Informatieprofessionals bij de rijksoverheid maken de laatste jaren ingrijpende veranderingsprocessen door. We spreken daarover met Nicole Dijkstra, senior media-analist bij de Directie Communicatie van het ministerie van OCW. Zij heeft als voormalig informatiespecialist bij de bibliotheek nu de taak om voor OCW relevante informatie uit de sociale media op te sporen en te analyseren. Wat speelt er in het land waar het ministerie bij betrokken is of kan worden? Nicole Dijkstra (OCW): ‘De buitenwereld binnenhalen met sociale media’
Door: Jos van Dijk
‘Ik heb een functie als “voelspriet”,’ vertelt Dijkstra. ‘Op de eerste plaats voor mijn eigen directie, en verder ook voor de beleidsambtenaren van andere afdelingen. Als er ergens iets gebeurt of een rapport verschijnt dat voor ons van belang is, ga ik na hoe erop gereageerd wordt in het onderwijsveld en in de politiek. Ik selecteer en analyseer informatie voor bijvoorbeeld onze communicatieadviseurs.’ Voor een aantal directies heeft ze inmiddels ook een ‘dashboard’ geïnstalleerd waar de informatie uit sociale media aan de hand van profielen te volgen is.
Het doel is om het ministerie gevoeliger te maken voor wat er in de omgeving leeft. Een massale opstand van studenten enkele jaren geleden was een van de aanleidingen om meer werk te maken van onderzoek in sociale media.
Daarnaast communiceert OCW ook steeds meer via sociale media. Zo is er een Facebookpagina gemaakt onder de titel ‘Ouders en School Samen’. Dijkstra werkt mee aan de plaatsing van korte berichten die van belang kunnen zijn voor de relatie tussen ouders en school. Over voortijdig schoolverlaten of over pesten op school. ‘We proberen met een prikkelende stelling of een poll reacties uit te lokken en dat lukt al heel aardig.’
‘Erg leuk werk’, vindt Dijkstra. ‘En wat mij betreft ook helemaal in lijn met mijn idee van wat een informatieprofessional zou moeten doen. Ik heb het idee dat mijn deskundigheid nu op een andere manier wordt benut.’
Bibliotheektaken afgestoten
Nicole Dijkstra is een van de informatiespecialisten die binnen de Directie Communicatie een andere functie hebben gekregen nadat besloten is om alle bibliotheektaken af te stoten. Dat proces begon al een aantal jaren geleden onder druk van de taakstelling van het laatste kabinet Balkenende. Van de 21 informatiespecialisten konden er 12 na omscholing verder als informatieanalist of als producent van nieuwsoverzichten. Alle anderen hebben binnen of buiten de rijksoverheid een nieuwe baan kunnen vinden. De Knipselkrant van OCW is nu geheel geautomatiseerd waardoor hij veel efficiënter gemaakt kan worden. Daar is nu elke dag maar één informatiespecialist mee bezig. Per 1 januari 2013 moet het hele proces afgerond zijn.
Voor de aanschaf van boeken kunnen de ambtenaren inmiddels terecht op de portal van een boekhandelaar. Dat valt nu onder de eigen verantwoordelijkheid en het budget van de directies. Alle medewerkers kunnen ook een account bij Picarta krijgen en zo zelf direct tijdschriftartikelen aanvragen of boeken lenen. Aan de beschikbaarstelling van fysiek materiaal komt nu bij OCW geen informatieprofessional meer te pas.
Andere traditionele taken zijn inmiddels gecentraliseerd voor de hele rijksoverheid. Rijksoverheid.nl (het internet) en het daarmee verbonden Rijksportaal (het intranet) zijn in beheer bij het ministerie van Algemene Zaken. De ministeries leveren de content via redacteuren zoals die ook bij de Directie Communicatie van OCW werken. Ook voor de attendering biedt Algemene Zaken een rijksbrede oplossing in de vorm van Alert. Dat systeem is ontwikkeld naar het voorbeeld van het oude OCW-attenderingssysteem.
Jos van Dijk is redacteur van InformatieProfessional.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 11 / 2012. Het gehele nummer kun je hier lezen