De Britse technologiejournalist Danny O’Brien introduceerde de term life hack. ‘Life’ verwijst naar het persoonlijk aandachtsgebied om een probleem op te lossen, zoals persoonlijke productiviteit, organisatie of werkprocessen. Een ‘hack’ kan worden samengevat als een passende vindingrijke oplossing. De Nederlander Martijn Aslander definieert lifehacking als ‘een mix tussen timemanagement, kennismanagement en persoonlijke ontwikkeling, met een vleugje web 2.0 en een vleugje MacGyver’. De redactie wil in deze nieuwe rubriek ‘hacks’ aanbieden voor een ‘life’ als informatieprofessional, waarin meer doen in minder tijd met minder stress vooropstaat. In de eerste aflevering komen twee hacks voor timemanagement aan bod: een takenplanner en een online agenda.
Remember The Milk – helemaal b(l)ij
Door: Alice Doek
Ben je op zoek naar een tool die helpt bij het plannen van je werk, dan is Remember The Milk het overwegen waard. Via de browser en/of via mobiele apps (beschikbaar voor iOs en Android) kun je je takenlijst bekijken, vullen en bewerken. Er zijn erg veel concurrerende producten op deze markt en lang niet allemaal gratis. Bedenk dus goed aan welke eisen jouw tool moet voldoen.
Remember The Milk werkt niet volgens de inmiddels klassieke ‘Getting Things Done’-benadering van David Allen, maar kan daar wel voor worden gebruikt. Nieuwe taken kun je in een inbox zetten om later uit te splitsen, maar ook direct in een submap naar keuze. Het is mogelijk om slimme mappen aan te maken waarin taken op basis van door jou aangegeven criteria worden geplaatst. Prioritering is mogelijk in drie graden en als deadlines kun je een exacte datum invoeren, gewoon ‘vrijdag’ of bijvoorbeeld ‘elke week’. In alle mappen worden eerst de taken met prioriteit getoond en daaronder die met deadlines.
Aan taken kunnen diverse kenmerken zoals geschatte benodigde tijd, contactpersonen, url, tags en locaties worden gekoppeld. Maar wil je het simpel houden dan kan dat ook, zonder last te hebben van de geavanceerde opties.
Mocht dat bij jouw werkwijze passen, dan is het handig om Remember The Milk herinneringen te laten sturen via mail, op een tijdstip vlak of ruim voor je deadline. Erg prettig is het gebruik van de mobiele app op bijvoorbeeld de iPad. Je hoeft hiermee niet online te zijn om taken te kunnen bekijken en toe te voegen. Zodra het apparaat weer netwerkverbinding krijgt, wordt er direct gesynchroniseerd en ben je weer helemaal bij.
Zowel het voltooid verklaren als het uitstellen van een taak zijn eenvoudig en de zoekfunctie werkt goed, ook voor voltooide taken.
Agenda – meer dan een kalender
Door: Leen Liefsoens
De gratis online agenda van Google werkt zoals iedere andere agenda. Het voordeel zit hem in de toegang – al je afspraken op één plek via je browser – en de vele extra functies.
Wanneer je je aanmeldt, krijg je een scherm met de actuele kalender. Een afspraak voer je in via de knop ‘maken’ of door op een leeg gedeelte van een dag te klikken. Herinneringen komen binnen via e-mail, pop-ups of SMS.
Je kan kiezen voor verschillende weergaven: dag, week, maand, zeven dagen of een lijst van je afspraken. Via de instellingen kunnen standaard zaken als vergaderduur, het weergeven van dagen en afspraken en de dag waarop de week start worden opgegeven. Extra standaard informatie zoals de Nederlandse vakantiedagen of weeknummers toevoegen aan je agenda gaat eenvoudig via Andere Agenda’s.
De agenda kun je delen met anderen via hun e-mailadres. Agenda’s kunnen ook worden gepubliceerd via een link of embed code. Maak een overlay van je eigen agenda en de agenda’s die met jou gedeeld zijn, zodat je snel kunt zien wanneer iedereen beschikbaar is.
Door de zoekopties via het pijltje naast het zoekvenster te activeren, kun je je zoekopdracht in je agenda specificeren via de ‘wat’-, ‘wie’-, ‘waar’-, ‘zonder’- en ‘datum’-velden. Via Google Labs kunnen verschillende opties worden ingesteld: afspraken automatisch weigeren als je agenda toch al aangeeft dat je niet kunt, bijlagen toevoegen aan afspraken (zoals een routebeschrijving), snel zien of een ander tijd heeft via het lab ‘vrij of bezet’, en het lab ‘volgende vergadering’ laat in één opslag zien wanneer je volgende afspraak plaatsvindt.
Er zijn synchronisatieopties voor Outlook en mobiele apparaten. En Google Agenda kan overweg met iCalender en CSV-bestanden.
Alice Doek is redacteur van InformatieProfessional.
Leen Liefsoens is redacteur van InformatieProfessional.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 1 / 2013. Het gehele nummer kun je hier lezen