De KB voert sinds de zomer van 2016 een standplaatscontrole uit op de Bijzondere Collecties. Met circa 600.000 boeken in de magazijnen is dat geen sinecure. Want elk boek wordt van de plank gehaald. En op plaats en vindbaarheid gecontroleerd. Een kijkje achter de schermen.
Door Angélique de Meijer en Steven van Beest
De magazijnen van de Koninklijke Bibliotheek (KB) met de Bijzondere Collecties zijn ware schatkamers. Ze omvatten een grote diversiteit aan ‘schatten’, waaronder incunabelen, oude drukken, bijzondere boekbanden, moderne bibliofiele werken, middeleeuwse en moderne handschriften, pamfletten en plakkaten, kinderboeken en overheidspublicaties (zestiende tot negentiende eeuw). De KB heeft deze collecties in de loop van ruim twee eeuwen verzameld.
Directe aanleiding voor de standplaatscontrole was de renovatie in 2016 van de magazijnen Bijzondere Collecties. Tijdens deze renovatie heeft de KB alle werken een of meerdere malen intern verhuisd en in een nieuwe volgorde samengevoegd. In het verleden had de bibliotheek al delen van de Bijzondere Collecties regelmatig gecontroleerd en had ze ook door middel van steekproeven controles uitgevoerd, maar tot een integrale standplaatscontrole kwam het nooit. Tot medio 2016 dus.
Goed collectiebeheer
Systematische standplaatscontrole waarvan verslag wordt gemaakt is een onmisbaar instrument bij goed collectiebeheer. Fouten in de catalogus komen aan het licht en kunnen worden aangepast, wat de vindbaarheid van een boek vergroot. Vermissingen worden gesignaleerd en verkeerd geplaatste boeken teruggevonden. Die boeken kunnen dan ook alsnog worden meegenomen in digitaliseringsprojecten. Beter zicht op de collectie voorkomt bovendien eventuele onnodige uitgaven, omdat de bibliotheek geen boeken aanschaft waarvan al een exemplaar op de plank staat.
Daartegenover staat de verwachting van veel bibliotheekgebruikers dat online gevonden informatie volledig en betrouwbaar is. De standplaatscontrole biedt de mogelijkheid om de boeken een voor een, met het boek in de hand, in de catalogus op vindbaarheid te controleren en waar mogelijk de metadata op te frissen.
Volledig gerobotiseerd magazijn
Pas na de start van de standplaatscontrole werd overigens duidelijk dat de KB de ambitie heeft te gaan verhuizen. Hierbij zullen de leeszalen en de kantoren worden gescheiden van het magazijn. En de fysieke collecties volgens dit plan duurzaam worden opgeslagen in een volledig gerobotiseerd magazijn met een laag zuurstofgehalte, dat om die reden niet voor mensen toegankelijk zal zijn. Bezoekers en medewerkers zullen voor het vinden van boeken dus nog meer dan voorheen afhankelijk zijn van correcte en betrouwbare metadata. Wat het nut van een goede standplaatscontrole nog eens onderstreept.
Weinig goede voorbeelden
Voor het organiseren van de standplaatscontrole bij de KB waren niet veel goede voorbeelden voorhanden. Het is opvallend hoe weinig literatuur we erover konden vinden. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat bibliotheken geen standplaatscontroles uitvoeren, maar het lijkt erop dat ze hierover geen gegevens naar buiten brengen. Mogen we hieruit concluderen dat standplaatscontrole een gevoelig onderwerp is?
Wellicht zijn bibliotheken huiverig voor het wekken van de suggestie dat de collectie-ontsluiting niet helemaal op orde is. De realiteit wil echter dat het voor iedere bibliotheek haast onvermijdelijk is dat er achterstanden of lacunes ontstaan bij het ontsluiten van erfgoedmateriaal. Dat materiaal behoort immers vaak tot de vroegst verworven collecties en heeft in de loop der tijd heel wat moeten doorstaan. Denk aan invoer van nieuwe catalogiseersystemen, automatiseringsomslagen, verhuizingen, dagelijkse bibliotheekpraktijk en uitleengebruik.
