Door Anne van den Dool
Met zijn vernieuwde informatie- en databeleid streeft het Rijksmuseum naar zoveel mogelijk openheid van informatie en data over zijn collecties: van documentatie en archieven tot afbeeldingen, onderzoeksdata en bibliografische metadata. Tegelijkertijd moeten persoons- en gevoelige gegevens juist optimaal worden beschermd. Een balanceeroefening waarmee het museum de erfgoedsector verder wil helpen. ‘Dit beleid is niet het eindpunt in het proces om onze ambities te verwezenlijken, maar voelt eerder als een nieuw begin.’
Het is 1984. In de Meervaart in het Amsterdamse Osdorp vindt van 25 mei tot 11 juni het grootschalige computerfestival plaats. Op het programma staan workshops, muziek, theater en films. Het doel: de angst van het volk voor die vreemde apparaten wegnemen. Voor veel bezoekers is het de eerste kennismaking met de pc. Met grote ogen kijken ze naar de beeldschermen, muizen en toetsenborden, drukken ze vol verwondering op de verschillende knoppen.
Fotograaf Michel Pellanders was erbij. Hij legde de magie die daar ruim veertig jaar geleden werd gevoeld vast op de gevoelige plaat, in stemmig zwart-wit. De foto’s zijn onderdeel van de collectie van het Rijksmuseum en in hoge resolutie te vinden op de onlangs vernieuwde collectiewebsite van het instituut.
Dat zulke foto’s op de museumwebsite worden getoond voelt inmiddels niet meer dan vanzelfsprekend. Toch loont het soms nog eens goed naar de verbaasde blikken op Pellanders’ foto’s te kijken, benadrukt Saskia Scheltjens, hoofd Research Services binnen het Rijksmuseum. Samen met Coen Wilders, hoofd Collectie Informatie en Archief, onderdeel van Research Services, en vele andere collega’s werkte ze de afgelopen jaren aan een verruimd informatie- en databeleid voor het museum, dat maakt dat foto’s als deze op de website staan.
Organisatorische veranderingen
De beslissing om zoveel mogelijk beelden van de collectie vrij te delen via de website werd door het Rijksmuseum genomen in 2011-2013 in combinatie met de lancering van Rijksstudio, de eerste collectiewebsite van het museum. De website werd min of meer tegelijkertijd gelanceerd met de heropening van het fysieke museum, dat vanaf 2003 tien jaar gesloten was geweest.
Die jaren van sluiting boden de mogelijkheid om achter de schermen te investeren in de digitalisering van de collectie en de automatisering van de collectieregistratie, zowel van de bibliotheek en het archief als de museale objectencollectie. Dat zorgde ook voor organisatorische veranderingen: al vroeg in het proces werd geconcludeerd dat de kennis over collectie-informatie en data te veel versnipperd was en dat een nieuwe afdeling moest worden opgericht, waarin ook de bibliotheek en het archief werden opgenomen. De afdeling Research Services, ontstaan in 2016, kreeg naast de verantwoordelijkheid voor alle informatie en data van en over de collectie en de organisatie ook de zorg voor de digitale collectiestrategie, de ondersteuning bij onderzoeksdata én het opendatabeleid.
Verbinden via informatie en data
Met de heropening van het Rijksmuseum kreeg de organisatie ook een nieuwe missie: Het Rijksmuseum verbindt mensen, kunst en geschiedenis. De missie van de nieuwe afdeling Research Services sluit daar strategisch bij aan, met toevoeging van de woorden ‘via informatie en data’. ‘We willen samen met onze collega’s onze collectie op een zo integraal mogelijke manier openbaar maken’, aldus Scheltjens. ‘Van dat principe gaan we uit in alles wat we doen – zo ook bij onze onlangs vernieuwde collectiewebsite, waarbij zoveel mogelijk typen informatie en data met elkaar verbonden zijn.’
Meer samenhang
Sinds 2013 werd nauwelijks stilgezeten: vrijwel direct ging men aan de slag met het doorvoeren van verfijningen en verbeteringen. ‘De verscheidenheid van data in het Rijksmuseum nam toe en we voelden de ambitie om al die verschillende vormen van data beschikbaar te maken’, vertelt Wilders. ‘Voorheen waren we op onze collectiewebsite bijvoorbeeld sterk gefocust op afbeeldingen en objectmetadata, nu zijn daar ook bibliotheekmetadata bijgekomen. Het is onze ambitie om daar ook de komende jaren objectdocumentatie en onderzoeksdata aan toe te voegen. Hoe meer samenhang we tussen al die informatie en data kunnen aanbrengen, hoe beter.’
