De collectiebeschrijvingen van archieven en collecties van de Universitaire Bibliotheken Leiden (UBL) zijn toegankelijk gemaakt via het nieuwe portaal Collection Guides. De vindbaarheid, de zichtbaarheid en het gebruiksgemak van de collectiebeschrijvingen zijn hierdoor sterk verbeterd, aldus de UBL.
In Collection Guides kunnen gebruikers uitgebreid zoeken en browsen in alle collectiebeschrijvingen, die gegevens bevatten over de herkomst, de verwerving, de inhoud en de raadpleegbaarheid van collecties en archieven. Een deel bevat daarnaast een volledige inventaris. Van elke collectie is ook een kortere beschrijving opgenomen in de online catalogus. De zoek- en browsemogelijkheden in Collection Guides zijn alleen een stuk uitgebreider.
Zoeken en browsen
Gebruikers kunnen zoeken en browsen door collecties, onderwerpen, personen en organisaties. Door bijvoorbeeld te zoeken op de term KITLV krijgen ze alle collectiebeschrijvingen die tot de collectie van het Koninklijk Instituut voor Taal-, Land- en Volkenkunde behoren. Gebruikers die de oude presentatie in Digital Collections zijn gewend, kunnen de collectiebeschrijving ook nog als pdf downloaden. Elke collectiebeschrijving is bovendien voorzien van een aanvraagknop, waarmee stukken uit een archief of collectie ter inzage kunnen worden aangevraagd in de Leeszaal.
Een twintigtal collecties en archieven is volledig gedigitaliseerd en online te raadplegen. De afbeeldingen uit Digital Collections worden getoond binnen de context van de inventaris. Door op de thumbnails te klikken worden gebruikers automatisch doorgestuurd naar de detailpresentatie in Digital Collections. Inmiddels bevat Collection Guides meer dan 650 collectiebeschrijvingen; het portaal zal voortdurend worden aangevuld.
ArchivesSpace
Collection Guides maakt gebruik van ArchivesSpace, een systeem dat door bibliotheken werd ontwikkeld voor het beschikbaar stellen van archieven en collecties. In Nederland zijn nog weinig gebruikers van ArchivesSpace, maar in het Verenigd Koninkrijk, Australië, Nieuw-Zeeland en de Verenigde Staten wordt de software al veel gebruikt. De flexibiliteit van ArchivesSpace geeft de UBL de mogelijkheid om de vindbaarheid en de gebruiksmogelijkheden op de wensen van de gebruiker en de organisatie toe te spitsen. Voor de implementatie van ArchivesSpace werkte de UBL samen met de Universiteitsbibliotheek van Amsterdam.