Zes Nederlandse bibliotheken hebben de zichtbaarheid en het gebruik van hun collecties verbeterd door de titels van hun boeken en tijdschriften op te nemen in de GGC. Daardoor kan het grote publiek de boeken makkelijk vinden via de databases Picarta en WorldCat. Een verslag van een lastig maar leerzaam conversieproject.
Door: Jos Damen
Dit conversieproject, Het zout in de pap, werd deels gesubsidieerd door Stichting PICA en heeft ervoor gezorgd dat 300.000 boeken nu beter vindbaar zijn, waaronder 130.000 voor Nederland unieke titels. Door dat grote aantal zeldzame boeken werd het gelijk van Chris Andersen weer eens bewezen (zie zijn boek The long tail uit 2006).1 In dit geval vormt het grote en diverse aanbod de ‘lange staart’ van de wetenschappelijke bibliotheken in Nederland. De titels van de boeken, tijdschriften, digitale bronnen, veilingcatalogi en artikelen werden in een periode van twee jaar (tussen juli 2009 en september 2011) door OCLC geconverteerd vanuit zeer uiteenlopende bestanden naar het GGC-bestand (Gemeenschappelijke Geautomatiseerde Catalogus).
Zichtbaarheid
De betrokken bibliotheken zijn alle zes lid van de Werkgroep Speciale Wetenschappelijke Bibliotheken, die gelieerd is aan de NVB. In deze werkgroep hebben zich bibliotheken verzameld die bijzondere collecties in huis hebben.2 De zes bibliotheken van dit project waren: de bibliotheek van het Rijksmuseum Amsterdam, Aletta en het Zuid-Afrikahuis in Amsterdam, UNESCO-IHE in Delft, Institute of Social Studies in Den Haag en het Geldmuseum in Utrecht. Projectleider was Jos Damen van het Afrika-Studiecentrum in Leiden. Belangrijkste doelstelling van de bibliotheken was het vergroten van de zichtbaarheid van de collecties voor hun (potentiële) klanten en daarmee van het gebruik van die collecties. Met het beschikbaar komen van 130.000 unieke titels is ook de ‘Collectie Nederland’ (het openbaar toegankelijke culturele erfgoed in Nederland) verrijkt, zeker gezien de grote onderwerpsvariatie van deze collecties. Verder is door het project veel ervaring opgedaan met het wel en wee van conversieprojecten.
Diversiteit
Wie kijkt naar de diversiteit van de 300.000 titels waar het in dit project om draaide, ziet twee opvallende zaken. Ten eerste is er een enorm verschil in materiaalsoorten: niet alleen boeken en tijdschriften, maar ook papers, databases, theses, veilingcatalogi, foto’s, muntbeschrijvingen, oude drukken en tijdschriftartikelen. Ook inhoudelijk is het spectrum erg breed: dat loopt van vrouwengeschiedenis tot waterhuishouding, van Nederlandse kunst tot sociale wetenschappen en van monetaire geschiedenis tot informatie over Zuid-Afrika. Van de 293.100 geconverteerde titels zijn maar liefst 130.700 titels uniek voor Nederland: van die titels bezit de betrokken bibliotheek het enige in Nederland aanwezige exemplaar – en soms zelfs het enige exemplaar ter wereld.
Unica
Dat laatste is ook goed te zien aan het verbeterde gebruik van de titels sinds ze zichtbaar zijn. De bibliotheken merken dat studenten en onderzoekers speciaal naar de bibliotheek komen om bepaalde boeken in te kijken. Aanvragen komen uit Woerden en andere plaatsen in Nederland, maar ook uit het verre buitenland. Zo kreeg de bibliotheek van het Geldmuseum al snel na de conversie aanvragen voor kopieën van unica, zowel uit Amerika (Princeton University) als uit Tokio (Waseda University Library). Het Zuid-Afrikahuis kreeg e-mails met aanvragen uit Rome. De bibliotheek van Aletta kreeg twee verschillende Amerikaanse aanvragen voor een eerder zelden geraadpleegd, niet-courant werk (dat bleek een publicatie van de moeder van de Amerikaanse president Barack Obama, Ann Dunham Sutoro, te zijn). Het aantal voorbeelden is moeiteloos uit te breiden.
Stichting PICA
Conversie van metadata gaat niet vanzelf. De bibliotheken moeten zelf eerst geld en tijd investeren. Gelukkig kon in het kader van dit project voor een groot deel van het benodigde geld een beroep gedaan worden op subsidie van de Stichting PICA. Dat is een fonds dat gestart is met geld dat OCLC in 2002 en 2007 betaald heeft voor de overname van de aandelen van bibliotheekautomatiseerder PICA BV. De totale begroting van het project Het zout in de pap was ongeveer 100.000 euro. (Dat is exclusief bedragen voor eventuele lokale bibliotheekautomatisering, zoals een eigen catalogus of uitleensysteem. Sommige van de betrokken bibliotheken schaften parallel het door OCLC ontwikkelde GoNext aan.) De bibliotheken hebben een deel van de projectkosten zelf betaald. Het totale project is afgerond binnen de opgestelde financiële kaders.