Spellingsvarianten
Over de manier van werken bij de standplaatscontrole Bijzondere Collecties is van tevoren uitgebreid nagedacht, al werden veel theoretische plannen al vrij snel na het begin van het project ingehaald door de praktijk. Zo was er aanvankelijk nog het idee dat de controleurs in paren zouden werken, waarbij de een de catalogus bij de hand had en de ander boeken van de plank pakte en de benodigde informatie doorgaf aan zijn of haar collega. Maar al doende bleek dat het veel sneller zou zijn om dit werk door een en dezelfde persoon te laten doen. Het voorlezen van een titel van bijvoorbeeld een Nederlandstalige oude druk geeft de toehoorder geen idee van de spellingsvarianten. En ook niet van eventuele spelfouten die in de catalogus kunnen zitten, terwijl die juist zo cruciaal zijn voor de vindbaarheid. Sowieso is lezen veel sneller dan voorlezen. Ook bleek, helaas, dat de gemiddelde tijd die de controleur nodig had per boek langer duurde dan de vooraf gecalculeerde minuut.
Verrijdbare kar als bureau
Uiteindelijk kwamen we uit op de volgende werkwijze voor een team van vier fulltime werkende standplaatscontroleurs: elke controleur was steeds voor een bepaalde reeks kasten verantwoordelijk en kreeg een nieuw aangeschafte verrijdbare kar die hij of zij kon gebruiken als mobiel bureau. Met ruimte erop om naast elkaar een boekenkussen en een laptop te zetten. Op de laptop bevond zich een database met een download uit de catalogus van de voor die gang te controleren basisgegevens van de boeken: signatuur, titel, auteur, jaar van uitgave, impressum en omvang. Daarnaast bood de database de mogelijkheid om de werkzaamheden goed te registreren; zo legden we het aantal gecontroleerde boeken, de doorgevoerde wijzigingen en de nieuwe beschrijvingen in de catalogus vast. Om de boeken op te halen gebruikten we een kleinere kar waarmee we per lading bijna een plank tegelijk konden controleren. Dit scheelde vaak op en neer lopen, en dus een hoop tijd.
Geen internet
In het begin hadden we in het magazijn niet de beschikking over internet. Het wifinetwerk van de KB liet het vanaf enkele meters van de ingang van het magazijn afweten. Dit betekende dat wanneer de controleur fouten in de catalogus opmerkte, hij of zij daarvan een aantekening moest maken in de database. Om de wijziging vervolgens op de werkplek buiten het magazijn door te voeren in de catalogus. Dit was nogal een omslachtig proces. Vooral bij boeken en series die ingewikkelde bibliografische uitzoekklussen opleverden. En die uitgebreid gefotografeerd moesten worden om te voorkomen dat de controleurs de boeken moesten meenemen buiten het magazijn. Dit hele proces konden we drastisch versimpelen toen er een apart wifinetwerk voor het magazijn beschikbaar kwam. De controleurs konden wijzigingen nu onmiddellijk ter plekke in de catalogus doorvoeren.
Dikke trui in 18 graden
Daarnaast was de KB van mening dat het niet de bedoeling zou zijn om de standplaatscontroleurs 40 uur per week in het magazijn te laten werken. Hoewel veel bibliotheekmedewerkers (maar half) grappend zullen zeggen dat ze deel uitmaken van de bibliotheekcollectie, hebben boeken en mensen toch echt verschillende behoeften. Zo ontbreekt het in het magazijn aan daglicht en is het met 18 graden te koel om zonder extra trui controlewerk te verrichten. Deze omstandigheden deed de KB besluiten om de werkplekken buiten het magazijn in stand te houden, zodat de controleurs afwisselend zowel in het magazijn als daarbuiten aan hun bureau konden werken.
