Door Rosemarie van der Veen-Oei, James Louis Smith, Monique Alberts
De KB werkt met een onderzoeksportfolio om onder andere inzicht te krijgen in hoe onderzoeksinitiatieven bijdragen aan de doelen van de nationale bibliotheek. Tegelijk brengt het een aantal uitdagingen met zich mee.
Sinds 2021 werkt de afdeling Onderzoek van de KB met een onderzoeksportfolio. Hierin zijn nationale en internationale samenwerkingsprojecten in beeld gebracht om deze vervolgens in verschillende fases van ontwikkeling onder te verdelen. Deze onderverdeling is gebaseerd op het Technology Readiness Levels (TRL)-model dat ooit door de NASA is bedacht om te duiden in welke fase een innovatieproject zich bevindt. Voor de KB-projecten is dit model vertaald naar drie fases die relevant zijn voor het portfolio: Exploratie, Proof-of-Concept en Pilot. Na de laatste (pilot)fase kunnen de projectresultaten van het onderzoek hun weg vinden naar de praktijk binnen de KB.
Strategische doelen
Een onderzoeksportfolio geeft de mogelijkheid om voldoende inzicht te hebben in hoe de verschillende onderzoeksinitiatieven bijdragen aan de lopende en toekomstige activiteiten inclusief de uitdagingen van de organisatie. Het portfolio kan richtinggevend zijn voor het realiseren van de strategische organisatiedoelen en de samenwerking van de KB met netwerkpartners in de bibliotheek- en erfgoedsector. Ook helpt deze wijze van administreren ons om na te gaan of alle strategische KB-doelen wel voldoende in het portfolio aan bod komen, zodat wij eventueel kunnen bijsturen op prioritering.
Uitdagingen
De realiteit blijkt echter weerbarstiger dan we dachten, want het hebben van een onderzoeksportfolio kan verschillende uitdagingen met zich meebrengen:
- Tijdsbeheer – het bijhouden van een onderzoeksportfolio vereist consistent tijd en moeite. Het kan moeilijk zijn om dit te combineren met andere verplichtingen. Continu beheer is noodzakelijk om het portfolio actueel te houden.
- Kwaliteitscontrole – het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle geregistreerde onderzoeksprojecten ook bijdragen aan de praktijk van de organisatie. Dit vraagt continue herziening en aanpassing.
- Organisatie – een goed georganiseerd portfolio is essentieel. Het kan een uitdaging zijn om alle documenten, gegevens en notities op een gestructureerde en toegankelijke manier te bewaren. Het vereist ook een verandering in de organisatiecultuur omdat het administreren van gegevens vaak een sluitpost is in een organisatie.
- Actualiteit – onderzoek evolueert voortdurend. Het is belangrijk om het portfolio up-to-date te houden met de nieuwste bevindingen en ontwikkelingen buiten de organisatie. Als lerende organisatie wil de KB de ‘growth mindset’ bevorderen. Met onze Onderzoeksagenda kunnen we, vanuit wat we hebben geleerd uit de onderzoeksprojecten, input leveren aan het volgende beleidsplan.
- Feedback en revisie – het ontvangen van feedback en het doorvoeren van revisies kunnen tijdrovend en soms ontmoedigend zijn, maar het is cruciaal voor de concretisering van toekomstige onderzoeksinitiatieven. Het is belangrijk om de projectdata goed te administreren en aan te passen bij wijzigingen.
Handig overzicht
We realiseren ons dat het een lerend proces is. Meer aansluiting bij het portfoliomanagement rond verandering en vernieuwing binnen de organisatie is wenselijk. In de komende periode gaan wij hier ook meer aandacht aan geven. Het vereist daarnaast een verandering in de organisatiecultuur omdat de meeste KB-medewerkers inhoudelijk specialisten zijn die niet altijd gemotiveerd zijn om administratieve gegevens bij te houden. Voor nu wordt het onderzoeksportfolio als een handig overzicht gebruikt om inzicht te krijgen in de lopende projecten en hoe deze zich verhouden met de strategische organisatiedoelen en de onderzoeksthema’s relevant voor openbare bibliotheken.
Rosemarie van der Veen-Oei, James Louis Smith en Monique Alberts, respectievelijk hoofd afdeling Onderzoek, onderzoekscoördinator en adviseur Subsidies en Samenwerking bij KB, nationale bibliotheek.
Deze bijdrage komt uit de papieren IP #2-2025. Het hele nummer kun je hieronder lezen of downloaden.