De Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) presenteerde maandag de resultaten van de eerste fase van de pilot ‘Tot op de Bodem!’ die ze met 21 deelnemende (archief)instellingen is begonnen. Er is een werkende Proof of Concept voor het geautomatiseerd toegankelijk maken van archieven. KVAN noemt de toepassing revolutionair’ en ‘radicaal vernieuwend’.
De KVAN spreekt van urgentie, omdat de branche voor grote opgaven staat. De nieuwe Archiefwet die 2027 ingaat, verkort de termijn voor het overbrengen van overheidsarchieven van twintig naar tien jaar. Tegelijkertijd groeit de hoeveelheid informatie die overheden produceren. Archiefdiensten krijgen daarmee minder tijd om meer archief te selecteren, bewerken, overbrengen en toegankelijk te maken. Dat vraagt om nieuwe oplossingen. Niet alleen om meer capaciteit, maar ook om andere manieren van werken.
Proof of Concept
Bij de eindpresentatie was vertegenwoordiging van het Ministerie van OCW aanwezig die de pilot op de voet volgt. Net als Nationaal Archief, waterschappen, provinciale archieven en gemeentearchieven en opleidingen. Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) is al samenwerkingspartner. Daarnaast hebben Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), coöperatie SURF en Agentschap Digitaal Vlaanderen aangegeven bij de pilot betrokken te willen zijn. Aanwezigen bestempelden de resultaten van de pilot volgens de KVAN als ‘overdonderend’.
Een belangrijk moment in het traject was het ontstaan van een werkende Proof of Concept. Grote hoeveelheden dossiers kunnen op hoge snelheid worden gebundeld, gemetadateerd en beschreven. Dat kan in de vorm van een klassieke inventaris, maar ook andere vormen zijn mogelijk. Bijvoorbeeld een beschrijving voor kinderen. Ook toont het Westfries Archief hoe zij de technologie al in de praktijk toepassen met het toegankelijk maken van ongestructureerde omgevingsvergunningen.
Hulpmiddel voor de archiefprofessional
De toepassing is nog niet op kwaliteit gevalideerd, maar de potentie is veelbelovend voor verdere ontwikkeling, meldt de vereniging. De KVAN noemt de toepassing ‘revolutionair’ en ‘radicaal vernieuwend’. Op dit moment is het prototype vooral een hulpmiddel voor de archiefprofessional om sneller, eenvoudiger en consistenter te werken.