage komt uit IP #3/2021. Het hele nummer kun je hier lezen.
Thematiendaagse Metadata
Tijdens de Thematiendaagse Metadata van 12 tot en met 21 mei, georganiseerd door het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA), geven Suzan Folkerts en Lotte Savelsberg op 20 mei een webinar over het collectie- en metadatabeleid van de Athenaeumbibliotheek.
Het programma van de Thematiendaagse is te vinden op https://kia.pleio.nl/meta10d.