Lessons learned
Het project is niet binnen de gestelde tijdsplanning gerealiseerd. Die tijdsoverschrijding komt enerzijds door een onderschatting van de complexiteit van de conversies van de metadata van de betrokken bibliotheken, anderzijds door een niet correct ingepland verwerkingsschema. Vier punten speelden hier een rol: andersoortige beschrijvingen, vaak in andersoortige databases of programmatuur, bestuurlijk draagvlak en de kwaliteit van de metadata. Dat laatste leidde er ook toe dat sommige beschrijvingen van deelcollecties niet geconverteerd zijn, zoals bij het Geldmuseum. En bij een andere organisatie zorgde een financieel probleem voor bestuurlijke spanningen – en daarmee voor een vertraging.
En als je de complexiteit van een conversie onderschat, is het logisch dat tijdsplanningen niet gehaald worden. Was dat erg? Nee, want uiteindelijk is het totaal aantal titels conform de opzet precies gehaald. Toch lijkt het als les voor de toekomst handig niet alleen de planning, maar ook mogelijke (financiële) consequenties van niet nagekomen afspraken vast te leggen. Daarmee wordt zowel OCLC als de eigen organisatie meer onder druk gezet om aan tijdslimieten vast te houden.
Aanbevelingen
Wijze raad voor bibliotheken met conversieplannen is er ook. Allereerst is het verstandig om te kijken of een conversie wel de beste methode is voor het te bereiken doel. Kijk dus eerst wat het gebruik is van de bibliotheekcollectie en van de metadata. Kan je dat gebruik niet beter op andere manieren te stimuleren? Welke onderdelen van de collectie worden al goed geraadpleegd en geleend, en welke niet? Welke doelgroepen mis je nu?
En kijk vooruit: op welke manieren zal de collectie van je bibliotheek in de toekomst gebruikt worden? Is een conversie van de metadata van de aanwezige collecties het meest geschikte middel voor dat beoogde gebruik? Gebruikt je doelgroep de databases waar de metadata in terecht komt (Picarta, NCC, WorldCat, catalogus), of kan je beter gaan twitteren, bloggen of Facebook gebruiken? Inventariseer nauwkeurig de te converteren collecties en de metadata daarvan: aantallen, verwerkingsvormen, kwaliteit en vorm van metadata, uniciteit. Dat lijkt een voor de hand liggende aanbeveling, maar deze inventarisatie legt vaak de zwaktes van de metadata bloot.
Kijk naar de huidige workflow en zorg dat deze workflow (verwerking nieuwe titels, eresources) in de nieuwe opzet past. Neem een beslissing over een mogelijk nieuwe catalogus en de inbreng van nieuwe titels in de GGC (GoNext, GGC, batch uploads, et cetera). Inventariseer de beschikbare (technische) kennis en menskracht. Inventariseer de beschikbare financiële middelen. Zorg zo nodig voor externe middelen. Zorg voor bestuurlijk draagvlak en – na afronding – voor publiciteit en evaluatie – inclusief die van het gebruik van de collectie.
Project Het zout in de pap samengevat
293.100 titels overgezet naar GGC / WorldCat, waarvan 130.700 (44%!) unica.
De bibliotheek van het Geldmuseum bracht zelfs meer dan 75% unica in.
Titels te vinden via www.picarta.nl en www.worldcat.org en via de bibliotheekcatalogi.
Bibliotheek Rijksmuseum: http://library.rijksmuseum.nl/rrl/search.pl?lang=nl
Geldmuseum: www.geldmuseum.nl/museum/content/bibliotheekcatalogus
Institute of Social Studies: http://opc-prd.ubib.eur.nl:8080/LNG=EN/DB=3/
UNESCO-IHE: http://opac-gonext.oclc.org:8180/LNG=EN/DB=2/
Aletta: www.aletta.nu/aletta/nl/collecties/boeken
Zuid-Afrikahuis: http://opac-gonext.oclc.org:8180/DB=4/LNG=NE/
Toch bedreiging voor wetenschappelijke collectie Geldmuseum
Eind december 2011 werd bekend dat de rijksoverheid het Geldmuseum driekwart miljoen euro per jaar minder subsidie geeft. Het museum laat die korting bijna geheel op zijn wetenschappelijke afdeling drukken en daarvan is de bibliotheek ook slachtoffer, want de directie heeft besloten om de deuren daarvan te sluiten. Zelfs de kwaliteit en uniciteit (meer dan 75 procent!) van de bibliotheekcollectie en het ruime gebruik dat ervan gemaakt wordt, zijn voor haar geen argumenten om de bibliotheek te behouden.
Noten
- Chris Anderson: The long tail. Why the future of business is selling less of more. London: Random House Business, 2006.
- Zie ook een eerder artikel in InformatieProfessional: Michel Wesseling en Marjet Douze: ‘Unica als zout in de pap: nationale informatie-infrastructuur ter discussie’. In: InformatieProfessional, 10/2008.
Jos Damen is hoofd van de bibliotheek en IT van het Afrika-Studiecentrum in Leiden. Hij was projectleider van het in dit artikel behandelde project Het zout in de pap.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 1&2 / 2012. Het gehele nummer kun je hier lezen