‘Papier hier, papier hier! Dank je wel!’
Waarom zou je als bibliotheek alle papieren boeken en tijdschriften nog bewaren? Niet alleen is opslag kostbaar, heel veel titels zijn nu digitaal beschikbaar. Maar professionals maken zich zorgen over de toekomst van ons papieren erfgoed, zo bleek onlangs op het congres A matter of trust in Bazel.
Door: Bert Zeeman
What should we do with all these books? Dat is de titel van een artikel dat in de week van 12 maart jl. verscheen in Insights,1 een uitgave van de UK Serials Group. Dezelfde week vond in Bazel (Zwitserland) een conferentie plaats van bibliothecarissen over het bewaren van boekcollecties,2 waarop een Britse collega het heel wat minder diplomatiek formuleerde: How do we get rid of all that stuff?
Die stuff, papieren boeken en (gebonden jaargangen) tijdschriften staan vaak nog steeds in onze bibliotheken, gewoon in de open opstelling, in een magazijn en in een enkel geval in een zogenaamde offsite storage (lees: een anoniem depot ergens in een weiland). Maar zelfs op die laatste plek komt hun behoud in toenemende mate onder een vergrootglas te liggen. Want opslag is niet goedkoop en waarom zou je dat materiaal eigenlijk nog bewaren? Alles is tegenwoordig toch online beschikbaar?
Dat dat laatste (nog?) niet zo is, daarvan hoefden de deelnemers aan A matter of trust in ieder geval niet overtuigd te worden. Niet omdat ze van nature nu eenmaal boekliefhebbers zijn, maar wel vanuit een oprechte bezorgdheid over de toekomst van ons papieren erfgoed. Hoe kunnen we voorkomen dat met het badwater ook het kind wordt weggegooid, dat is zo’n beetje wat de aanwezigen in Bazel bond.
Gezamenlijk depot
Langzamerhand hebben er zich ruwweg twee modellen uitgekristalliseerd, waarmee bibliotheken (met name de universiteits- en nationale bibliotheken) het hoofd proberen te bieden aan de bewaarproblematiek. Het eerste model gaat uit van het inrichten van een gemeenschappelijk, gezamenlijk depot waarin deelnemende instellingen op basis van vrijwilligheid delen van hun boeken- en tijdschriftencollecties onderbrengen.
Aan de ene kant blijven publicaties daardoor beschikbaar voor de groep, aan de andere kant zijn de afzonderlijke deelnemende instellingen niet langer verplicht dat materiaal ook in hun eigen collectie te houden; het is immers beschikbaar in het gemeenschappelijke depot. Dit model komt oorspronkelijk uit de Verenigde Staten, maar wordt in toenemende mate ook in Europese landen met succes toegepast.3
Robots
Er zijn inmiddels voorbeelden in Finland, Noorwegen, Frankrijk en Catalonië, en het meest recente voorbeeld is Zwitserland. Daar hebben zes universiteitsbibliotheken zich aaneengesloten voor de oprichting van de Kooperative Speicherbibliothek Schweiz.4 Onderdeel van het congres in Bazel was een bezoek aan deze faciliteit in het plaatsje Büron, strategisch op het Zwitserse platteland gelegen op ongeveer gelijke afstand van alle deelnemende instellingen.
In dit gemeenschappelijke depot sta je vervolgens met je ogen te knipperen. Want dit is geen normale opslag van boeken en tijdschriften, maar het meest moderne Automated Storage and Retrieval System (ASRS) voor boekbanden dat er op dit moment beschikbaar is. Boekenopslag en -leverantie is op industriële leest geschoeid. Op een oppervlakte van nog geen 1.500 m2 staan hier in meer dan 110.000 kratten nu al meer dan 2,2 miljoen banden opgeslagen. Robots schieten onophoudelijk heen en weer om vanuit de 15 meter hoge stellingen binnen zes minuten het in Bern, St. Gallen, Bazel of Zürich opgevraagde boek of tijdschrift op te halen – en dat vervolgens binnen 24 uur ook op locatie bezorgd wordt.