Nog zo’n inzicht dat sinds het oorspronkelijke opendatabeleid is ontstaan: dat een binaire benadering van open of gesloten te weinig nuance toelaat. ‘Tegenwoordig denken we daar anders over’, geeft Scheltjens toe. ‘Het is bijvoorbeeld niet altijd aan ons om te bepalen of informatie en data over een bepaald object met de wereld kan worden gedeeld. Denk aan sommige data over objecten die in een koloniale context zijn verworven. Bovendien werken we met steeds complexere data, waarbij veel meer gelaagdheid valt aan te brengen in toegankelijkheid. Ook dat vraagt om aanpassingen in ons beleid.’
Kunstmatige intelligentie
Een vernieuwd informatie- en databeleid ontstaat niet van de ene op de andere dag. Bij de samenstelling ervan spraken Scheltjens, Wilders en collega’s met experts van over de wereld, bijvoorbeeld op het gebied van open science, licenties en auteursrechten. ‘Samen met hen stonden we stil bij de vraag wat de huidige fundamenteel hybride realiteit voor een beleid van ons vraagt’, vertelt Wilders. ‘De erfgoedsector wordt ook een steeds hechter netwerk; dat maakt dat we informatie zo goed mogelijk met elkaar willen kunnen delen en verbinden.’
Ook diende het beleid zich te verhouden tot de zich zeer rap ontwikkelende wereld van de informatietechnologie. Scheltjens: ‘We verwijzen in de tekst bijvoorbeeld expliciet naar kunstmatige intelligentie: ook daartoe moeten we ons als museum verhouden. We blijven hierin vasthouden aan een open en genuanceerd databeleid. We sluiten dus niet alles af, maar vragen wel dat alles gebeurt volgens de waarden waarvoor wij als museum staan.’
Universiteit als inspiratiebron
Bij het maken van dit beleid diende de universitaire wereld als een belangrijke inspiratiebron, onder meer in het gebruik van de term FAIR: findable, accessible, interoperable en reusable. ‘Universiteiten zijn vaak erg ver in het toepassen van deze principes en maken hun informatie dus zo goed mogelijk vindbaar, toegankelijk, uitwisselbaar en herbruikbaar’, weet Wilders. ‘De nuance die in dit begrip zit, sluit veel beter aan bij de huidige actualiteit dan het begrip open. Wij proberen de FAIR-uitgangspunten zo goed mogelijk te vertalen naar de museale context.’
Efficiënt te werk
Ook intern werden de afgelopen maanden uitgebreide gesprekken gevoerd om het informatie- en databeleid verder te verfijnen. Daarbij was onder andere José van Dijck, hoogleraar Media en Digitale Samenlevingaan de Universiteit Utrecht en lid van de Raad van Toezicht van het Rijksmuseum, een zeer gewaardeerde gesprekspartner. Wilders: ‘Terwijl we aan het beleid werkten, hebben we met veel collega’s besproken: hoe geven we dit in de praktijk vorm? Ook nu zijn we nog iedere dag bezig om met onze onderzoekers, conservatoren en restauratoren te bepalen wat de implicaties voor onze werkzaamheden zijn: hoe maken we onze informatie en data zo goed mogelijk toegankelijk, begrijpelijk en herbruikbaar?’
Gelukkig wordt de ambitie achter het beleid breed gedragen. ‘We willen als Rijksmuseum onze kennis graag delen, dat zit in ons DNA. Tegelijkertijd vraagt het tijd en expertise om dat op de goede manier te doen. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van duurzame bestandstypen. Daar zorgvuldig mee omgaan is nodig om onze informatie over twintig jaar nog steeds te kunnen gebruiken. Daarbij vormt de werkdruk van onze collega’s soms een belemmering om zich met zaken als deze bezig te houden. Daarom denken we goed na over manieren om zo efficiënt mogelijk te werk te gaan. We willen hen optimale ondersteuning bieden, bijvoorbeeld door workshops over datamanagement te geven, en heldere richtlijnen.’
Dezelfde uitdagingen voor musea
Veel kleinere musea zullen zich afvragen hoe ze het ambitieuze beleid van het Rijks kunnen doorvertalen naar hun eigen praktijk. Wilders stelt hen gerust. ‘We staan in de museale sector allemaal voor dezelfde uitdagingen als het gaat om informatie en data, die we denk ik het beste stapje voor stapje kunnen tackelen. Ik ken musea die nog op een heel basaal niveau bezig zijn hun collectie te beschrijven. Natuurlijk is dat een andere fase in het proces, maar ook dan is het belangrijk om aan te sluiten bij bepaalde standaarden en om ervoor te zorgen dat al het beschrevene vindbaar is en blijft.’
