Door: Geert-Jan van Bussel
Archivarissen willen dat informatie van blijvende betekenis wordt bewaard in een edepotvoorziening. Dat zijn centrale hard- en softwareoplossingen die faciliteren dat informatie duurzaam kan worden bewaard en toegankelijk gehouden. Archiefdiensten (edepots) proberen overheidsorganen die zo’n voorziening moeten gebruiken, te sturen in de wijze waarop ze dat doen. Daarbij wordt het concept ‘archiving by design’ ingezet.
Als je wilt dat al die informatie (inclusief alle bijbehorende metadata) in zo’n centrale voorziening terechtkomt, dan hoort dat in het ontwerp van de archiefomgeving te zijn gedefinieerd. In de jaren negentig was dat al het uitgangspunt: ‘de archivaris [moest] vooraan in het proces staan’ en betrokken zijn bij de inrichting van de archieffunctie van organisaties. Een organisatorische benadering.
Het Nationaal Archief schrijft op zijn site dat het probleem in organisaties is ‘hoe het werksysteem kan voldoen aan de eisen van archivering’. Erik Saaman stelde in het vakblad OD dit jaar dat archiving by design dan ook betekent dat bij het ontwerpen van processystemen rekening wordt gehouden met duurzame toegankelijkheid. Ontwerpen van systemen dus. Een technische benadering.
Processystemen hoeven echter niet te voldoen aan de eisen van archivering. De organisaties die deze systemen gebruiken wel. Het probleem is niet of ‘het werksysteem’ voldoet aan archiefeisen, maar of de organisatie en het werkproces dat doen.
Systemen faciliteren archiefeisen. Het zijn middelen om een doel te bereiken. Dat doel is niet ‘archivering’, maar procesondersteuning. Archivering ondersteunt het proces en biedt de organisatie de mogelijkheid om de effectiviteit en het afleggen van verantwoording te verbeteren. Systeemontwerp is dus belangrijk, maar het is niet voldoende.
Organisaties dienen hun archieffunctie als organisatiefunctie te ontwerpen. Dat houdt meer in dan een vergezicht ontwikkelen, een zaaksysteem kopen, dat als centrale archiveringsomgeving aanwijzen en denken dat het dan goed is. De praktijk is weerbarstig. Er zijn processen die niet zaak-gericht zijn en die procesinformatie creëren die niet zomaar een zaaksysteem in kan. Gevolg is dat er allerlei ‘informele’ hard- en software-omgevingen ontstaan waarin archivering plaatsvindt. Omgevingen die niet als archiefomgevingen worden aangestuurd en waar geen archiefprocessen worden uitgevoerd. Laat staan dat er rekening wordt gehouden met duurzame toegankelijkheid!
Archiving by design betekent dat je de archieffunctie als een organisatiefunctie ontwerpt en systemen inzet die dat ontwerp realiseren. Centraal bepalen, regelen en organiseren hoe moet worden gearchiveerd en decentraal faciliteren met (misschien meerdere) systemen en (misschien meerdere) edepotvoorzieningen voor langetermijnbewaring. Waarom niet? Als een organisatie maar weet wat en hoe – en daar ook naar handelt.
Dan is uiteindelijk opname in een edepotvoorziening niet zo moeilijk. Of niet meer nodig. Maar dat is een andere vraag bij archiving by design.
Geert-Jan van Bussel is ondernemer en docent-onderzoeker bij de Hogeschool van Amsterdam
Deze bijdrage komt uit IP nr. 6 / 2019. Het gehele nummer kun je hier lezen.