TU Delft op zoek naar head Document Management & Archive

32-40 uur | Delft

Functieomschrijving

Team Document Management & Archive (DMA) adviseert universiteitbreed op het gebied van effectief, efficiënt en betrouwbaar documentmanagement, waarbij het innovatieve principe van digital archiving by design is ingezet. Als teamhoofd DMA ben je verantwoordelijk voor het verder uitwerken en implementeren hiervan. Daarbij weet je de relevante stakeholders te identificeren en te bevragen, waardoor je hun behoeften en belangen meeneemt in een helder en toekomstgericht beleid, passend bij de cultuur en de dynamiek van de universiteit en uiteraard in lijn met de archiefwet en -regelgeving.

Je stuurt een team van zes recordmanagers aan die in nauwe samenwerking met collega’s vanuit het bestuur, de faculteiten en de ondersteunende universiteitsdiensten zorgen voor de uitvoering van het beleid. Met jouw kennis van documentmanagement in applicaties ben je een belangrijke partner voor en werk je nauw samen met de collega’s van ICT, bijvoorbeeld door het opnemen van archiving by design in de architectuurprincipes en bij vraagstukken rond privacy en informatieveiligheid.

Naast het digitaal archiveren blijft ook het verwerken van papieren archiefmateriaal de komende jaren nog relevant. Als head DMA maak je een realistisch en concreet plan voor (de)selectie en overdracht aan het Nationaal Archief. Daarbij krijg je extra ondersteuning van de collega’s van het Library-team Physical Collections, die de afgelopen jaren voor deze werkzaamheden zijn opgeleid en getraind. Vanuit de activiteiten van het Library-team Academic Heritage komen naar verwachting vanuit de faculteiten de komende jaren nog regelmatig historische of bijzondere archieven beschikbaar voor verwerking. Als head DMA adviseer je over een juiste handelswijze en/of bestemming voor deze archieven.

Je combineert de rol van teamhoofd met de rol van informatiemanager van de Library. In die rol heb je het totale overzicht van alle Library-applicaties en hoe die onderling en met andere interne en externe informatiesystemen samenwerken. De Library wordt daarmee binnen de universiteit een rolmodel voor goed document- en informatiemanagement. Je adviseert bij nieuw te ontwikkelen of aan te schaffen systemen en zorgt voor een levendig netwerk van functioneel beheerders vanuit diverse teams en de coördinatie van processen zoals audits, AVG-verzoeken, autorisatiecontroles en cloudadviezen.

Als informatiemanager neem je deel aan het Business Informatie Management-overleg met de andere TU Delft-informatiemanagers voor de afstemming van TU Delft-breed IM-beleid en de bijbehorende processen. Je vertaalt de Library-behoefte op het gebied van ICT-ondersteuning in een heldere vraag en projectaanvraag, die je naar de ICT-projectenportfolio brengt. Je weet daarbij goed uit te leggen wat het belang en de prioriteit van deze projectaanvragen zijn en wat eventuele afhankelijkheden zijn met andere systemen of projecten.

Je maakt onderdeel uit van de afdeling Library Resources, bestaande uit de volgende teams: Document Management & Archive; Acquisitie & Metadata voor het beheren en toegankelijk maken van de (digitale) wetenschappelijke collecties en het registreren van TU Delft-output; team Repository voor het open access beschikbaar stellen van artikelen, scripties en dissertaties; Academic Heritage voor het beheren en presenteren van de bijzondere collecties; Physical Collections voor het ondersteunen van de dienstverlening rond fysieke collecties; en Ask your Library, het contact centre.

Functie-eisen

• Je bent een ervaren en inspirerende leidinggevende met aantoonbare kennis van documentmanagement en de Archiefwet. Je hebt een duidelijke visie op de toekomst wat betreft de lifecycle van digitale informatiestromen.
• Je stuurt op resultaat, kunt goed prioriteren en krijgt mensen mee door je overtuigingskracht, oog voor verschillende belangen en uitstekende communicatieve skills in zowel Nederlands als Engels.
• Door jouw kennis van informatiesystemen en adviesvaardigheden ben je een goede gespreks- en samenwerkingspartner binnen en buiten de TU Delft: voor ICT en de collega-informatiemanagers van de andere ondersteunende diensten, voor de faculteiten en voor het Nationaal Archief.
• Je denkt in kansen en mogelijkheden, maar je kunt ook een eerlijk gesprek aangaan bij problemen.
• Ervaring in een academische omgeving of kennis van universitaire processen is een pre.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is één jaar met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 32-40 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 12 uit de Cao Nederlandse Universiteiten met een minimum van € 4.814 en een maximum van € 6.181 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het Individueel Keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en de digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in het bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst – TU Delft Library

TU Delft Library is de grootste technisch-wetenschappelijke bibliotheek van Nederland, een fysieke en virtuele ontmoetingsplek. De Library helpt bij het vinden van waardevolle kennis die nodig is voor onderwijs en onderzoek, en bij het publiceren en bewaren van de gegenereerde kennis van de TU Delft. We vinden het belangrijk dat kennis gemakkelijk toegankelijk en vrij beschikbaar is voor iedereen. Zo kan kennis vrijelijk gaan stromen en de kennis van de TU Delft van waarde worden voor anderen. In de Library kan iedereen ook altijd terecht om in alle rust te studeren. Dit past bij onze inclusieve organisatie.

De Library heeft drie strategische thema’s gekozen als leidraad voor haar dagelijkse werkzaamheden:
1) Open science. We hebben een belangrijke bijdrage in het TU Delft-brede strategische programma ‘Open Science – Research and Education in the Open Era’.
2) Zichtbaarheid en impact. Met onze expertise en tools op het gebied van research datamanagement, research intelligence en publiceren vergroten we de vindbaarheid, zichtbaarheid en impact van TU Delft-kennis.
3) Inspirerende leer- en werkomgeving. Door middel van een prikkelende programmering laten we zien hoe vrij beschikbare en betrouwbare kennis het leven rijker maakt. Daarmee is de Library een plek waar je nieuwe ideeën en inzichten vindt.

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze vacature neem je contact op met Karin Clavel, manager Library Resources, c.l.clavel@tudelft.nl.  

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse? Upload uiterlijk 28 mei 2023 jouw motivatie en cv via de sollicitatiebutton.

• Een pre-employment screening kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.