Een documentmanagementsysteem (DMS) zou een organisatie tijd- en dus geldwinst opleveren. Antoine Gribnau nam de proef op de som.
Door: Antoine Gribnau
Iedere leverancier van een documentmanagementsysteem (DMS) en consultant in ons vakgebied wijst op de voordelen die de implementatie van een DMS voor een organisatie kan bieden. Een van de belangrijkste argumenten daarbij is de verbeterde vindbaarheid van de documenten en de tijdwinst die dat oplevert. Ook in de vakliteratuur geven verschillende auteurs aan dat een goede implementatie van een DMS veel tijd- en dus geldwinst oplevert voor een gemiddelde organisatie.
Maar wat is een gemiddelde organisatie? Iedereen zal willen weten of de invoering van een DMS voor de eigen organisatie inderdaad de beloofde winst oplevert. De gemeente Den Haag beschikt over een DMS, Plato genaamd, maar dat systeem is nog niet op alle afdelingen ingevoerd. Ook niet op de afdeling Informatiemanagement. Alle documenten staan daar nog in een, tamelijk ongeorganiseerde, mappenstructuur op een gemeenschappelijke schijf. De vraag die ik in het kader van mijn afstudeeronderzoek voor de opleiding IDM Den Haag heb onderzocht was: welke tijdwinst levert de implementatie van een DMS op voor deze afdeling?
Voordelen
Allereerst heb ik de literatuur geraadpleegd. Daarin kwam ik al veel voordelen van het gebruik van een DMS tegen die een besparing op zouden kunnen leveren, zoals:1
- snelle toegang tot de juiste informatie voorkomt vertragingen en fouten in het werk;
- besparing op arbeid en opslagkosten ten opzichte van een handmatig systeem;
- besparing met betrekking tot het opzoeken, printen, verzenden en kopiëren van documenten; > betere samenwerking door een documentbeheersysteem;
- een DMS maakt het delen van informatie en kennis tussen alle betrokken partijen mogelijk. Hierdoor kan beter samengewerkt worden en kunnen projecten sneller uitgevoerd worden;
- wijzigingen van documenten zijn snel beschikbaar voor alle betrokkenen;
- documentwijzigingen worden gecontroleerd doorgevoerd.
Scenariotest
Alles bij elkaar zou een besparing van 10-30 procent mogelijk moeten zijn.2 Maar geldt dat ook voor de afdeling Informatiemanagement?
Om dat na te gaan heb ik een ‘scenariotest’ uitgevoerd, waarbij ik twee processen van de afdeling Informatiemanagement heb ingericht in het DMS. Vervolgens heb ik concreet gemeten welk verschil ik kon waarnemen in de tijd die mensen nodig hebben om een document te vinden c.q. op te slaan in de oude situatie en in het DMS. Vijf testpersonen kregen na een korte instructie drie opdrachten voor het vinden en beheren van documenten op de traditionele G-schijf en in het DMS.
Stopwatch
Met een stopwatch heb ik gemeten hoe lang de testpersonen deden over het uitvoeren van de opdrachten:
- Scenario 1. Het zoeken naar het PID (Project Initiatie Document) kost in het DMS gemiddeld 27 procent minder tijd dan op de G-schijf.
- Scenario 2. Het opslaan en beheren van een document op de juiste locatie kost gemiddeld in het DMS 61 procent minder tijd dan op de G-schijf.
- Scenario 3. Het zoeken van drie voortgangsrapportages kost in het DMS gemiddeld 73 procent minder tijd dan op de G-schijf.
Conclusie
In totaal kost het uitvoeren van de drie scenario’s in DMS gemiddeld 59 procent minder tijd dan op de G-schijf. Daarmee luidt de conclusie dat zowel volgens de theorie als in de praktijk er op de afdeling Informatie veel valt te besparen door gebruik te maken van een DMS.
Noten
- Zie: Damen, J. (2006). Documentbeheer in de praktijk. Management Kennisbank. www.managementkennisbank.nl/NL/ict-telecommunicatie-advies/document-management/documentmanagementsoftwaredocument-beheer.
- Doorn, van, C. (2005). Geld besparen met efficiënt documentbeheer. Antoine Gribnau is integratiecoördinator DMS bij Haags Gemeente Archief / Gemeente Den Haag
Antoine Gribnau is integratiecoördinator DMS bij Haags Gemeente Archief / Gemeente Den Haag.
Deze bijdrage komt uit IP nr. 6 / 2012. Het gehele nummer kun je hier lezen