Door Anne van den Dool
Ingressus, servicebedrijf voor bibliotheken en andere informatiecentra, vierde dit jaar zijn 25ste verjaardag. In al die jaren was de organisatie getuige van de belangrijkste digitale ontwikkelingen en zocht zij naar manieren om kennisinstellingen binnen al die situaties zo goed mogelijk van dienst te zijn. Interview met twee directeuren.
In april 2023 was het feest: Ingressus vierde in het Groothandelsgebouw in Rotterdam zijn 25-jarig bestaan met een symposium voor nauwe contacten. Na al die jaren staat de kern nog steeds overeind: toegang verschaffen tot informatie, zoals de letterlijke vertaling van de titel suggereert. Dat doet het bedrijf voor bibliotheken en andere kennisinstellingen die hun informatie op een goede manier willen opslaan en ontsluiten, legt algemeen directeur Annuska Graver uit. ‘We helpen vooral aan de achterkant van de bibliotheekorganisaties met de juiste software en ondersteuning in het catalogiseerwerk. Onze dienstverlening is in de loop der jaren steeds breder geworden. In het begin leverden we alleen catalogiseerdiensten, tegenwoordig denken we ook mee in verhuisvoorbereidingen of over werkprocessen in de bibliotheek.’
Dozen vol A4-papieren
Ingressus werd in 1998 opgericht door Ger de Bruyn; op 1 mei 2023 gaf hij het directeursstokje over aan Graver. Opgeleid als bibliothecaris had hij eind jaren negentig de nodige ervaring opgedaan bij openbare bibliotheken in Amsterdam en Haarlem, evenals bij de blindenbibliotheek en automatiseringsdienst PICA. ‘Ik was halverwege de dertig en begon me af te vragen welke kant ik met mijn carrière op wilde’, vertelt hij. ‘Even daarvoor hadden we bij Haarlem subsidie gekregen om met PICA te gaan werken voor onze wetenschappelijke steunfunctie, wat later een Plusbibliotheek is gaan heten: een openbare bibliotheek die meer wetenschappelijke materialen aanschaft om die te kunnen delen met openbare bibliotheken in het hele land.’
Voor zo’n grootschalig project was het handig zo veel mogelijk digitaal te werk te gaan. Alleen: de computer moest zijn meerwaarde in die tijd nog bewijzen. ‘Het was een vreemde tijd’, herinnert De Bruyn zich. ‘We probeerden te digitaliseren, maar deden uiteindelijk alsnog veel fysiek. We kregen bijvoorbeeld pallets met dozen vol A4-papieren toegestuurd, die we vervolgens moesten alfabetiseren en bijsnijden om ze in onze kaartenbakken te laten passen.’
‘Er moest iets gebeuren’
De Bruyn zag mogelijkheden tot verandering. ‘Dit proces verliep op veel plekken zo, wist ik. Er moest iets gebeuren. In die tijd gingen meer organisaties met PICA aan de slag. Die diensten waren eigenlijk bedoeld voor de KB, maar werden vooral toegepast in kleinere organisaties met een bibliotheekfunctie, zoals hogescholen en medische instellingen.’
De Bruyn beschikte door zijn jarenlange ervaring bij lokale bibliotheken en PICA over handige kennis en contacten. ‘Die wilde ik inzetten om zaken met elkaar te verbinden, maar hoe ik een bedrijf moest opzetten, daarvan had ik geen idee. Gelukkig kwam ik op dat moment iemand tegen die daar wel kaas van had gegeten. Hij zou jarenlang mijn partner blijven.’
Transitie naar digitaal
Ingressus, servicebedrijf voor bibliotheken, was geboren. Het bedrijf liep vanaf de eerste dag als een trein: de transitie van fysiek naar digitaal riep bij organisaties in het hele land vragen op. ‘Hoe werk je met een elektronische catalogus? Wat doe je met grote bestanden? Die stonden in die tijd allemaal op floppydisks. Bibliotheken belden ons met de vraag wat we voor 1 miljoen gulden voor ze konden doen. Het was gekkenhuis.’
Al die vragen werden door zo’n dertig medewerkers opgelost. Die zaten niet alleen bij Ingressus op kantoor, maar ook bij klanten in huis. Het werk was min of meer hetzelfde: het overzetten van fysieke bestanden in een digitale variant en die voorzien van de juiste informatie, zodat die makkelijk kon worden teruggevonden in het catalogussysteem. Soms ging het om een heel specifieke klus, zoals het overzetten van tienduizenden cataloguskaarten of het rechttrekken van de interpunctie van de metadata.
Efficiënt te werk
Dat werk moest zo efficiënt mogelijk gebeuren, benadrukt De Bruyn. ‘Wanneer je als bedrijf een externe partij inhuurt, wordt goed gekeken of je het wel sneller doet dan interne krachten. Gelukkig lukte ons dat makkelijk, mede dankzij de ICT’ers en programmeurs die we in dienst hadden en die telkens weer met nieuwe slimmigheden op de proppen kwamen. Ook wij lieten ons soms helpen door externe organisaties; wij konden ook niet alles weten.’
