Het online Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) is sinds 2017 actief. ‘Archiefprofessionals en informatieprofessionals moeten elkaar zo vroeg mogelijk in de informatieketen treffen’, zegt netwerkcoördinator Arjen van der Kuijl.
Door de redactie
Wat is jullie doel?
‘Kortweg kennis delen en het stimuleren en faciliteren van samen kennis ontwikkelen. Al in de Archiefvisie 2011 van het kabinet kreeg het Nationaal Archief (NA) de opdracht zich te ontwikkelen tot kenniscentrum voor de archiefsector. Immers, de uitdagingen door de digitalisering waren en zijn groot. Bij de naderende afloop van het archiefinnovatieprogramma Archief 2020, dat liep van 2012 tot 2016, koos het NA bij het vervolg van deze opdracht heel bewust voor het opzetten van een on- én offline kennisnetwerk van de archiefsector.
‘Kijk, het NA heeft lang niet alle kennis in eigen huis. In een net werk kunnen we de kennis en ervaring in de gehele informatie- en archiefsector delen en benutten. Daarbij is het NA zelf als belangrijke speler actief op dat netwerk en zorgt voor het technisch en inhoudelijk faciliteren daarvan. Maar de kracht van het netwerk is de gezamenlijke inzet en verantwoordelijkheid van alle deelnemers.’
KIA krijgt overheidsfinanciering?
‘Ja, het ministerie van OCW heeft voor de “kennisfunctie” bij afloop van Archief 2020 een budget beschikbaar gesteld. Daarmee kunnen we KIA in de lucht houden, bijeenkomsten organiseren en inhoudelijke ontwikkelingen ook met middelen ondersteunen. En het team om KIA mogelijk te maken wordt hieruit gefinancierd.’
Wie is jullie doelgroep?
‘Vanaf het eerste moment heeft KIA zich gericht op twee doelgroepen: medewerkers werkzaam bij archiefinstellingen en informatie- en archiefprofessionals bij overheden op alle niveaus. En natuurlijk willen we ook graag de verbinding maken met andere erfgoedsectoren.’
Hoeveel leden telt het netwerk?
‘We zitten nu ruim boven de 4.400. Nieuwe leden kunnen zich eenvoudig aanmelden door op Pleio een account aan te maken. Overigens is een groot deel van de informatie voor iedereen zichtbaar.’
Welke ontwikkeling heeft het kennisnetwerk doorgemaakt?
‘KIA is sinds de start in 2017 flink gegroeid. Niet alleen qua aantal leden, ook wat betreft de diversiteit van de deelnemers en de organisaties waar zij van afkomstig zijn. Eerst hebben we ons gericht op de archiefsector, kort daarna hebben we er ook veel aan gedaan om informatieprofessionals bij overheden bij KIA te betrekken. We deden dat bijvoorbeeld dooreen groot aantal regionale kennissessies te organiseren rond actuele thema’s.
‘Rond allerhande kennisthema’s hebben we ook “kennisplatforms” ingericht, die qua thematiek de gehele informatieketen beslaan. Dus ook de meer klassieke kennisgebieden zoals conservering en educatie, komen aan bod. Aanjagers – oftewel actieve collega’s afkomstig van allerlei organisaties – zorgen ervoor dat er op die platforms volop kennis wordt gedeeld en dat er vragen kunnen worden gesteld.
‘Ook worden er evenementen aangekondigd, opleidingen en seminars georganiseerd en kennissessies belegd. Die “subcommunities” rond deze kennisplatforms hebben gemiddeld rond de tweehonderd à driehonderd leden.’
Jullie willen een brug slaan tussen de informatie- en archiefsector?
‘Het is inmiddels een open deur dat archiefprofessionals en informatieprofessionals elkaar zo vroeg mogelijk in de informatieketen moeten treffen, om zo tijdig mogelijk afspraken te maken over de toegankelijke en duurzame opslag van informatie. Daar ligt een speerpunt van de inhoudelijke koers van KIA. Door relevante informatie te delen, of bijvoorbeeld door cursussen op te zetten willen we juist dat gesprek faciliteren, wil KIA die brug slaan. Zo zijn we de laatste tijd bijvoorbeeld ook actief bezig het principe van archivering by design – dat houdt in dat je al in de ontwerpfase van informatiesystemen de archieffunctie meeneemt – bekend te maken.’
Jij hebt KIA opgezet. Maar inmiddels zijn jullie met z’n drieën?
‘Ik startte in 2015 als kwartiermaker, verder bouwend op wat er al in Archief 2020 was gerealiseerd. En bovendien kreeg ik direct hulp van een collega die specifiek een taak als kennismakelaar kreeg. Violet Meerdink doet dat nu. Zij zorgt onder andere voor de Kennis- en Innovatieagenda die we elke twee jaar opstellen, zeg maar ons inhoudelijke prioriteitenlijstje. Verder werkt zij op dit moment aan de opzet van een kennisindex om de informatie op KIA nog beter vindbaar te maken.
‘Nog weer later is het team compleet gemaakt met een communitymanager, Harm Pieters. Hij zorgt voor de doorontwikkeling van de deelsite en staat bijvoorbeeld de aanjagers van de kennisplatforms met raad en daad bij.’
Hoe werkt KIA precies?
‘In het kort komt het erop neer dat de in een zeer toegankelijke, makkelijk werkende samenwerkingsruimte de deelnemers gelegenheid hebben vragen te stellen, bestanden te delen, evenementen te organiseren, kennis te delen door bijvoorbeeld handreikingen of best practises te plaatsen. Vanuit de kennisplatforms worden er vraagstukken aangepakt en kun je de aanpak daarvan ook als “consument” volgen. Het is echt niet zo dat we van iedereen verwachten voortdurend informatie te plaatsen, ophalen mag ook.
‘Vanuit de Kennis- en Innovatieagenda stimuleren we bovendien de aanpak van de thema’s die prioriteit hebben gekregen. Het zal geen verrassing zijn dat we de komende tijd bijvoorbeeld veel aandacht gaan besteden aan de nieuwe Archiefwet die op komst is.’
Het offline aspect van het kennisnetwerk kwam al een paar keer naar voren. Dit heeft jullie grote aandacht?
‘Ja, ik zou bijna willen zeggen dat on- en offline even belangrijk zijn binnen KIA. We merken dat het belangrijk is elkaar regelmatig ook daadwerkelijk te ontmoeten en elkaar te kennen.’
Aanmelden? Dat kan via www.kia.pleio.nl.
Deze bijdrage komt uit IP #4/2020. Het gehele nummer kun je hier lezen.