Deze openbaarheid van overheidsinformatie is in het gedrang. Het lukt veel organisaties van de centrale overheid niet om hun archieven op tijd over te brengen, stelt de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed na onderzoek. De Inspectie pleit daarom voor onmiddellijke actie om te voorkomen dat nieuwe achterstanden ontstaan of bestaande achterstanden verder oplopen.
De Inspectie heeft bij 172 overheidsorganisaties gecontroleerd of zij hun papieren en digitale archieven op tijd overbrengen en welke knelpunten zich daarbij voordoen. Meer dan de helft van de organisaties heeft nog papieren archieven staan die al overgebracht hadden moeten worden. Om hoeveel meters archief het in totaal gaat, weet de Inspectie niet. Een groot deel van de organisaties weet dat namelijk zelf vaak ook niet.
Nog in de kinderschoenen
Het overbrengen van digitale archieven staat nog in de kinderschoenen. Nog maar 9 procent van de onderzochte organisaties heeft hier ervaring mee. Dit komt doordat deze archieven nog jong zijn. Omdat organisaties zich onvoldoende voorbereiden op digitale overbrenging, verwacht de Inspectie in de nabije toekomst ook op dit vlak forse achterstanden.
De komst van de Archiefwet 2026, die de overbrengingstermijn van 20 jaar terugbrengt naar 10 jaar, maakt het des te noodzakelijker om de informatiehuishouding op orde te brengen. Zo kunnen archieven meteen overgebracht worden als de overbrengingstermijn verstreken is.
CD-roms, diskettes en USB-sticks
‘Weinig organisaties hebben een goed beeld van hun eigen overheidsinformatie. Terwijl dat de basis is van goed informatiebeheer: als je niet weet wat je in huis hebt, weet je ook niet wat je blijvend moet bewaren en vervolgens naar een openbaar archief moet brengen’, zegt
hoofdinspecteur Nicole van Weringh. ‘Informatie kan hierdoor vergeten worden of zelfs verloren gaan. Zo blijven bronnen voor burgers, journalisten of wetenschappers buiten bereik.
‘
Gebrek aan prioritering, capaciteit of structurele financiering leiden er vaak toe dat dat papieren overbrengingstrajecten niet van de grond komen of onnodig lang duren. Overbrenging van informatie op CD-roms, diskettes en USB-sticks compliceren bovendien de overbrenging. Vaak weet een organisatie niet hoeveel fysieke gegevensdragers zij hebben en wat hierop staat.
De overbrenging van digitale archieven is extra ingewikkeld. Zij zijn vaak niet in goede, geordende en toegankelijke staat en hebben veel bewerking nodig voordat ze überhaupt kunnen worden overgebracht. Het groeiende aantal digitale archieven, in combinatie met de staat van de archieven, maakt de huidige aanpak voor de toekomst niet houdbaar.
Actie nodig
Zonder ingrijpen dreigen de achterstanden alleen maar groter te worden, stelt de Inspectie. Overheidsorganisaties moeten daarom zo snel mogelijk papieren archieven overbrengen waarvan de overbrengingstermijn is verstreken en bij digitale archieven ervoor zorgen dat die nu al duurzaam toegankelijk zijn.
De Inspectie vraagt aan de minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschap en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken om met een gezamenlijk initiatief te komen. Organisaties die kampen met achterstanden in het overbrengen van papieren archieven moeten van de Inspectie deze achterstanden zo snel mogelijk verhelpen.