Opinie: controverse tussen erfgoed en informatiebeheer in archiefwereld: kiezen voor verbinden

Moeten archiefinstellingen kiezen voor erfgoed of voor informatiebeheer? Het is een steeds terugkerend thema in de archiefwereld. Het wordt de hoogste tijd om ermee af te rekenen, vindt Charles Jeurgens.

Door: Charles Jeurgens

‘Kiezen’ is het thema van de KVAN­-dagen die op 10 en 11 juni in het Stadsarchief Amsterdam worden gehouden. Op basis van de omschrijvingen van de 25 lezingen en workshops die worden aangeboden, kunnen we vaststellen dat er volop aan­dacht is voor de veelal technische aspecten van digitalisering (met name op het terrein van edepot) en de invloed die digitalisering heeft op traditionele archieffuncties als selectie, toegang, beheer en behoud van archieven.

In een aantal bijdragen staan echter ook meer principiële kwesties centraal, zoals de vraag of archiefinstellingen moeten kiezen tussen erfgoed en informatie of hoe de analoge en de digitale wereld zich tot elkaar verhouden. In het vorige nummer van InformatieProfessional besteedde Geert­Jan van Bussel al de nodige aandacht aan vraagstukken waarvoor de archiefwereld zich geplaatst ziet en hij onderstreepte het belang van het maken van de juiste keuzes zodat de archivaris een vooraanstaande, bij voorkeur regisserende rol in de informatiewereld kan spelen.

Erfgoed of informatie?

Begin dit jaar adviseerde de Raad voor Cultuur in haar advies Pleidooi voor samenwerking. Ontgrenzen en verbinden. Naar een nieuw museumbestel om ‘de bestaande wettelijke regelingen met betrekking tot archieven, monumenten en behoud cultuurbezit uit te breiden met musea en dit alles onder te brengen in één overkoepelende erfgoedwet’.

Dat voorstel viel erg slecht bij de commissie archieven van diezelfde Raad voor Cultuur. Het idee van een erfgoedwet voor archieven lijkt namelijk in strijd te zijn met het eerder uitgebrachte rapport Gedwongen keuzen. Agenda Cultuurbeleid 2013-2016, waarin juist gepleit wordt voor een nieuwe wet op vrije informatie. ‘Tsja, zo wil je een Informatiewet en zo krijg je een Erfgoedwet,’ verzuchtten de commissieleden.¹

De keuze voor erfgoed of informatie lijkt daarmee weer terug op de agenda. Of misschien is zij wel nooit weggeweest, want de vraag of het archiefwezen voor erfgoed of voor eigentijds informatiebeheer staat, is bepaald niet nieuw.

Janus

Meteen al in de eerste jaargang van het in 1892 opgerichte Nederlandsch Archievenblad luidde mr. Ch. M. Dozy, gemeentearchivaris van Leiden, de noodklok over de onstuimige groei van de administratieve archieven in Nederland. Dozy oefende stevige kritiek uit op de wijze waarop archivarissen hun verantwoordelijkheid jegens de moderne archieven verloochenden.

Een oppervlakkige analyse van het vakblad voor archivarissen laat zien hoe de archivaris vanaf het prille begin worstelt met de vraag hoe zich te positioneren ten opzichte van de administraties die iedere dag archieven vormen. Een tot de verbeelding sprekende oplossing werd gevonden door de positie van de archivaris te vergelijken met de Romeinse god Janus. In de Romeinse mythologie figureert hij als de god van het begin en van het eind; als een poortwachter die de deur opent, maar ook de hekkensluiter die de deur weer sluit en zowel het verleden als de toekomst in het oog houdt. De archivaris moet als een soort Janus zowel dienstbaar zijn aan het verleden (het oud archief, het erfgoed) als aan het heden en de toekomst (de administratie, de informatie).

De mooie metafoor ten spijt, is het de archiefsector nooit gelukt om beide belangen op een natuurlijke en vloeiende wijze met elkaar te verenigen. Het beheren en beschikbaar stellen van archieven uit het verleden vereist andere competenties dan het analyseren van en bijdragen aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van bestaande instellingen. Het is een steeds terugkerend thema in de archiefwereld waarvan het de hoogste tijd wordt om ermee af te rekenen.

