Met haar nieuwe informatiestrategie kiest de Koninklijke Bibliotheek voor een andere richting. De meer traditionele, centrale IT-benadering maakt daarbij geleidelijk plaats voor een ‘gedistribueerde filosofie’.*
Door: Marc van den Berg
De KB | Nationale Bibliotheek van Nederland heeft een nieuwe informatiestrategie (i-strategie) opgesteld. Deze i-strategie (zie kader) moet haar helpen om de eigen informatiehuishouding beter toe te rusten voor de komende beleidsperiode van vier jaar. Hierbij kwamen verschillende uitdagingen kijken. Zo wil de KB de ontwikkeltijd van nieuwe producten of diensten bekorten: de time to market moet omlaag. Ook willen we sneller kunnen inspelen op ontwikkelingen om ons heen, zoals semantische technologieën, Artificial Intelligence, Internet of Things, blockchain en spraaksturing. Kortom: onze wendbaarheid moet groter worden.
In een steeds meer vernetwerkte informatiewereld wil de KB bovendien een krachtig publiek knooppunt zijn, in nauwe samenwerking met netwerkpartners als het Netwerk Digitaal Erfgoed, het netwerk van Openbare Bibliotheken, het samenwerkingsverband UKB en het onderzoeksnetwerk CLARIAH. De focus ligt daarbij in toenemende mate op decentrale oplossingen, die flexibel, robuust en schaalbaar zijn. De nieuwe informatiestrategie van de KB neemt dat als uitgangspunt voor de inrichting van haar informatievoorziening en de daarvoor benodigde interne organisatie.
Het juiste moment
Voor de KB vallen met deze nieuwe informatiestrategie een aantal zaken op hun plaats. Zo kan een informatievoorziening die is ingericht als een gedecentraliseerd netwerk met nodes en verbindingen (zie kader), goed worden doorontwikkeld met behulp van agile ontwikkelmethoden en geautomatiseerde implementatietechnieken (DevOps). Verder kunnen bij een goede keuze van de scope van de nodes, die ‘kleiner’ dienen te zijn dan de geïntegreerde systemen waarmee we nu vaak nog werken, sneller functionele uitbreidingen aan de informatievoorziening worden toegevoegd, gewijzigd of weggehaald. Ook kunnen veranderingen in de buitenwereld door middel van gateways worden afgevangen en kan de digitale veiligheid door diezelfde gateways geborgd blijven. Tot slot kan de bedrijfszekerheid worden vergroot door niet alleen alternatieve routes door het netwerk te bieden, maar ook redundantie van functies (minder single points of failure).
Invloed op de organisatie
De huidige service-georiënteerde informatievoorziening van de KB wijkt nogal af van het hier geschetste toekomstbeeld. Een informatiestrategie zoals hier beschreven kan dan ook niet in één keer worden ingevoerd. Geen big bang dus, maar een stapsgewijze overgang, waarbij de organisatie de tijd neemt om de juiste organisatorische omgeving en mindset te ontwikkelen. Tevens zullen de nodige legacy systemen – erfenissen uit het verleden, vooral systemen met veel geïntegreerde functionaliteit, maar met weinig flexibiliteit en hoge aanpassingskosten – moeten verdwijnen. Ook dienen diverse voorzieningen te worden herontworpen op basis van de uitgangspunten decentralisatie en ontkoppeling.
De nieuwe informatiestrategie moet er dus toe leiden dat de informatievoorziening van de KB evolueert naar een gedistribueerde netwerkstructuur. Daarbij past geen sterk gecentraliseerde sturing. De informatiestrategie gaat daarom ook invloed hebben op de besturing van de KB-organisatie: die krijgt een meer gedistribueerd karakter en wordt minder hiërarchisch.
De als netwerk ingerichte informatievoorziening van de KB zal een grotere dynamiek kennen en verandert ‘van onderop’, op een organische manier. Maar niet zonder afspraken, niet zonder monitoring, niet zonder verantwoording af te leggen. Kortom: niet zonder regie. Beleidsdoelen, klantfocus, IT-architectuur en security & privacy by design blijven onverminderd richtinggevende uitgangspunten. De ontwikkeling naar geregisseerde organische groei is misschien wel de grootste uitdaging waar de KB met betrekking tot haar informatievoorziening voor staat.
Hoe verder
Nu we de richting voor de ontwikkeling van onze informatievoorziening hebben bepaald, gaan we in de KB het gesprek voeren over hoe we het pad in die richting gaan bewandelen. We zullen nieuwe organisatievormen moeten verkennen en de brug tussen theorie en praktijk moeten slaan. Een pragmatische stap kan zijn om de eerste nodes te laten ontstaan op plekken in de organisatie waar mensen en middelen al enigszins rond een thema zijn georganiseerd. Daar kunnen we van leren en best practices verzamelen. En vervolgens kan de informatievoorziening van daaruit geregisseerd organisch groeien in de richting van een netwerktopologie. Vanuit deze nieuwe visie kunnen we dan ook de bijdragen van de KB aan het Netwerk Digitaal Erfgoed en het onderzoeksnetwerk CLARIAH vormgeven.
De hier geschetste i-strategie vormt een spannende uitdaging. Wij zullen gaandeweg ervaring opdoen, plannen moeten bijstellen, vorderingen maken en soms vallen en weer opstaan. Het is een uitdaging waaraan de KB de komende jaren met veel enthousiasme zal werken.
* Dit artikel is gebaseerd op Visie op de informatiestrategie van de Koninklijke Bibliotheek voor de periode 2019-2022, CONCEPT – Versie 1.0, 1 juli 2018. Auteurs: Dennis Eijsten, Frank Bergsma, Enno Meijers, Johan Hoenink, Johan Stapel, Ted van der Togt, allen van de afdeling Informatiebeleid van de KB, en Jeroen Seeverens van Xentropics; adviseur: Herbert Van de Sompel.
Voorbeelden
- een ‘opslagnode’ kan worden ingezet voor collectiedata (digitaal magazijn), maar ook
voor gegevens uit de kantoorautomatiseringsomgeving en uit de bedrijfsvoering;
- een ‘klantrelatienode’ kan worden geraadpleegd door een authenticatiegateway, maar ook door een marketingnode en een business intelligence-node;
- een ‘metadatanode’ kan als basis dienen voor een catalogus, maar ook element zijn in digitaliseringsprocessen en dienen als basis voor een linked data-publicatienode.
Marc van den Berg is sectorhoofd Innovatie & ICT bij de Koninklijke Bibliotheek
Deze bijdrage komt uit IP nr. 7 / 2018. Het gehele nummer kun je hier lezen.