De universiteitsbibliotheek van Luzern heeft zelfs al besloten haar gehele collectie in Büron onder te brengen. Er kan in de nu twee jaar oude faciliteit nog ongeveer een miljoen banden bij en daarnaast is er voldoende grond beschikbaar om de huidige opslag met nog drie modules uit te breiden tot een capaciteit van 14 miljoen banden. De helft van het totale boekenbezit van alle Zwitserse universiteitsbibliotheken en de nationale bibliotheek gezamenlijk!
Afspraken maken
Het tweede model gaat uit van het onderling verdelen van de ‘bewaarlast’ door afspraken te maken, al dan niet vastgelegd in een officieel contract, over wie welk soort materiaal bewaart. Daardoor kunnen andere bibliotheken besluiten dat materiaal niet ook zelf nog eens te bewaren maar op hun collega-bibliotheek te vertrouwen, zowel voor het langdurig bewaren zelf als voor het in voorkomende gevallen leveren van een boek of een digitale kopie van een tijdschriftartikel.
Ook van dit model zijn er inmiddels de nodige voorbeelden in Europa: in het Verenigd Koninkrijk, Oostenrijk en Zwitserland, maar ook in Nederland wordt het toegepast. De Nederlandse universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek spreken in UKB-verband al zo’n twintig jaar over deze problematiek en hebben in die jaren ook al de nodige afspraken gemaakt over een gezamenlijk bewaarbeleid.5
Nederlandse situatie
In Nederland heeft dit niet tot contractuele afspraken geleid, maar wel tot een gentle(wo)men’s agreement. Op die manier wordt er gezamenlijk voor gezorgd dat van ieder tijdschrift in het gemeenschappelijke bezit van de UKB-bibliotheken er in ieder geval één zo compleet mogelijke run bewaard blijft binnen de Wetenschappelijke Collectie Nederland (WCN). Waar dat exemplaar bewaard wordt, hangt af van de discipline waartoe het tijdschrift behoort.
Verder is afgesproken dat er van alle boeken gepubliceerd na 1900 in ieder geval minimaal twee exemplaren binnen die WCN bewaard worden. Boeken gepubliceerd vóór 1900 staan in het geheel niet ter discussie; die moeten sowieso bewaard worden. Over dit UKB-bewaarbeleid, de afspraken, de ervaringen en de uitdagingen voor de toekomst verzorgde ik een presentatie in Bazel.6
Want uitdagingen zijn er zeker, ondanks de mogelijkheden die er door deze afspraken gecreëerd worden om niet langer allemaal hetzelfde in onze magazijnen te bewaren, maar met de beschikbare ruimte efficiënt en effectief om te springen. De vraag of we namelijk die stuff überhaupt nog wel moeten blijven bewaren, wordt met grote regelmaat gesteld. Het antwoord daarop vereist dat we als bibliotheken daar niet alleen over hebben nagedacht, maar vooral dat we er actie op aan het ondernemen zijn én dat we laten zien dat we dat weloverwogen doen.
Europese samenwerking
Belangrijke punten die ik dan ook meegenomen heb uit Bazel zijn dat we als UKB-bibliotheken nog een keer goed moeten stilstaan bij de aard van onze afspraken: is een gentle(wo)men’s agreement voldoende of moeten we misschien toch, zoals onze Oostenrijkse en Zwitserse collega’s gedaan hebben, er een meer formele basis aan geven?
Daarnaast moeten we nog een keer goed de voors en tegens tegen elkaar afwegen van het vastleggen van onze bewaarverplichtingen in onze digitale catalogi, zodat informatie daarover voor iedereen beschikbaar is. In dat vermaledijde MARC-format is daar zelfs een speciaal veld voor (MARC field 583) dat door onze Amerikaanse collega’s hiervoor al gebruikt wordt en waarvoor enkele Europese collega’s nu ook een gezamenlijk voorstel aan het formuleren zijn.