Van volgtijdelijkheid naar gelijktijdigheid

Dit voortdurende inzoomen op de tegenstelling tussen die beide werelden van informatie en administratie aan de ene kant en erfgoed aan de andere kant is een nogal gekunstelde en weinig productieve manier om naar de verschillende belangen en functies van informatie te kijken.

Het is een beetje zoals met eten: je hebt het nodig om in leven te blijven, maar voedsel kan tegelijkertijd ook best lekker zijn. Met andere woorden: verschillende functies hoeven elkaar helemaal niet uit te sluiten. Sterker nog, op het gebied van professioneel informatiebeheer zal het juist nodig zijn de verschillende functies op een integrale manier gelijktijdig uit te voeren. Dat werd ooit op een doeltreffende wijze verwoord door Saskia Stuiveling, president van de Algemene Rekenkamer, toen ze haar visie gaf op de rol van auditors in het openbaar bestuur.

Auditors waren gewend ‘audit trails’ samen te stellen door ‘paper trails’ te reconstrueren op basis van een model van volgtijdelijkheid in het informatiebeheer. Dat laatste is volledig achterhaald met de introductie van de digitale informatiehuishouding, waarbij, aldus Stuiveling, het steeds duidelijker is dat ‘van stond af aan (…) informatie zo beheerd (moet) kunnen worden, dat potentieel álle functies bediend kunnen worden. Ons eeuwenlang ingesleten DNA van volgtijdelijkheid zal plaats moeten maken voor gelijktijdigheid. Dat zal cultureel nog heel wat voeten in de aarde hebben.’²

Om duidelijk te maken hoe een solide informatiehuishouding van de overheid eruitziet, maakt Stuiveling de vergelijking met een bloem. Ieder bloemblaadje representeert in dat beeld een functie van informatie en informatiebeheer, variërend van institutioneel geheugen en verantwoording tot cultureel erfgoed. Al deze elementen samen maken de bloem tot een echte bloem. Zodra een van die onderdelen ontbreekt, is de bloem incompleet en heeft zij haar schoonheid verloren. Het gaat om het totaalbeeld. Op die manier, zo benadrukt ze, zouden we ook naar de informatiehuishouding moeten kijken. Het is het recordscontinuüm op een sympathieke wijze uiteengezet in lekentaal.

Zicht op informatiewerkelijkheid

Administratie of erfgoed, digitaal of analoog, voorkant of achterkant van de informatiehuishouding: het creëren van en het denken in dichotomieën is misschien verleidelijk, maar ze belemmeren uiteindelijk het zicht en doen in veel gevallen weinig recht aan de complexe informatiewerkelijkheid. Dergelijke geconstrueerde tweedelingen geven, zeker in tijden van bezuiniging, misschien het idee dat er fundamentele keuzes gemaakt kunnen worden; in werkelijkheid valt dat meestal tegen.

Het is veel meer de vraag vanuit welke positie de archivaris de veelheid aan informatiebelangen op de meest effectieve wijze gelijktijdig kan dienen. De uitdaging ligt vooral in het verbinden en synthetiseren en niet in het uitsluiten. Het is de professionele verantwoordelijkheid van de archivaris om verbindingen te leggen tussen de verschillende informatiestructuren uit verleden, heden en toekomst zodat informatie op een betekenisvolle wijze blijvend gebruikt kan worden. Alleen een integrale benadering zal kunnen bijdragen aan het vergroten van de kwaliteit van de informatiehuishouding.

Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, maar het gaat erom dat er professionals zijn die vanuit de verschillende functies en belangen die aan informatie kleven, kunnen zorgen voor een deskundige borging van die belangen.

Waardering en betekenisgeving

Als we proberen exclusief in te zoomen op het zogeheten erfgoedbelang, wordt al gauw duidelijk dat het feitelijk onmogelijk is om dit belang als een eigenstandige categorie te definiëren of te operationaliseren. Wat als erfgoed wordt beschouwd, is van vele factoren afhankelijk; factoren die in het algemeen sterk tijd-, plaats- en doelgroepgebonden zijn.

