In de track ‘De i-samenleving als collectie’ komt de rol aan bod die erfgoedinstellingen hebben in de informatiemaatschappij: digitale informatie op het gebied van wetenschap en cultuur selecteren voor toekomstig gebruik. Als case zal onder andere EYE Filmmuseum figureren. Walter Swagemakers, senior projectleider collecties bij EYE, vertelt over het spanningsveld tussen digitaal en analoog.
Door: Ronald de Nijs
‘Het is vloeken in de kerk om materiaal dat eenmaal gedigitaliseerd is niet meer te bewaren,’ zegt Walter Swagemakers. ‘Net zoals archeologen bewaar je je bronmateriaal te allen tijde. Je digitaliseert nu, voor de komende periode, maar het kan best zijn dat je in de toekomst nog eens terug wilt gaan naar je bronmateriaal. Er kunnen bijvoorbeeld nieuwe, betere digitaliseringstechnieken ontwikkeld worden.’ En dus beschikt EYE over een grote analoge collectie, waaronder zo’n 700.000 foto’s, 81.000 affiches en 48.000 films. De films liggen opgeborgen in 220.000 filmblikken, die zich deels in gekoelde depots in het museum bevinden en deels in betonnen depots in de duinen vanwege het brandbare nitraatmateriaal.
Privézolders
De analoge collectie groeit nog steeds, aangezien er nog altijd filmmateriaal binnenkomt dat de moeite van het conserveren en bewaren waard is. Maar ook de digitale collectie groeit, want de meeste filmmakers en producenten leggen hun beelden tegenwoordig digitaal vast. Swagemakers: ‘We hebben afspraken met het Nederlands Filmfonds gemaakt. Alle films die door hen gesubsidieerd worden, komen bij ons terecht. Filmmakers krijgen pas het laatste stukje financiering van het Filmfonds als ze een digitaal bestand van hun film aan ons geleverd hebben. We hebben specificaties gemaakt hoe we dit materiaal aangeleverd willen krijgen; denk aan formaat, type bestand, metadatering enzovoort. Dat scheelt ons niet alleen veel werk, in het kader van digitale duurzaamheid is het ook belangrijk dat je materiaal binnenkrijgt op formaten die duurzaam zijn en die je zelf kunt ondersteunen en bewaren.’
Workflows
Wat betekent dit alles voor de workflows? ‘We hebben een dubbele workflow: een voor analoog materiaal en een voor digitaal materiaal,’ zegt Swagemakers. ‘Eigenlijk hebben we er drie, want die voor digitaal materiaal hebben we opgesplitst in twee aparte workflows: een voor gedigitaliseerd materiaal en een voor digital born filmmateriaal.’ Hoeveel procent van het budget wordt besteed aan de digitale workflow? ‘Dertig procent van het budget van de sector Collecties van EYE gaat naar de digitale workflow; dat is inclusief storage en personeel.’ Swagemakers benadrukt dat iedereen die zich binnen EYE met digitalisering bezighoudt ook kennis heeft van het analoge aspect. ‘Zonder die kennis kun je niet digitaliseren. Films moeten bijvoorbeeld eerst gerepareerd worden, ze gaan door een “wasstraat”, er vindt – indien nodig – een kleurbewerking plaats, et cetera.’
Digitaal volwassen
‘In de periode 2007 tot 2014 is EYE digitaal volwassen geworden’, zegt Swagemakers. ‘De katalysator was Beelden voor de Toekomst, een groot conserverings- en digitaliseringsproject dat in die jaren heeft gelopen. Behalve EYE deden ook Beeld en Geluid, het Nationaal Archief en Kennisland mee. Na dit project hebben we de configuratie voor het scannen van onze Amerikaanse partner overgenomen en waren we in staat het hele digitaliseringsproces in eigen huis uit te voeren. Uit efficiëncy-overwegingen hebben we er ook voor gekozen om een eigen digitale opslag te realiseren.’
Data Seal of Approval
Voor de digitale infrastructuur, met name voor de opslag en alle processen die daarmee te maken hebben, wil EYE in de toekomst het Data Seal of Approval (DSA), een certificering voor het digitale archief, aanvragen. ‘Het DSA geeft aan dat een organisatie haar digitale collecties duurzaam veiligstelt en toegankelijk houdt. Als je aan de richtlijnen voldoet, dan krijgt de organisatie een certificering dat je een trustworthy digital repository (tdr) bent. Het is een soort kwaliteitskeurmerk voor digitale archieven. Instellingen als Beeld en Geluid en DANS hebben het al,’ legt Swagemakers uit. ‘We gaan alle procedures vastleggen en alle puntjes op de i zetten – daar zijn we, tussen alle bedrijven door, wel een jaar mee bezig.’
Ronald de Nijs is eindredacteur van IP.
Deze bijdrage komt uit de KNVI jaarcongresspecial (bijlage bij IP nr. 7 / 2017). Het gehele nummer kun je hier lezen.