En dat is meteen een derde belangrijk punt: we moeten hierin duidelijk die Europese samenwerking opzoeken. Die is er al in bescheiden vorm, in de European Print Initiatives Cooperation (EPICo),7 en deze samenwerking maakt wellicht op de langere termijn ook Europese afspraken over bewaarbeleid mogelijk. Want hoeveel zin heeft het in Nederland een zo volledig mogelijke laatste run van een willekeurig tijdschrift dat door een Britse uitgeverij is gepubliceerd te bewaren als we allemaal toegang hebben tot de digitale versie vanaf jaargang 1? En voor het eventuele beroep op een kopie vanuit de oorspronkelijke papieren uitgave altijd een beroep kunnen doen op het British Library Document Supply Centre in Boston Spa?8
En wat betreft boeken?
Tja, zoals mijn Britse collega zei (dezelfde van de quote waarmee ik opende): That’s a whole different beast! We zijn nog maar net begonnen na te denken over wat waar bewaard moet blijven, hoeveel exemplaren dan en hoe kunnen we in hemelsnaam gegeven al die verschillende catalogiseermethodes (ook daarvan werden in Bazel prachtige voorbeelden getoond) op een veilige en betrouwbare manier dedupliceren zonder dat we elk afzonderlijk boek in de hand moeten nemen?
En als we dan uiteindelijk besluiten bepaalde boeken tot in de eeuwigheid in Nederland te bewaren, wat is dan de goede locatie? Wat dat betreft zijn de nieuwe ideeën van de Koninklijke Bibliotheek over haar huisvesting van groot belang. De verkenning om de magazijnfunctie van de KB in een apart depot onder te brengen, ingericht op basis van dezelfde techniek als in Büron, zou minimaal aanleiding moeten zijn om ook in Nederland het idee van een gemeenschappelijk depot voor weinig gebruikt materiaal weer eens tegen het licht te houden. Het is inmiddels bijna honderd jaar geleden dat de Leidse bibliothecaris Friedrich Kossmann een dergelijk idee voor het eerst opperde.9
Tot slot
Een gemeenschappelijk depot én tegelijkertijd onderlinge afspraken maken over het bewaren van papieren publicaties. Het zijn de twee sporen waarover de Zwitserse organisator van de conferentie in Bazel, Ulrich Niederer, enkele jaren geleden al schreef dat het geen ‘of-of’ was, maar vooral ‘en-en’.10 Als we dat dan ook nog eens in internationaal, in eerste instantie Europees, perspectief zien te realiseren, wordt er op tastbare én verantwoorde wijze daadwerkelijk inhoud gegeven aan het actuele beleidsplan van UKB. Het motto van dat beleidsplan is niet voor niets de kracht van synergie.11
Noten
1 Hazel Woodward & Helen Henderson, ‘What should we do with all these books? A feasibility study on collaborative monograph solutions’, in: Insights, 31 (4), March 2018, DOI: http://doi.org/10.1629/uksg.401
2 http://www.ub.unibas.ch/ub-hauptbibliothek/wir-ueber-uns/termine-veranstaltungen/kuopio-conference/
3 Tijdens de conferentie in Basel werd een publicatie ten doop gehouden over de actuele stand van zaken rond dergelijke opslagfaciliteiten: Pentti Vattulainen & Steve O’Connor (eds.), Repositories for Print: strategies for access, preservation and democracy, Berlin: De Gruyter Saur, 2018. https://www.degruyter.com/view/product/484947
5 https://www.ukb.nl/activiteiten/deselectie
6 https://www.slideshare.net/UBABert/dutch-national-collection-management-in-the-21st-century
7http://www.varastokirjasto.fi/epico/
8 http://www.bl.uk/services/document/dsc.html
9 Friedrich Kossmann, ‘De wetenschappelijke bibliotheken en de toekomst’, in: Bibliotheekleven, 7 (1922), pp. 233-244
10 Ulrich Niederer, ‘Aufbewahren in Bibliotheken – konzentrieren oder verteilen? Beides! Ein Bericht aus der Schweiz’, in: 027.7 Zeitschrift für Bibliothekskultur, 3 (1) 2015, http://doi.org/10.12685/027.7-3-1-55
Bert Zeeman is adjunct-directeur Bibliotheek Universiteit van Amsterdam / Hogeschool van Amsterdam en lid van de UKB-werkgroep Collectiemanagement
Deze bijdrage komt uit IP nr. 5 / 2018. Het gehele nummer kun je hier lezen.