Hoewel eerst was besloten om zo mobiel mogelijk te werken en daarmee ook de installatie van permanent meubilair in het magazijn te vermijden, heeft de KB later toch gekozen voor het installeren van volwaardige bureaus. Inmiddels was namelijk de verhuizing van het volledige KB-depot in beeld gekomen. En werd het duidelijk dat ook de collega’s van de standplaatscontroleurs nog vele andere voorbereidende werkzaamheden zouden verrichten. Zo veranderden de controleurs van de KB in de loop van de tijd van magazijnnomaden naar gesettelde medewerkers met een vaste werkplek.
Geestdodende klus
En dan het controleren zelf: wat kwamen we zoal tegen? Boeken die in het magazijn op de plank stonden maar niet in de catalogus waren terug te vinden bijvoorbeeld. Al waren ze slechts in enkele gevallen nooit beschreven. Vaker bleek dit gat in de catalogus te wijten aan de overgang van een papieren standcatalogus naar een digitale catalogus. De papieren cataloguskaartjes, soms nog in negentiende-eeuws handschrift geschreven, zijn indertijd stuk voor stuk handmatig ingevoerd in het Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogiseersysteem, het GGC. Dit werk moet op zijn zachtst gezegd tamelijk geestdodend zijn geweest. Een taak die begrijpelijkerwijs regelmatig typefouten opleverde en waarbij er waarschijnlijk ook wel eens per ongeluk een kaartje werd overgeslagen. En wie weet waren sommige kaartjes al eerder uit de kaartenbak verdwenen. Hoe het ook zij, veel van dit soort titels kwamen we pas bij de standplaatscontrole weer tegen.
Rare fouten
In veel andere gevallen bleken zogenaamde geautomatiseerde conversies de boosdoeners van fouten in de catalogus. Daarbij worden datasets met beschrijvingen van verworven titels automatisch doorgevoerd in het catalogiseersysteem van de bibliotheek. Het is immers zonde van de tijd om titels die al zijn beschreven in een ander systeem opnieuw handmatig te beschrijven. Zeker als die beschrijvingen in bulk in het systeem kunnen worden ingevoerd. Het nadeel is dat zo’n conversie soms rare fouten oplevert. Titels stonden nu ongemerkt dubbel in het systeem bijvoorbeeld. Of er waren exemplaren automatisch aan de verkeerde beschrijving toegevoegd. Dit soort kwesties kwam door de standplaatscontrole aan het licht.
Interessant historisch materiaal
Een derde categorie titels waarbij we relatief veel lacunes in de catalogus vonden, was die van de overheidspublicaties. Het gaat hier om zestiende- tot negentiende-eeuws drukwerk dat landelijke of regionale overheden uitgaven om bijvoorbeeld overheidsbesluiten bekend te maken. Veel van deze uitgaven, vaak maar een paar pagina’s dik, zijn op een gegeven moment gebundeld om ze beter te kunnen bewaren. De titels zijn veelal zo gestandaardiseerd dat ze maar weinig idee geven van de inhoud. Om de extra metadata te kunnen toevoegen die een onderzoeker nodig heeft om teksten over een bepaald onderwerp te kunnen vinden, zou de catalogiseerder eigenlijk elke tekst moeten doorlezen. Daar is vaak geen tijd voor geweest, wat in veel gevallen (te) generieke verzameltitels heeft opgeleverd. Denk aan ‘Band met achttiende-eeuwse overheidspublicaties’.
Hoewel de teksten vol staan met ellenlange standaardformuleringen en juridisch jargon betreft het hier potentieel interessant historisch materiaal. De standplaatscontrole heeft in kaart gebracht hoeveel van dit soort materiaal zich verscholen houdt achter deze verzameltitels.
