Informatie managen is een kunst. Neem bijvoorbeeld een vergadering: daar komen een agenda, notulen, actiepunten, ingekomen stukken en andere documenten aan te pas. In deze aflevering aandacht voor twee tools die je helpen bij het organiseren van deze informatie en nog veel meer.
Bijdehand vergaderen
Door: Alice Doek
Met het al zes jaar oude Evernote is het bijdehand mobiel vergaderen, ontdekte ik. In de voorbereidende fase, gezeten aan de desktopcomputer, sleep je de relevante Office-bestanden, zoals agenda en notulen, naar Evernote en je geeft ze een #trefwoord. E-mailberichten forward je naar je eigen geheime Evernote e-mailadres, met hetzelfde #trefwoord in het onderwerpsveld. Webpagina’s kunnen vanuit de browser met behulp van een plugin de bestemming Evernote krijgen. Naar keuze kopieer je alleen een webadres of meteen de hele pagina.
Evernote is beschikbaar voor Windows, Mac, iOS (iPad/iPhone), Android en via webbrowsers en synchroniseert automatisch tussen deze platforms. Het resultaat: alles wat je bij de hand wil hebben staat als ‘notitie’ in hetzelfde programma, makkelijk vindbaar en onder hetzelfde trefwoord. Bij gebruik van het programma, op bijvoorbeeld de iPad, blijf je altijd in de Evernote-omgeving, dus zonder kans op afdwalen. Tijdens de vergadering zorgt dat voor veel overzicht en weinig zoek- en klikstress. Ter plekke kun je notities toevoegen, bijvoorbeeld actiepunten die uit de vergadering voortvloeien. Ze kunnen nog worden verrijkt met geluidsopnames en foto’s, en verzameld in een notitieboek. Een notitieboek kun je vervolgens delen met andere Evernote-gebruikers. Verwacht geen geavanceerde opties, zoals gezamenlijk annoteren en versiebeheer. Na afloop van de vergadering kun je alle notities die je niet meer nodig vindt, in de prullenbak gooien.
Een helderziende app
Door: Leen Liefsoens
‘Beter in het managen van informatie dan Evernote’, aldus de Washington Post.* Als bedreven Evernote-gebruiker werd ik getriggerd door deze oneliner, die als promotiezin wordt gebruikt voor de online organizer Springpad. Voor deze aflevering van Lifehacking heb ik de Androidapp bekeken, maar Springpad is voor diverse platformen beschikbaar, waarbij automatisch wordt gesynchroniseerd via springpad.com.
Als je de app opent, kun je kiezen uit diverse templates voor notitieboeken waaronder taken, voor later, snelle notities en boeken. Hierdoor heeft ieder notitieboek zijn eigen op de inhoud afgestemde mogelijkheden. Notitieboeken kun je delen en openbaar maken of privé houden. Ook bij de notities zelf wordt er gebruik gemaakt van templates voor het toevoegen van checklisten, documenten, evenementen, contacten, tv-programma’s en andere zaken. Welke soort notities je kunt toevoegen, hangt af van het gekozen template. De template Work Project leent zich bijvoorbeeld uitstekend voor vergaderingen. Deze voorgedefinieerde opties vormen een sterk pluspunt van Springpad.
De app heeft diverse opties om dat wat je wilt bewaren goed te organiseren, zoals het toekennen van tags aan notities en categorieën aan notitieboeken. Ook kun je via ‘All my stuff’ in één oogopslag zien welke notities je nog niet hebt georganiseerd. Commentaren toevoegen aan notities is eveneens mogelijk. Tot slot: Springpad is echt ‘helderziend’. Aan de hand van je eigen notities en de openbare notities van anderen voorspelt de tool waar je naartoe wilt, welke films je wilt zien, welke gerechten je wilt koken, et cetera. Dat maakt van Springpad een aantrekkelijke en veelzijdige persoonlijke assistent.
*Zie: tinyurl.com/pev8jzy. Op Lifehacker.com vind je een uitgebreide Engelstalige vergelijking van Evernote en Springpad: tinyurl.com/mwo9hgo.
Alice Doek is redacteur van InformatieProfessional.
Leen Liefsoens is redacteur van InformatieProfessional.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 1 / 2014. Het gehele nummer kun je hier lezen