Iedereen kan daarbij gebruikmaken van ondersteuning van het Netwerk Digitaal Erfgoed. Daarnaast zijn er diensten als erfgoedcoaches en het Termennetwerk van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. ‘Ook wij als Rijksmuseum gaan daar in de toekomst actiever aan bijdragen’, aldus Scheltjens. ‘Met zo’n gedistribueerd netwerk over digitaal erfgoed zijn we in Nederland uniek. Laten we dus vooral onze zegeningen tellen.’
Open over proces
Ook het Rijksmuseum deelt zijn kennis graag – bijvoorbeeld over het ontstaan van zijn nieuwe informatie- en databeleid. ‘We willen zo open mogelijk communiceren over het proces dat we hebben doorlopen’, benadrukt Wilders. ‘Vaak wordt gedacht: wat het Rijksmuseum kan, kunnen wij niet. Vergeet niet: ook bij ons is het een flink proces geweest waarmee we tot op de dag van vandaag druk bezig zijn. Sommige van onze collega’s hebben jaren terug als documentalist gewerkt en zijn nu experts op het vlak van onderzoeksdata, waarbij ze communiceren over ons nieuwe informatie- en databeleid.’
Hechtere samenwerking
De volgende stap is de vertaalslag naar het grote publiek. ‘Het stuk dat we hebben opgeleverd is op sommige punten best taai’, geeft Scheltjens toe. ‘We willen hier een document van maken dat makkelijk lees- en deelbaar is. De eerste horde is dus genomen, maar we hebben nog veel werk te doen.’
Een van de doelen van het Rijksmuseum is dat het delen van informatie over processen als deze leidt tot hechtere samenwerkingen, ook tussen sectoren. Wilders: ‘Ik hoop dat mensen inzien dat de scheiding tussen musea, bibliotheken en archieven lang niet altijd zo duidelijk of nodig is. We zijn soms geneigd om wat naar binnen gekeerd te zijn, maar het zou juist zo mooi zijn als we de verbinding met elkaar kunnen opzoeken. Ik hoop dat dit beleid uitnodigt tot samenwerking met andere instellingen. Laten we elkaars kennis, informatie en data hergebruiken en dat nog meer tot de norm maken. Natuurlijk heeft ieder soort erfgoedinstelling een eigen expertise, maar laten we dat niet zien als een belemmering om nader tot elkaar te komen – integendeel.’
Blik op de toekomst
We gaan in gedachten tien jaar vooruit in de tijd. Waar staat het informatie- en databeleid van het museum dan? ‘We blijven maar denken dat acties rondom data eenmalig zijn’, ziet Scheltjens. ‘Wanneer we zaken één keer hebben gedigitaliseerd, verwachten we dat we voor altijd klaar zijn. De praktijk leert dat dat niet klopt: ontwikkelingen gaan reusachtig snel, waardoor toch telkens weer nieuwe slagen nodig zijn. Dat geldt net zo goed voor dit beleid: ooit spraken we enkel over open data, nu hanteren we de veel fijnmaziger FAIR-dataprincipes. Ik verwacht dat we over tien jaar weer met nieuwe uitdagingen rondom digitale preservering te maken krijgen die we nu nog niet kunnen voorzien. Daarom is het ook zo belangrijk dat we zo duurzaam mogelijk te werk blijven gaan.’
Ook Wilders benadrukt dat het informatie- en databeleid van het museum nooit af is. ‘Het moet een levend document worden. Daarom nodigen we iedereen uit feedback te geven en blijven we in gesprek. Ik hoop dat we de richting die we nu inslaan kunnen vasthouden en nog verder kunnen doorontwikkelen, waardoor we in alles wat we doen steeds opener en transparanter worden, zodat we ons werk met de rest van de wereld kunnen blijven delen. Daar is dit beleid een onderdeel van. Dit is niet het eindpunt in het proces om onze ambities te verwezenlijken, maar voelt eerder als een nieuw begin.’
Anne van den Dool is tekstschrijver, auteur en cultureel journalist.
Deze bijdrage komt uit het digitale magazine IP #1-2025. Klik op de onderstaande button om het hele nummer te lezen.