Het eind in zicht
Al met al is er dus een hoop arbeid verricht, en het werk is nog niet gedaan. In de loop van het project zijn onze werkwijze en doelstellingen meerdere keren aangepast en aangescherpt. Het belang van de standplaatscontrole is in die tijd alleen maar helderder geworden. Van alle titels die van de plank zijn gepakt is er 2,6 procent voorzien van een nieuwe catalogusbeschrijving. En in 7,3 procent van de gevallen is er metadata aangepast en verbeterd. Klussen die te omvangrijk waren voor de standplaatscontroleurs om zelf op te lossen zijn in ieder geval gesignaleerd. Hiermee is er zicht op het werk dat nog gedaan moet worden om álles wat er in de KB-magazijnen op de plank staat vindbaar te maken.
Plannen van een standplaatscontrole: tips & tricks
- Waarop ga je controleren? Alleen of alles op z’n plek staat? Of is dit ook het moment om metadata te controleren en eventueel te verbeteren? Het uitvoeren van een steekproef kan een goed beeld geven van de kwaliteit van de metadata. Per collectie kun je kiezen voor een meer of minder uitgebreide aanpak. Het blijft altijd balanceren tussen de kwaliteit van de controle en de tijd.
- Een standplaatscontrole is ook de ideale gelegenheid om een beeld te krijgen van eventuele schade binnen de collectie. Voor zover de controleurs die kennis niet al hebben kan een cursus over schadeherkenning handig zijn.
- Kun je medewerkers inzetten die zich volledig aan de standplaatscontrole wijden? Of spreek je met de reguliere medewerkers af dat iedereen een paar uur per week bijdraagt? Bij de laatste methode bestaat het gevaar dat de standplaatscontrole door urgentere kwesties raakt ondergesneeuwd.
- Waarop is de controle gebaseerd? Op de catalogus of op wat er op de plank staat? Als je van de plank uitgaat zul je ontbrekende (verkeerd geplaatste) titels niet signaleren. Door vanuit de catalogus een lijst te produceren in de volgorde waarop de titels op de plank staan, kun je de planken nalopen en mis je niets.
- Die lijst uit de catalogus kun je inladen in een database. Deze geeft de meeste flexibiliteit wat betreft het aanmaken van formulieren waarop je opmerkingen en wijzigingen kunt registreren.
- Met zo’n database kun je eenvoudig de voortgang bewaken en de totale hoeveelheid correcties bijhouden. Om gedurende het project de werkwijze nog te kunnen aanpassen en keuzes te maken voor een meer of minder uitgebreide controle is het erg belangrijk om constant te monitoren.
- Waar komt de werkplek van de controleurs? Buiten het magazijn werken betekent dat je telkens grote hoeveelheden boeken moet verplaatsen. Werken in het magazijn betekent dat je goed moet nadenken over het scheppen van de juiste werkomstandigheden voor de controleurs in het kader van de Arbowet. Denk hierbij aan ergonomisch verantwoord meubilair, warme kleding en zo nodig internetvoorziening.
- Het gebruik van goed en praktisch materiaal, zoals handige karren en veilige trapjes, is niet alleen belangrijk voor de veiligheid van de controleurs en de collecties, maar ook voor een soepele workflow.
- Wie voeren indien nodig de aanpassingen van de metadata uit? De standplaatscontroleurs zelf of anderen? Als de controleurs het zelf mogen doen zorgt dat voor meer afwisseling in het werk, wat de eentonigheid vermindert en ook de nauwkeurigheid ten goede komt. Wel vereist deze werkwijze van de controleurs een bredere kennis – van de materialen en het catalogiseren ervan.
- Zorg voor duidelijke afspraken tussen de standplaatscontroleurs, (andere) catalogiseerders, collectiespecialisten en de afdeling IT. Welke wijzigingen kunnen zonder overleg worden doorgevoerd en welke bulkwijzigingen automatisch? Waar willen de anderen graag van op de hoogte worden gehouden?
Angélique de Meijer en Steven van Beest zijn standplaatscontroleurs bij de Koninklijke Bibliotheek.
Deze bijdrage komt uit IP #4/2020. Het gehele nummer kun je hier lezen.