Bij erfgoed gaat het om betekenisgeving en waardering, zoals het bij informatiebeheer feitelijk ook steeds om betekenisgeving en waardering gaat. Informatie wordt binnen een specifieke context en met een bepaalde reden vastgelegd, voor verschillende doeleinden gebruikt en voor langere of kortere tijd bewaard. Bepaalde informatie is meteen voor iedereen beschikbaar, andere informatie is slechts zeer beperkt toegankelijk of pas na verloop van tijd ook door derden in te zien. Er is informatie die na verloop van tijd verplicht vernietigd moet worden (bijvoorbeeld vanwege privacyredenen) terwijl andere informatie voor de eeuwigheid beschikbaar dient te blijven. Sommige informatie vereist een hoog beveiligingsniveau, terwijl andere informatie van meet af aan als ‘open data’ wordt gedeeld en door iedereen die dat wil, kan worden gebruikt en verrijkt. Het zijn allemaal voorbeelden van handelingen die een ding met elkaar gemeen hebben: waardering en betekenisgeving.

Dit waarderen en betekenis geven is een continu proces. Het is erop gericht een informatiehuishouding tot stand te brengen waarin de verschillende belangen die aan informatie kleven ten opzichte van elkaar worden afgewogen. Wanneer dit waarderen in samenhang gebeurt, ontstaat er een doorzichtige informatiehuishouding. De vorming van een betekenisvol maatschappelijk en cultureel geheugen van een samenleving kan slechts gestalte krijgen wanneer in het veelvormige en complexe waarderingsproces ‘van stond af aan’ ook met dat perspectief rekening wordt gehouden. Dat culturele geheugen moet het mogelijk maken voor ‘organisaties en maatschappelijke groeperingen (…) hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren’.³

Kiezen voor compleetheid

De archief­- en informatiewereld is onderdeel van een doorgaande beweging. Kiezen voor óf erfgoed óf administratie leidt onherroepelijk tot verschraling, tot verminking van het beeld van de volwaardige bloem. De vluchtigheid en fluïditeit van digitale informatie vereisen actie op het moment dat informatie wordt gevormd. Dat geldt voor alle informatiebelangen.

Dat is het moment waarop de echte keuzes gemaakt moeten worden. Keuzes die vervolgens (zoveel mogelijk geautomatiseerd) administratief worden verwerkt via toekenning van metadata om informatie duurzaam toegankelijk te houden dan wel na verloop van tijd te vernietigen, te beveiligen, openbaar te maken enzovoort. Je zou kunnen zeggen dat informatie die duurzaam toegankelijk wordt gehouden, daarmee vanzelf in een geïnstitutionaliseerd en geregisseerd erfgoeddomein terechtkomt. Of die informatie ook daadwerkelijk als erfgoed ervaren wordt, is helemaal niet zeker. Waar het om gaat, is dat de motieven en afwegingen die zijn gemaakt bij het bepalen waarom bepaalde informatie wel en andere niet duurzaam toegankelijk is, worden verantwoord.

In dat speelveld opereert de moderne archivaris. Of hij daadwerkelijk de informatieregisseur zal zijn in dit hele proces, zoals Geert­Jan van Bussel beweert, valt nog te bezien. Het duurzaam beheren en op een betekenisvolle wijze beschikbaar stellen van procesgebonden informatie die als zodanig is gewaardeerd, vormt de kern van de opgave van de archiefsector. Niet vanuit een tweedeling waarbij gekozen moet worden tussen erfgoed en informatie, maar vanuit de wetenschap dat deze aspecten onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn in een proces van continue waardering en betekenisgeving.

Noten

1. ‘Erfgoed of Informatie, een kwestie van kiezen’, in: Archievenblad 117 nr. 4 (2013), 21-22.
2. Openingsseminar Center for Public Auditing & Accounting, Nyenrode Business University, 22 juni 2010, zie: tinyurl.com/d28qnuq (geraadpleegd 11 mei 2013).
3. Tweede Kamer der Staten-Generaal, vergaderjaar 2010- 2011, 29 362, nr. 186, brief staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, dd 22 december 2010.

Charles Jeurgens is docent archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam en hoogleraar archivistiek aan de Universiteit Leiden.

Deze bijdrage komt uit IP nr. 5 / 2013. Het gehele nummer kun je hier lezen