We kunnen ons er nu nauwelijks meer iets bij voorstellen, maar in die tijd was iedereen massaal bezig zijn fysieke informatie naar de digitale wereld te krijgen, blikt De Bruyn terug. ‘Ik herinner me een man die vanuit Leiden naar ons kantoor in Rotterdam kwam met een harde schijf gewikkeld in theedoeken, zo bang was hij om dat ding te beschadigen en informatie kwijt te raken. Uiteindelijk was dat ieders grootste angst. Met Ingressus speelden we daarop in.’
Alles bijgewerkt
Helaas kon het succes niet eeuwig duren. De Bruyn: ‘Na een paar jaar beseften we: straks hebben we alle bibliotheekcollecties in Nederland bijgewerkt en is ons werk gedaan. We begonnen na te denken over wat we nog meer konden oppakken. We kregen bijvoorbeeld veel vragen over het tijdelijk vervangen van catalogusmedewerkers die uitvielen of met pensioen gingen. Medewerkers met deze vaardigheden begonnen uit te sterven. Daar besloten we op in te spelen.’
Nieuwe angst: Y2K
Op dat moment kwam in de digitale wereld een nieuwe angst op. Het nieuwe millennium naderde, en men begon te vrezen dat computers de overgang naar een ‘twee gevolgd door drie nullen’ niet zouden aankunnen. Op die angst besloot Ingressus in te haken. ‘We besloten software te gaan ontwikkelen die dit probleem zou oplossen’, vertelt De Bruyn. ‘Dat was best spannend: we stuurden floppy’s op naar organisaties in de hoop dat ze de boel daar goed zouden installeren. Uiteindelijk bleek de angst ongegrond: alle computers werkten op 1 januari 2000 nog steeds naar behoren.’
Nog een historische gebeurtenis die Ingressus geen windeieren legde, was de oprichting van het Libanon Tribunaal aan het begin van deze eeuw. ‘Dit tribunaal had ook een bibliotheek nodig, en er was een Zweedse bibliothecaresse aangenomen die per se met een systeem uit Stockholm wilde werken. Daarover moesten wij een audit uitvoeren: was dat spul wel betrouwbaar? Toen we naar Zweden vlogen om met de makers in gesprek te gaan, kregen we meteen het aanbod om het systeem ook in Nederland uit te rollen.’
Klaar met de floppy
Ook dat bleek een succesnummer. De Bruyn hoopte de Nederlandse variant van het systeem aan zo’n dertig bedrijven te kunnen slijten, het werden er negentig. Voor Ingressus werd dat het startschot van een nieuwe carrière: die in de software. Ontwikkeling en overname van onder meer authenticatie- en benchmarksoftware volgden.
Wanneer je zoiets aanbiedt, moet je het ook hosten en bijhouden, weet De Bruyn inmiddels ‘Al dat gedoe met floppy’s moest maar eens voorbij zijn. Het moest zo veilig mogelijk. Verder hielden we steeds onze ogen en oren open voor wensen vanuit het veld. Op die manier kwamen we op het idee van software die ervoor zorgt dat je bijblijft op jouw vakgebied. Met name voor artsen is dat heel belangrijk. Ook in die tijd was het al een uitdaging om in de wirwar van online en offline informatie te vinden wat je zoekt. Daarom ontwikkelden we samen met een partner een tool die je een update geeft wanneer er iets verschijnt wat voor jouw vakgebied relevant is.’
Verder nam Ingressus een online boekhandel over waar plankklare boeken werden verkocht. Het was een fenomeen dat openbare bibliotheken al kenden, maar andere delen van de branche nog niet: die moesten boeken nog eigenhandig verstevigen en van een RFID-label voorzien.
Handwerk nodig
Tegelijkertijd bleef het een belangrijk doel om mensen met kennis van metadata aan het werk te houden. Daarom werd ook ingezet op producten en diensten waarbij handwerk in catalogisering nodig bleef. Ingressus detacheerde daarom medewerkers bij vaste klanten. Om goede kwaliteit te kunnen leveren, werden die intern opgeleid. ‘Ook wij merkten dat het steeds lastiger was om goede mensen te vinden die meteen konden worden ingezet’, vertelt Graver. ‘Daarom wilden we de kwaliteit graag zelf in de hand houden. We boden die cursussen inmiddels ook voor externen aan. Dat werd en wordt gewaardeerd; wij kennen de situatie uit de praktijk. Voor de toekomst zien we hierin nog meer mogelijkheden tot uitbreiding.’
Zichtbaar in de organisatie
Wat voor type informatieprofessional loopt er nu in de branche rond? Graver: ‘Bibliothecarissen worden van oudsher gezien als teruggetrokken en bescheiden. Inmiddels ontstaat een nieuw type, dat zich meer laat zien in de organisatie. Dat is belangrijk: in organisaties waarin de bibliotheek niet de hoofdactiviteit is, zoals een onderwijsinstelling of medisch centrum, moet de bibliothecaris vechten voor zichtbaarheid. Vaak wordt nog onvoldoende gezien hoezeer een bibliotheek bijdraagt aan de kerndoelen van een organisatie. Neem bijvoorbeeld hogescholen: goede informatievoorziening richting studenten en docenten staat aan de basis van het succes van de instelling.’
Kunstmatige intelligentie
De digitale transitie is nog lang niet voltooid. Hoe speelt Ingressus daarop in? ‘We zien de populariteit van kunstmatige intelligentie. Sommige organisaties kijken angstig toe, andere stappen in. We willen die laatste groep zo goed mogelijk bedienen’, zegt De Bruyn. Hij bespeurt soms scepsis wanneer het gaat over de geavanceerdheid van de Nederlandse bibliotheekbranche. ‘Vergis je niet: wij zijn voorlopers’, benadrukt hij. ‘Wanneer ik rondloop op internationale congressen, verbaas ik me altijd weer over de problemen waarmee men in het buitenland nog steeds worstelt. En wat dacht je van het brede takenpakket van de bibliotheek, met cursussen en Informatiepunten Digitale Overheid? In Duitsland leent de openbare bieb nog steeds alleen maar boeken uit.’
Dat lukt alleen omdat in Nederland zo’n grote bereidheid tot samenwerken is, is Gravers analyse. ‘In een klein land als het onze is dat noodzakelijk. Wel doen we in dit land soms lang over een besluit. Wanneer bibliotheken iets willen, moeten ze eerst geld en goedkeuring vinden voordat ze op zoek kunnen naar een partij die dat voor ze kan regelen. Daardoor moeten ook wij soms een lange adem hebben.’
Toekomst professionals
Graver en De Bruyn studeerden beiden af aan de inmiddels opgeheven Bibliotheekacademie. Van hun soort zijn inmiddels nog maar weinig mensen over, beseffen ze. ‘Daardoor lopen klassieke bibliotheekzaken gevaar’, vreest Graver. ‘De verdieping die je bij die opleiding vond, vind je nu nergens meer. Er worden hoogstens losse cursussen georganiseerd. Goede opvolging vinden is daardoor een worsteling. Nieuwe managers zonder bibliotheekachtergrond lopen met al hun nieuwe plannen soms als een olifant door de porseleinkast. Ik ben benieuwd wat dat voor de toekomst gaat betekenen: weten we op de juiste manier en in het juiste tempo te veranderen? We willen dat de bibliotheek als kenniscentrum gewaarborgd blijft.’
Content clusteren
Graver hoopt dat bibliotheken de komende jaren meer gaan inzetten op het geclusterd aanbieden van verschillende vormen van content. ‘We hebben steeds meer verschillende vormen van informatie tot onze beschikking: niet alleen boeken, tijdschriften en databanken, maar ook sociale media en digitaal leermateriaal voor het onderwijs. De bieb moet helpen in die stroom aan informatie aan te bieden wat voor haar gebruikers relevant is.’
Bibliotheken zijn vaak echter terughoudend in het maken van die koppelingen. Graver: ‘De techniek is er, maar men is bang voor een gebrek aan overzicht en het zelf moeten bijhouden van al die tools. Ook hierbij draait het weer om samenwerking. Overal waar content is, is een rol voor de bibliotheek weggelegd.’
Concurrentie
In de afgelopen jaren ervoer Ingressus nauwelijks concurrentie. De Bruyn: ‘Zelfs PICA stuurde bedrijven naar ons toe. Er waren wel wat kleinere organisaties die ongeveer hetzelfde deden, maar die waren nauwelijks toegerust voor de bibliotheekbranche. Hoogstens hadden we concurrentie van Reekx, opgericht door voormalig studenten van de Bibliotheekacademie uit Groningen. Die deden ongeveer hetzelfde als wij, alleen deden zij detacheerwerk, terwijl wij echte doeners waren, passend bij onze Rotterdamse inborst.’
Niet altijd voor de wind
Het lijkt net alsof het Ingressus alleen maar voor wind ging, maar dat is een misvatting, benadrukt De Bruyn. ‘Niet al onze plannen slaagden. We zijn bijvoorbeeld ooit een uitzendbureau gestart, maar moesten daarmee stoppen tijdens de bankencrisis in 2008. Ook hebben we op een blauwe maandag geprobeerd RFID-chips te verkopen, maar dat kregen we niet goed van de grond.’ Wellicht heeft daarbij meegespeeld dat Ingressus een commerciële partij in de niet-commerciële bibliotheekwereld is. ‘Dat zorgt soms voor wantrouwen. We proberen partijen er altijd van te overtuigen dat we kwaliteit leveren en op allerlei gebieden kunnen ontzorgen.’
Anne van den Dool is tekstschrijver, auteur en cultureel journalist.
Deze bijdrage komt uit het digitale magazine IP #9-2023. Klik op de onderstaande button om het hele nummer te lezen.
